Uitspraak
College van Beroep voor het bedrijfsleven
(zesde enkelvoudige kamer)
No. AWB 99/603 20 september 2001
27000
Uitspraak in de zaak van:
A, te B, appellante,
gemachtigde: mr T.C. Topp, werkzaam bij de GIBO Groep, te Zwolle,
tegen
de Minister van Economische Zaken, te 's-Gravenhage, verweerder,
gemachtigde: mr G. Baarsma, werkzaam bij verweerders agentschap Senter.
1. De procedure
Op 16 juli 1999 heeft het College van appellante een beroepschrift ontvangen, waarbij beroep wordt ingesteld tegen een besluit van verweerder van 2 juli 1999.
Bij dit besluit heeft verweerder beslist op het bezwaar dat appellante heeft gemaakt tegen het niet in behandeling nemen van een aanvraag als bedoeld in de Wet vermindering afdracht loonbelasting en premie voor de volksverzekeringen.
Op 7 oktober 1999 heeft verweerder een verweerschrift ingediend.
Op 4 december 2000 heeft appellante schriftelijk gereageerd op het verweerschrift.
Op 14 december 2000 heeft het onderzoek ter zitting plaats gevonden, waarbij partijen hun standpunten nader hebben toegelicht.
2. De grondslag van het geschil
2.1 Bij de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) is onder meer het volgende bepaald:
" Artikel 4:2
1. De aanvraag wordt ondertekend en bevat ten minste:
a. de naam en het adres van de aanvrager;
b. de dagtekening;
c. een aanduiding van de beschikking die wordt gevraagd.
(…)
Artikel 4:5
1. Indien de aanvrager niet heeft voldaan aan enig wettelijk voorschrift voor het in behandeling nemen van de aanvraag of indien de verstrekte gegevens en bescheiden onvoldoende zijn voor de beoordeling van de aanvraag of voor de voorbereiding van de beschikking, kan het bestuursorgaan besluiten de aanvraag niet te behandelen, mits de aanvrager de gelegenheid heeft gehad binnen een door het bestuursorgaan gestelde termijn de aanvraag aan te vullen."
Bij de Wet vermindering afdracht loonbelasting en premie voor de volksverzekeringen (hierna: de WVA) is onder meer het volgende bepaald:
" Artikel 24
1. Aan een S&O-inhoudingsplichtige die voornemens is in een kalenderjaar speur- en ontwikkelingswerk te verrichten geeft Onze Minister van Economische Zaken op verzoek een S&O-verklaring af.
(…)
4. Bij ministeriële regeling van Onze Minister van Economische Zaken worden regels gesteld omtrent de inhoud van het verzoek en de wijze waarop het moet worden ingediend.
Artikel 51
De Afbakeningsregeling speur- en ontwikkelingswerk en de Uitvoerings-regeling administratieve voorschriften Wet bevordering speur- en ontwikkelingswerk berusten op artikel 1, derde lid onderdeel c, onderscheidenlijk de artikelen 24, vierde lid, en 25."
Bij de Uitvoeringsregeling administratieve voorschriften Wet bevordering speur- en ontwikkelingswerk (hierna: de uitvoeringsregeling) is onder meer het volgende bepaald:
" Artikel 1
2. Een aanvraag wordt ingediend met gebruikmaking van een formulier, waarvan het model is neergelegd in de bij deze regeling behorende bijlage."
2.2 Op grond van de stukken en het onderzoek ter zitting zijn in deze zaak de volgende feiten en omstandigheden komen vast te staan.
- Bij brief, door Senter op 10 december 1998 ontvangen, heeft appellante laten weten een beroep te doen op de WVA.
- Bij brief van 30 december 1998 heeft verweerder appellante, onder meer als volgt bericht:
" Uw verzoek is niet op het voorgeschreven aanvraagformulier ingediend dan wel het aanvraagformulier is slechts summier door u ingevuld. Ik verzoek u dan ook het bijgesloten aanvraagformulier alsnog in zijn geheel en volledig in te vullen.
(…)
Gelet op artikel 4:5 van de Awb, stel ik u tot en met 27 januari 1999 in de gelegenheid de ontbrekende gegevens alsnog te verstrekken. Ik wijs u er nadrukkelijk op dat het op de uiterlijke dag of vlak hiervoor verstrekken van de gevraagde gegevens, waardoor een eventueel verzuim niet meer binnen de gestelde termijn hersteld kán worden, geheel voor rekening en risico van de aanvrager komt. Het niet of onvoldoende gebruikmaken van dit verzoek zal leiden tot het niet in behandeling nemen van uw aanvraag."
- Hierop heeft appellante bij brief van 27 januari 1999, ondertekend namens C, als volgt geantwoord:
" Als vervolg op onze ingediende proforma aanvraag op 10 december 1998, voor de WBSO met ons kenmerk 238.0127, dien ik hierbij de definitieve aanvraag voor de WBSO in.
De ingediende proforma had betrekking op A en D. Beide aanvragen zijn als bijlage bijgevoegd, inclusief de volmachten."
- Het bij laatstvermelde brief gevoegde aanvraagformulier bevat een door de aanvrager te ondertekenen verklaring van de inhoudingsplichtige. Hieronder heeft C voornoemd zijn naam ingevuld, maar niet zijn handtekening geplaatst.
Aansluitend bevat het aanvraagformulier een rubriek "Ondertekening Fiscale Moeder", waar C zowel zijn naam heeft ingevuld als zijn handtekening geplaatst.
- Bij brief van 3 februari 1999 heeft verweerder appellante medegedeeld op grond van artikel 4:5 van de Algemene wet bestuursrecht de aanvraag niet in behandeling te nemen.
- Op 16 maart 1999 heeft appellante tegen dit besluit bezwaar gemaakt.
- Op 17 juni 1999 is appellante ter zake van haar bezwaar door verweerder gehoord.
- Vervolgens heeft verweerder het bestreden besluit genomen.
3. Het bestreden besluit en het standpunt van verweerder
Het bestreden besluit is onder meer als volgt gemotiveerd:
" Op 10 december 1998 heb ik uw vormvrije verzoek ter verkrijging van een S&O-verklaring ontvangen. Bij brief van 30 december 1998 heb ik u, uiterlijk tot en met 27 januari 1999, in de gelegenheid gesteld om uw aanvraag te completeren. In de betreffende brief heb ik u ook gewezen op de risico's indien u hierbij tot het laatste moment wacht. Desalniettemin heeft u bij het completeren van uw aanvraag tot de laatste dag gewacht. Bij brief van 27 januari 1999, door mij ontvangen op 28 januari 1999, heeft u immers uw aanvraag aangevuld.
Na ontvangst van uw aanvraagformulier op 28 januari 1999 is mij gebleken dat de verklaring op blad 5 van het aanvraagformulier niet door (of namens) de aanvrager is ondertekend. Omdat bij de herstelmogelijkheid tot het allerlaatste moment is gewacht, resteerde er geen tijd om blad 5 van het aanvraagformulier alsnog te (laten) ondertekenen. De aanvraag is wegens het ontbreken van een handtekening door (of namens) de aanvrager niet in behandeling genomen.
De ondertekening van het aanvraagformulier door de aanvrager kent op grond van artikel 4:2 van de Awb jo. artikel 1, tweede lid van de Uitvoeringsregeling een wettelijke basis. (…) Door de ondertekening van blad 5 van het aanvraagformulier wordt ingestaan voor een drietal zaken, namelijk:
1: de juistheid en de volledigheid van de in het aanvraagformulier
verstrekte gegevens:
2: dat de in het aanvraagformulier opgenomen gegevens overeenstemmen
met die op de bijgevoegde diskette;
3: dat met betrekking tot de S&O-werkzaamheden een administratie
wordt bijgehouden conform de Uitvoeringsregeling.
Indien een aanvrager deel uitmaakt van een fiscale eenheid dient op grond van artikel 24 lid 3 van de Wet ook de fiscale moeder (of een hiertoe gemachtigde derde) het aanvraagformulier te ondertekenen. De mede-ondertekening door de fiscale moeder dient in verband met de verdeling van de maximale S&O-vermindering per fiscale eenheid
(…)
Artikel 4:5 van de Algemene wet bestuursrecht biedt middels een "kan-bepaling" de mogelijkheid om een aanvraag toch in behandeling te nemen, ook indien die niet voldoet aan de wettelijke voorschriften voor het in behandeling nemen van de aanvraag. Gelet op de grote aantallen S&O-aanvragen, is het echter mijn vaste beleid om een aanvraag die, ook na één herstelmogelijkheid, niet voldoet aan de wettelijke voorschriften, niet in behandeling te nemen. Slechts indien er sprake is van zeer bijzondere omstandigheden kan ik hiervan afwijken. In uw geval zijn echter geen zodanige omstandigheden gesteld (of gebleken) dat ik van mijn beleid zal afwijken."
Bij verweerschrift is onder meer het volgende aangevoerd:
" de omissie, een handtekening, (…) betreft (…) een essentieel onderdeel van de aanvraag. Het ontbreken daarvan kan om die reden ook niet als een kennelijke verschrijving worden aangemerkt.
(…)
Tot slot heeft appellante gesteld dat het haar onduidelijk is waarom in dit geval gekozen wordt voor een formele opstelling terwijjl in andere gevallen, als inhoudelijk aanvullende informatie over een project wordt gewenst, wel uitstel wordt verleend. Hierover merk ik op dat als inhoudelijk aanvullende informatie noodzakelijk is voor de beoordeling van de aanvraag, deze informatie in eerste instantie door mij wordt opgevraagd middels een zogenoemde 'kan-brief'. In deze brief wordt door mij aangegeven dat overschrijding van de, in de brief gestelde, termijn kan leiden tot het niet in behandeling nemen van de aanvraag. Indien de aanvrager niet binnen voornoemde termijn heeft gereageerd wordt de zogenoemde 'zal-brief' verzonden. In deze brief wordt door mij een nieuwe termijn gesteld en aangegeven dat de overschrijding daavan zal leiden tot het niet in behandeling nemen. Verlenging van deze termijn wordt in beginsel niet verleend. Slechts in bijzondere omstandigheden wordt uitstel verleend als daartoe een tijdig en gemotiveerd verzoek bij mij wordt ingediend."
Ter zitting heeft verweerder desgevraagd het volgende verklaard.
Het ontbreken van de handtekening van de aanvrager op een het aanvraagformulier komt jaarlijks in enkele tientallen gevallen voor. Verweerder hecht vooral aan deze ondertekening omdat hiermee wordt ingestaan voor de juistheid. In het onderhavige geval is het ontbreken van de handtekening het enige gebrek.
4. Het standpunt van appellante
Appellante heeft bij haar beroepschrift onder meer het volgende aangevoerd:
" De vraag is of er in casu sprake is van een fundamentele omissie. Op het aanvraagformulier is door de heer C wel een handtekening geplaatst op de plek waar de fiscale moeder moet tekenen en niet op de plek waar de aanvrager moet tekenen. Het gaat hier om dezelfde persoon, blijkend uit de volmachten, die op één pagina onder elkaar twee keer zijn handtekening moest plaatsen. Ook voor Senter was het duidelijk dat het hier ging om de handtekening van één en dezelfde persoon. (…)
Er is sprake van een kennelijke verschrijving of een kennelijke weglating van de handtekening en Senter had hier moeten overwegen om nog een termijn te stellen daar er voldoende informatie aanwezig is om de aanvraag te beoordelen.
(…)
Doordat de heer C op pagina 5 slechts één keer zijn handtekening heeft gezet en niet twee keer, mankeert er zo weinig aan deze aanvraag dat de minister niet in redelijkheid de onvolledigheid aan appellante kan tegenwerpen.
(…)
De nadelige gevolgen van de afwijzende beschikking zijn onevenredig in verhouding tot de met de afwijzende beschikking te dienen doelen, namelijk de administratieve afhandeling van de ingediende aanvragen voor S&O-afdrachtvermindering. De bijzondere omstandigheden van dit geval nopen, ons inziens, tot afwijking van beleid - het niet in behandeling nemen van een aanvraag, als niet is voldaan aan het verzoek om de aanvraag volledig in te dienen, uiterlijk op een bepaalde datum - dat door Senter wordt gevoerd. Het is onduidelijk waarom voor een dergelijke kleinigheid in verband met de administratieve afhandeling gekozen wordt voor een formele opstelling van de kant van Senter, terwijl in andere gevallen, als men aanvullende informatie wil over een project, zelfs meerder keren uitstel wordt verleend."
Ter zitting heeft appellante, onder verwijzing naar jurisprudentie van het College, betoogd dat het bestreden besluit is genomen in strijd met artikel 3:4 van de Algemene wet bestuursrecht
5. De beoordeling
5.1 Artikel 1, lid 2 van de uitvoeringsregeling verplicht de aanvrager het formulier, in model neergelegd in de bij deze regeling behorende bijlage, te gebruiken. Van deze krachtens de WVA geldende verplichting is appellante niet ontslagen door indiening van een vormvrije aanvraag die beantwoordt aan de eisen waaraan een aanvraag ingevolge artikel 4:2 van de Awb ten minste moet voldoen.
Vast staat dat het aanvraagformulier dat is ingediend nadat appellante overeenkomstig artikel 4:5 van de Awb de gelegenheid was geboden haar aanvraag aan te vullen, niet namens appellante is ondertekend.
Derhalve heeft appellante niet voldaan aan een wettelijk voorschrift voor het in behandeling nemen van de aanvraag als bedoeld in artikel 4:5 Awb.
5.2 Vervolgens is de vraag aan de orde of verweerder, alle betrokken belangen in aanmerking nemend, in evenredigheid met de doelen die met het besluit zijn te dienen, heeft kunnen besluiten de aanvraag buiten behandeling te laten. Het College beantwoordt deze vraag ontkennend en overweegt daartoe als volgt.
Ingevolge artikel 4:5 van de Awb kan worden besloten een aanvraag buiten behandeling te laten indien niet is voldaan aan een enig wettelijk voorschrift of indien de verstrekte gegevens en bescheiden onvoldoende zijn voor de beoordeling van de aanvraag.
Naar verweerder ter zitting heeft verklaard, is het ontbreken van de handtekening namens appellante het enige gebrek. Het College leidt hieruit af dat de verstrekte gegevens inhoudelijk voldoende zijn voor een beoordeling van de aanvraag.
Het ontbreken van de handtekening namens appellante is naar het oordeel van het College het gevolg van een kennelijke vergissing, nu het blijkens de ingevulde naam van C in de bedoeling heeft gelegen dat C het aanvraagformulier namens appellante zou ondertekenen en C aansluitend wel namens de fiscale moeder heeft ondertekend.
Dat, naar verweerder heeft aangevoerd, de handtekening van of namens de aanvrager een essentieel onderdeel van de aanvraag is, staat er niet aan in de weg dat het ontbreken hiervan onder omstandigheden als kennelijke vergissing is aan te merken.
Dat de brief van 27 januari 1999, die is ondertekend namens C voornoemd en waarbij C voor appellante het ingevulde aanvraagformulier en volmachten heeft ingediend, onvoldoende in de zin van artikel 4:5 van Awb zou zijn omdat voor de juistheid van deze bescheiden appellante niet zou instaan, valt niet zonder meer in te zien.
Tenslotte betrekt het College in zijn overwegingen dat verweerder wel een tweede maal gelegenheid tot aanvulling van een aanvraag biedt wanneer aan de aanvraag inhoudelijke gegevens ontbreken, ook indien een aanvrager de eerste gelegenheid onbenut heeft gelaten zonder verlenging van de gestelde termijn te vragen. Deze praktijk valt in het licht van verweerders toelichting niet te verenigen met het buiten behandeling laten van aanvragen als thans in geding.
Onder de gegeven omstandigheden heeft het, alle belangen in aanmerking nemende, op de weg van verweerder gelegenheid om appellante een tweede termijn te gunnen waarbinnen de aanvraag ook ter zake van ondertekening van het formulier zelf in overeenstemming is te brengen met het wettelijk voorschrift van artikel 1, lid 2, van de uitvoeringsregeling. Het besluit om zonder appellante deze gelegenheid te bieden, de aanvraag buiten behandeling te laten, staat niet in een evenredige verhouding tot het met het besluit te dienen doelen.
Het bestreden besluit is derhalve in strijd met artikel 3:4, lid 2, van de Awb.
Derhalve moet het beroep gegrond worden verklaard en het bestreden besluit worden vernietigd.
Het College acht termen aanwezig voor de volgende, in het dictum vermelde, nadere beslissingen.
6. De beslissing
Het College:
- verklaart het beroep gegrond;
- vernietigt het bestreden besluit van 2 juli 1999;
- verklaart het bezwaar van appellante gegrond;
- bepaalt dat deze uitspraak in de plaats treedt van het vernietigde besluit;
- bepaalt dat verweerder appellante de gelegenheid biedt het ontbreken van de handtekening op het aanvraagformulier te
herstellen;
- veroordeelt verweerder in de kosten van deze procedure aan de zijde van appellante, vastgesteld op ƒ 1.420,00 (zegge:
veertienhonderd-en-twintig gulden) en te vergoeden aan appellante door de Staat der Nederlanden;
- bepaalt dat het door appellante betaalde griffiegeld ten bedrage van ƒ 450,00 (zegge: vierhonderd-en-vijftig gulden)) wordt
vergoed door de Staat der Nederlanden;
- wijst af het meer en anders gevorderde.
Aldus gewezen door mr M.J. Kuiper, in tegenwoordigheid van mr A. Bruining, als griffier, en uitgesproken in het openbaar op 20 september 2001.
w.g. M.J. Kuiper de griffier is niet in de
gelegenheid de uitspraak te ondertekenen