“I.1 Opdracht
In het kader van arbitragezaak 4010 hebben wij de opdracht gekregen om op basis van de verstrekte gegevens de jaarrekeningen 2010, 2011 en 2012 van de vof [naam 1] en vof [naam 11] samen te stellen. Hierbij wordt rekening gehouden met de door u geschetste criteria, conform de door ons ontvangen benoemingsbrief met datum 20 juni 2013. In dit kader is het van belang te onderkennen dat wij geen werkzaamheden uitvoeren die bij controle- of beoordelingsopdrachten van jaarrekeningen van toepassing zijn. Derhalve wordt door ons geen zekerheid omtrent de jaarrekeningen verstrekt. Verder merken wij op dat de door ons opgestelde conceptjaarrekeningen de status van deskundigenbericht hebben.
I.2 Stand van zaken
Per datum 28 november 2014 bevindt de opdracht zich in de fase dat wij zijn gekomen tot het inzicht in de boekingen die leiden tot de conceptjaarrekeningen die [naam 1] c.s. in januari 2014 aan ons heeft opgeleverd. Tevens hebben wij de posten in beeld waarover partijen het eens zijn en waarover partijen het oneens zijn en zijn ons de cijfermatige berekeningen en boekingen die aan deze posten ten grondslag liggen bekend geworden.
Wij geven de regie van de opdracht hiermede terug in handen van u als arbiters. Dit doen wij door conceptjaarrekeningen aan u te rapporteren met een uitvoerige toelichting van PM posten. Een post wordt door ons gekenmerkt als PM post door één of meer van de volgende factoren:
a. Op voorhand zijn betreffende posten (voor een deel) als ‘nog nader te bepalen’ beschouwd;
b. Partijen zijn het onderling niet eens over het bestaan dan wel de hoogte van de post;
c. De aan een post ten grondslag liggende boekingen worden vooralsnog onvoldoende onderbouwd met onderliggend bescheiden;
d. De verwerking van kosten is niet conform de op verzoek van arbiters bij benoemingsbrief geldende criteria.
Ten aanzien van betreffende posten hebben wij geen oordeel, het is geen kwestie van goed of fout. Betreffende posten vragen om uw beslissing in deze, zodat partijen zich kunnen neerleggen bij de verwerkingswijze.
Vervolgens kunnen wij met partijen komen tot de definitieve versies van de onderhavige jaarrekeningen.
I.3 Werkwijze en hoor wederhoor
Ten behoeve van de opdracht tot het samenstellen van de jaarrekening is informatie benodigd die voorziet in de beantwoording van de minimumwerkprogramma’s die voldoen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Tevens hebben wij partijen bij aanvang van onze werkzaamheden uitgenodigd ter communicatie van onze aanpak, waarbij partijen in de gelegenheid zijn gesteld opmerkingen te plaatsen en vragen te stellen.
Met partijen zijn aldus op 6 januari 2014 afspraken gemaakt over de aanpak waaronder de wijze van informatiedeling, hetgeen door partijen is bevestigd. Beide partijen hebben vervolgens meegewerkt aan de oplevering van informatie en het bieden van inzicht in de administratie.
Voorafgaande aan de uitgebreide informatie opvraging van 1 mei jongstleden hebben wij geconstateerd dat de opgeleverde dossiers niet volledig voorzien in de informatie die is benodigd voor het samenstellen van de jaarrekeningen. Conform standaard 4410 ‘Opdrachten tot het samenstellen van financiële overzichten’ is daarom overgegaan tot aanvullende werkzaamheden. Bijvoorbeeld het inwinnen van inlichtingen bij de vof ’s om de betrouwbaarheid en volledigheid van de verstrekte informatie vast te stellen en verificatiewerkzaamheden te verrichten ten aanzien van de ontvangen informatie en nadere toelichtingen te vragen. Hierover bent u door updates via de e-mail geïnformeerd.
Naar aanleiding van ons informatieverzoek op 1 mei 2014, is door [naam 1] c.s. op 10 juni 2014 gereageerd. De reactie van [naam 1] c.s. betrof een aanbiedingsbrief van 42 pagina’s met 63 bijlagen. Deze reactie hebben wij zorgvuldig bestudeerd. Tevens hebben wij van [naam 10] c.s. een reactie hierop ontvangen op 17 juli 2014 van 3 pagina’s met 1 bijlage. Dit heeft geleid tot nieuwe conceptjaarrekeningen van vof [naam 1] en vof [naam 11] over de jaren 2010, 2011 en 2012, die wij partijen op 17 september 2014 ter hoor wederhoor hebben voorgelegd.
Vervolgens hebben wij partijen gevraagd op de concepten te reageren voor 8 november 2014. Van [naam 12] Advocaten ontvingen wij met datum 7 november 2014 een aanbiedingsbrief van 6 pagina’s met als bijlage een brief van [naam 1] c.s. met datum 6 november 2014 van 4 pagina’s met 18 bijlagen. Van [naam 13] Advocaten ontvingen wij een brief met datum 7 november 2014 van 1 pagina met als bijlage de reactie van [naam 10] c.s. van 5 pagina’s. De reacties hebben geleid tot aangepaste conceptjaarrekeningen. Tevens zijn betreffende reacties integraal bijgevoegd als bijlage.
(…)
Zoals aangegeven zijn de reacties van partijen integraal toegevoegd. Graag zien wij van u een reactie op de bezwaren van de heer [naam 14] ten aanzien van de uitvoering van de opdracht.
Wij willen hierbij nogmaals nadrukkelijk vermelden dat wij steeds partijen in de gelegenheid stellen ons vragen te stellen en te reageren op hetgeen voorligt. Wij hebben geen belang in welke uitkomst dan ook en wij oordelen niet. Het is aan de vennoten om te komen tot een voor beide partijen aanvaardbare financiële verantwoording van de vof ‘s. Onze opstelling van de conceptjaarrekeningen is dan ook niet op te vatten als zonder PM posten is fout en met PM posten is goed, vise versa.
Wij hebben de opdracht gekregen de jaarrekeningen samen te stellen, rekening houdende met aanvullende criteria. Om vervolgens tot een samenstelverklaring te komen schrijft Standaard 4410 voor dat ‘de jaarrekeningen toereikend van opzet zijn en vrij van afwijkingen van materieel belang lijken te zijn’. Het is evident dat in deze fase het dispuut een bron zal blijven voor mogelijke materiële afwijkingen in de jaarrekeningen. Wij kunnen pas komen tot een samenstelverklaring op het moment dat de vennoten het eens zijn over de jaarrekeningen. (…)”