Uitspraak
GERECHTSHOF TE AMSTERDAM
TWEEDE MEERVOUDIGE BURGERLIJKE KAMER
Beslissing van 7 juli 2005 in de zaak onder rekestnummer 1517/2004 NOT van:
[appellant],
notaris te [plaats],
APPELLANT,
t e g e n
BUREAU FINANCIEEL TOEZICHT,
GEïNTIMEERDE,
gemachtigde: drs. A.E.R. Blok RA.
1. Het geding in hoger beroep
Door appellant, verder te noemen de notaris, is bij een op 16 december 2005 ter griffie ingekomen verzoekschrift tijdig hoger beroep ingesteld tegen de aan deze beslissing gehechte beslissing van de kamer van toezicht over de notarissen en kandidaat-notarissen te ‘s- Gravenhage, verder te noemen de kamer, van 17 november 2004 waarbij de door geïntimeerde, hierna te noemen klager, ingediende klacht gegrond is verklaard, onder oplegging van de maatregel van waarschuwing aan de notaris.
1.2. Op 26 januari 2005 is van de zijde van de notaris een aanvullend rekest ter griffie van het hof ingekomen.
1.3. Van de zijde van klager is op 16 februari 2005 een verweerschrift ingekomen.
1.4. De zaak is behandeld ter openbare terechtzitting van het hof van 12 mei 2005. Verschenen zijn de gemachtigde van klager en de notaris. Beiden hebben het woord gevoerd. De notaris aan de hand van een pleitnotitie.
2. De stukken van het geding
Het hof heeft kennis genomen van de inhoud van de door de kamer aan het hof toegezonden stukken van de eerste instantie alsmede van de hiervoor genoemde stukken.
3. De feiten
Het hof verwijst voor de feiten naar hetgeen de kamer in de beslissing waarvan beroep heeft vastgesteld. Partijen hebben tegen de vaststelling van de feiten door de kamer geen bezwaar gemaakt, zodat het hof ook van die feiten uitgaat.
4. Het standpunt van klager
Klager verwijt de notaris dat hij niet geheel voldaan heeft aan zijn verplichting tot indiening van stukken zoals bedoeld in artikel 112 lid 1 van Pro de Wet op het Notarisambt, verder te noemen: WNA. Hierdoor belemmert de notaris een effectief toezicht op het financiële beheer van diens kantoor.
5. Het standpunt van de notaris
5.1. De notaris heeft de verwijten van klager inhoudelijk niet bestreden. Ter verdediging is door de notaris aangevoerd dat het concept van de jaarrekening na ontvangst van de accountant terstond is doorgezonden aan klager.
5.2. Voorts heeft de notaris betoogd dat het de accountant door het notariskantoor onvoldoende duidelijk is gemaakt dat de fatale termijn van 1 juli 2004 ook voor hem gold. Daarbij komt dat de overschrijding van de termijn van indiening te wijten is aan een meningsverschil met betrekking tot een aantal posten op de balans tussen de afdeling notariaat en de afdeling advocatuur van het betrokken kantoor.
5.3. Ten slotte beklaagt de notaris zich over de behandeling in eerste aanleg. In het bijzonder acht de notaris het beginsel van fair trial geschonden, aangezien de kamer de door haar ter zitting verlangde nadere informatie, die door de notaris tijdig is verstrekt, niet heeft gekwalificeerd als processtuk.
Ook heeft de notaris in dat verband betoogd dat mr. [X], die in eerste aanleg heeft deelgenomen aan de beraadslaging van de kamer, zich had dienen te verschonen van deelname aan de behandeling van de zaak, aangezien de notaris voor mr. [X] optreedt als gemachtigde in een tegen mr. [X] aanhangige tuchtprocedure bij dit hof.
Bovendien klaagt de notaris er over dat de kamer in haar beslissing heeft verwezen naar een klachtzaak, aanhangig gemaakt door klager, tegen een kantoorgenoot van de notaris. De notaris vermag niet in te zien waarom deze beslissing op hem van toepassing zou zijn, nu deze kantoorgenoot niet tijdig de gegevens betreffende diens privé-omstandigheden heeft geproduceerd.
6. De beoordeling
6.1. De onder 5.3 genoemde bezwaren van de notaris tegen de gang van zaken in eerste aanleg behoeven geen verdere bespreking, omdat deze door hem gestelde tekortkomingen ten gevolge van de behandeling in hoger beroep zijn hersteld. Dit leidt echter uitzondering voor de klacht met betrekking tot de overweging van de kamer met betrekking tot de kantoorgenoot van de notaris, bekend onder klachtnummer 02-36.
6.2. Het onderzoek in hoger beroep heeft naar het oordeel van het hof niet geleid tot vaststelling van andere beschouwingen en gevolgtrekkingen dan die vervat in de beslissing van de kamer, waarmee het hof zich verenigt met uitzondering van de overweging zoals genoemd onder 6.1. laatste volzin. Het hof zal de beslissing op dit punt vernietigen.
6.3. Hetgeen partijen verder nog naar voren hebben gebracht, kan als in het voorgaande reeds behandeld dan wel als thans niet ter zake dienend buiten beschouwing blijven.
6.4. Het voorgaande leidt tot de volgende beslissing.
7. De beslissing
Het hof:
- vernietigt de beslissing van de kamer van 17 november 2004, met betrekking tot de overweging die zich richt op klachtnummer 02-36;
- verwerpt het beroep voor het overige.
Deze beslissing is gegeven door mrs. A.L.G.A. Stille, P.J.N. van Os en P.C. Boodt en in het openbaar uitgesproken op donderdag 7 juli 2005.
Kamer van Toezicht over de Notarissen en Kandidaat-Notarissen ’sGravenhage
Beslissing inzake de klacht onder nummer 04-34 van:
Bureau Financieel Toezicht,
hierna ook te noemen het BFT,
gevestigd te Utrecht,
tegen
[notaris],
notaris te [plaats].
De procedure
De Kamer heeft kennis genomen van:
? de klacht, ingekomen op 31 augustus 2004,
? afschrift van de brief van de heer [Y] van 31 augustus 2004 aan het BFT met bijlage,
? het antwoord van de notaris.
De mondelinge behandeling heeft plaatsgevonden op 6 oktober 2004.
Namens het BFT was aanwezig drs A.E.R. Blok RA, directeur van het BFT, en voorts de heer
[Y], kantoordirecteur van het notariskantoor. De notaris heeft laten weten niet te zullen verschijnen.
De feiten
De notaris is schriftelijk door het BFT herinnerd aan zijn wettelijke plicht tot indiening bij het BFT van de jaarstukken over 2003. Aan de notaris was uitstel verleend door het BFT vanwege bijzondere omstandigheden.
Blijkens het klaagschrift moest de notaris op 30 augustus 2004 nog indienen over 2003:
? de kantoorjaarrekening,
? de beoordelings- c.q. accountantsverklaring,
? de mededeling volgens artikel 8 van Pro de administratieverordening.
De klacht
Het BFT verwijt de notaris ?zakelijk weergegeven? dat deze ondanks een aan hem verzonden herinnering niet volledig heeft voldaan aan zijn wettelijke verplichting tot het tijdig indienen van de jaarstukken over 2003 en dat de notaris hiermee het effectief toezicht op het financiële niveau van het betrokken notariaat heeft belemmerd. Het BFT is niet gebleken van omstandigheden die overmacht aan de zijde van de notaris mogen doen aannemen noch van redenen die hem anderszins zouden disculperen.
Het verweer
Er was uitstel verleend om de jaarrekening in te dienen voor 1 juli 2004. Op 28 juni 2004 is de jaarrekening in concept van de accountant ontvangen. Dit concept is onverwijld doorgezonden aan het BFT. Nadat het notariskantoor was geïnformeerd door het BFT over de indiening van de klacht, is de jaarrekening, zoals deze door de accountant was opgesteld, voor akkoord ondertekend en in die vorm bij brief van 31 augustus 2004 verzonden aan het BFT.
Met betrekking tot de beoordelings- c.q. accountantsverklaring en de mededeling volgens artikel 8 van Pro de administratieverordening is in de planning tussen de betrokken notarissen en de accountant onvoldoende duidelijk gemaakt aan de accountant dat voor de door hem af te geven verklaring en mededeling ook een fatale termijn gold van 1 juli 2004. De af te geven verklaring c.q. mededeling was bovendien inhoudelijk meeromvattend dan in voorgaande jaren. De accountant heeft deze aanvullende (feitelijke onderzoeks- en controle-) werkzaamheden) op 30 augustus 2004 afgerond en even tijd nodig gehad om daarover te rapporteren.
Tot tot zijn verweer is aangevoerd dat de achtergrond van de overschrijding van de indieningstermijn gelegen is in een meningsverschil tussen de afdeling notariaat van het kantoor en de afdeling advocatuur inzake een aantal balansposten.
De beoordeling van de klacht
Op grond van artikel 24 lid 4 van Pro de Wet op het notarisambt [Wna] moet een notaris zijn jaarstukken binnen vier maanden na afloop van een boekjaar, dus in dit geval vóór 1 mei 2004, op schrift gereed hebben. Die termijn kan op verzoek van de notaris door het BFT op grond van bijzondere omstandigheden met ten hoogste twee maanden worden verlengd. In casu is uitstel verleend tot 1 juli 2004.
Op grond van artikel 112 lid 1 Wna Pro is de notaris verplicht de hierboven vermelde stukken over het jaar 2003 als onderdeel van de jaarstukken bij het BFT in te dienen aanstonds na het verstrijken van de termijn bedoeld in artikel 24 lid 4 Wna Pro. Volgens het BFT is op 13 september 2004 pas de administratieve mededeling ontvangen en de beoordelingsverklaring nog steeds niet.
De notaris heeft niet aan genoemde verplichting voldaan. Gebleken is voorts dat het BFT bij brief van 6 juli 2004 ter zake tevergeefs heeft gerappelleerd. Daarmee heeft de notaris gehandeld in strijd met zijn wettelijke verplichting. Hetgeen hij ter verklaring daarvoor heeft aangevoerd levert in de ogen van de Kamer geen verontschuldiging op. Een oplossing had kunnen bieden - aldus het BFT – als door de betrokken notarissen duidelijk was gemaakt over welke posten in de jaarcijfers nog werd gediscussieerd en de reden daarvan en dit door de accountant als juist was bevestigd.
De Kamer is van oordeel dat een notaris de aan hem gerichte brieven tijdig behoort te beantwoorden, zeker nu hem daarin wordt gewezen op zijn wettelijke verplichting tot tijdige indiening van de jaarstukken. Door niet te reageren miskent de notaris de wettelijke taak van het BFT als financieel toezichthouder op het notariaat en de ernst van de naleving van die verplichting.
Daarbij komt dat uit de brief van de accountant van 13 september 2004 aan de maatschap van de betrokken notarissen blijkt dat geen goedkeurende verklaring op de Administratieverordening KNB wordt afgegeven, aangezien de administratieve organisatie/interne controle op een aantal punten tekort schiet. De accountant deelde mede derhalve niet te kunnen instaan voor de bewaringspositie, waaronder de volledigheid, juistheid en tijdigheid van de cliëntengelden.
De Kamer is in de onderhavige zaak van oordeel dat de niet tijdige indiening van voormelde stukken over 2003 door de notaris, na daartoe te zijn uitgenodigd, laakbaar is en in strijd is met hetgeen een behoorlijk notaris betaamt.
Bij beslissing van 25 juni 2003 is een zelfde klacht van het BFT (klachtnummer 02-36) tegen een kantoorgenoot van de notaris inzake de jaarcijfers 2001 gegrond verklaard zonder oplegging van een maatregel. Voormelde notaris is in deze beslissing er op gewezen gewezen dat een tuchtmaatregel wel aan de orde kan komen indien de vastgestelde nalatigheden zich nogmaals voordoen.
Deze beslissing moet bij de notaris bekend worden geacht alsmede hoe ernstig dergelijke nalatigheden worden opgenomen door de Kamer. Desalniettemin hebben dezelfde nalatigheden zich bij hetzelfde notariskantoor voorgedaan.
De Kamer ziet dan ook aanleiding aan de notaris de maatregel van waarschuwing op te leggen.
De beslissing
De Kamer voornoemd:
Verklaart de klacht gegrond;
Legt aan de notaris de maatregel van waarschuwing op;
Bepaalt dat de opgelegde maatregel, nadat de beslissing in kracht van gewijsde is gegaan, ten uitvoer zal worden gelegd op een nader te bepalen vergadering, waartoe de notaris per aangetekende brief zal worden opgeroepen.
Deze beslissing is gegeven door mrs R.J. Paris, voorzitter, R. van der Galiën, G.H.I.J. Hage, J. Hulsebosch en N.P.C. van Wijk, leden, en in tegenwoordigheid van mr E.G.H. Laurijssen, secretaris, in het openbaar uitgesproken op 17 november 2004.
Afschrift van deze beslissing wordt bij aangetekende brief aan de notaris en aan de klager gezonden.
Binnen dertig dagen na de dagtekening van de begeleidende brief kunnen de notaris en de klager van deze beslissing in hoger beroep komen bij het Gerechtshof te Amsterdam, Postbus 1312, 1000 BH Amsterdam.