ECLI:NL:GHDHA:2020:1858 - Gerechtshof Den Haag - Geschil over facturering van boekhoudwerkzaamheden en bev...

Uitspraak

GERECHTSHOF DEN HAAG

Afdeling Civiel recht

Zaaknummer : 200.265.774/01

Zaaknummer rechtbank : 7111408\RL EXPL 18-17120

arrest van 13 oktober 2020 (bij vervroeging)

inzake

[naam BV] B.V.,

gevestigd te [vestigingsplaats 1] ,

appellante,

hierna te noemen: [naam BV] ,

advocaat: mr. A.A.G. Balkenende te Katwijk,

tegen

[naam VOF] V.O.F.,

gevestigd te [vestigingsplaats 2] ,

geïntimeerde,

hierna te noemen: [naam VOF] ,

advocaat: mr. J.H. Pelle te Den Haag.

De procedure in hoger beroep

1. Het hof heeft kennis genomen van de volgende processtukken:

de processtukken in eerste aanleg zoals opgesomd in het vonnis van de kantonrechter in de rechtbank Den Haag van 15 mei 2019, gewezen tussen [naam VOF] als eiseres en [naam BV] als gedaagde (hierna te noemen: het vonnis);
de appeldagvaarding van 14 augustus 2019 van [naam BV] ;
het arrest van 15 oktober 2019 van het hof waarbij een comparitie van partijen is gelast;
het proces-verbaal van de comparitie van partijen van 3 december 2019;
de memorie van grieven met producties van 21 januari 2020;
de memorie van antwoord met een productie van 31 maart 2020;
de akte van [naam BV] van 28 april 2020;
de antwoordakte van [naam VOF] van 26 mei 2020.

Beoordeling van het hoger beroep

2. Het gaat in deze zaak om het volgende:

a. [naam VOF] verleent diensten bestaande uit het verzorgen van de financiële en loonadministratie, het opstellen van jaarrekeningen, het verzorgen van fiscale aangiften en advisering op het gebied van personeelsbeleid, pensioenen en financiële planning. Van 2010 tot 2017 heeft [naam VOF] de financiële en loonadministratie van [naam BV] verzorgd en andere werkzaamheden voor [naam BV] verricht.

In 2013 hebben partijen afgesproken dat [naam VOF] aan [naam BV] voor standaardwerkzaamheden een bedrag van € 5.500,- exclusief btw in rekening zal brengen. Deze afspraak is vastgelegd in de e-mail van 10 juli 2013 van de heer [betrokkene 1] van [naam VOF] (hierna te noemen: [betrokkene 1] ) en een e-mail van 31 juli 2013 van de heer [betrokkene 2] van [naam BV] (hierna te noemen: [betrokkene 2] ). In de e-mail van 10 juli 2013 staat daarover het volgende:

“
De kosten per boekjaar zijn nu ongeveer € 5.500 per jaar inclusief de Multivers licentie voor de reguliere werkzaamheden.

(…)

Vast bedrag doe ik niet, in die zin, dat er immers altijd zaken bijkomen die je niet kan inschatten en die dus ook niet in een eventuele prijsafspraak zitten. Waar ik een afspraak over kan maken is dat wij de licentie[waarmee is bedoeld een gebruiksrecht op en de terbeschikkingstelling van het boekhoudprogramma van [naam VOF] , toevoeging hof]
, jaarrekening, KVK, notulen 1x, loonheffingen voor 10 personeelsleden (zonder correcties jullie kant), aangiften LH, portal, vennootschapsbelasting, pensioenberekening (elke van toepassing 1 per jaar), inkomstenbelasting, uitstelregeling, controle aanslagen voor jou en je partner doen voor die € 5.500 ex BTW”.

In 2015 hebben partijen afgesproken dat [naam BV] € 1.000,- per maand zal aflossen op de openstaande vordering. In 2015 en 2016 heeft [naam VOF] een aantal betalingen van € 1.000,- van [naam BV] ontvangen.

Bij e-mail van 18 juli 2016 heeft [betrokkene 1] het volgende aan [betrokkene 2] geschreven:

“
(…) onderhanden werk is werk dat wij hebben afgerond (uren gemaakt), maar nog niet hebben gefactureerd. Bijvoorbeeld nu komen maandelijks de lonen bij het onderhanden werk erbij. Het gaat om € 8.266,56 exclusief btw en behelst administratie 2014/2015, lonen 2015/2016, jaarrekening, deponeringen, vennootschapsbelasting etc 2014, controle aanslagen, betalingsregelingen, HR-adviezen, correctie loonberekening etc etc.

Elke keer als jullie weer bij zijn met betalen factureer ik hiervan een deel uit zodat jullie langzaamaan gaan inlopen hierop. Wij hebben natuurlijk aan drie jaar geleden de prijs voor de vaste werkzaamheden van een boekjaar afgesproken op € 5500 ex BTW, dus we lopen feitelijk netjes in de pas. Er is echter achterstand ontstaan toen jullie (ons) moeilijker konden betalen en wij toen de gentlemen’s agreement hebben gesloten dat we die jaren de administratie en jaarrekeningen voor je gingen oplossen (ivm termijnen deponering en VPB) en dat de betaling naar de toekomst werd geschoven.

(…)”

Op 4 oktober 2017 heeft [naam VOF] € 15.374,43 inclusief btw aan [naam BV] gefactureerd. Deze factuur heeft [naam BV] onbetaald gelaten.

3. In eerste aanleg heeft [naam VOF] gevorderd, bij vonnis uitvoerbaar bij voorraad, [naam BV] te veroordelen tot betaling aan [naam VOF] van € 15.344,43 te vermeerderen met de wettelijke handelsrente vanaf 2 november 2017 en € 932,75 aan buitengerechtelijke incassokosten, met veroordeling van [naam BV] in de proceskosten. [naam BV] heeft verweer gevoerd.

4. De kantonrechter heeft [naam BV] veroordeeld tot betaling aan [naam VOF] van € 16.273,17 (€ 15.344,43 aan hoofdsom en € 928,74 aan buitengerechtelijke incassokosten), vermeerderd met de wettelijke handelsrente over € 15.344,43 vanaf 2 november 2017. Daarnaast heeft de kantonrechter [naam BV] in de proceskosten veroordeeld. Het vonnis is uitvoerbaar bij voorraad verklaard.

Naar het oordeel van de kantonrechter heeft [naam VOF] voldoende onderbouwd dat de met de factuur van 4 september 2017 in rekening gebrachte werkzaamheden daadwerkelijk zijn verricht, dat [naam VOF] voor standaardwerkzaamheden sinds 2013 nooit meer dan € 5.500,- exclusief btw in rekening heeft gebracht en dat geen werkzaamheden dubbel in rekening zijn gebracht. Volgens de kantonrechter zou [naam BV] dus het gehele op 4 september 2017 gefactureerde bedrag van € 15.374,43 moeten betalen, maar omdat [naam VOF] een bedrag van € 15.344,43 had gevorderd, heeft de kantonrechter dat laatste bedrag toegewezen. Verder heeft de kantonrechter de buitengerechtelijke incassokosten toegewezen tot een bedrag van € 928,74, zijnde het tarief bepaald in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.

5. In hoger beroep vordert [naam BV] bij arrest, uitvoerbaar bij voorraad, het vonnis te vernietigen en de vorderingen van [naam VOF] af te wijzen, met veroordeling van [naam VOF] in de proceskosten in beide instanties.

6.
Grieven I en IIvan [naam BV] zijn gericht tegen de veroordeling tot betaling van € 15.344,43. Volgens [naam BV] heeft [naam VOF] na 2013 voor standaardwerkzaamheden meer dan € 5.500,- exclusief btw per jaar in rekening gebracht. Ook stelt [naam BV] dat [naam VOF] werkzaamheden dubbel in rekening heeft gebracht en dat [naam VOF] werkzaamheden met betrekking tot het samenstellen van de jaarrekening 2016 in rekening heeft gebracht, terwijl tussen partijen vaststaat dat niet aan die jaarrekening is gewerkt. Met
grief IIIkomt [naam BV] op tegen de veroordeling in de proceskosten en de veroordeling tot betaling van buitengerechtelijke incassokosten. Omdat de hoofdvordering van [naam VOF] ongegrond is, hadden ook deze vorderingen moeten worden afgewezen, stelt [naam BV] .

7. [naam VOF] voert verweer en concludeert tot bekrachtiging van het vonnis, met veroordeling van [naam VOF] in de proceskosten in hoger beroep.

8. Het hof zal de grieven van [naam BV] gezamenlijk behandelen. Het betoog van [naam BV] lijkt te zijn gebaseerd op het uitgangspunt dat de afspraak tussen partijen inhoudt dat in een kalenderjaar niet meer dan € 5.500,- voor standaardwerkzaamheden kan worden gefactureerd. Dat uitgangspunt is onjuist. De afspraak houdt in dat de kosten voor standaardwerkzaamheden per boekjaar niet meer dan € 5.500,- zullen bedragen. Dat blijkt uit de e-mail van 10 juli 2013 van [betrokkene 1] , waarin hij schrijft dat de kosten per boekjaar ongeveer € 5.500,- per jaar zijn. In de e-mail van 31 juli 2013 heeft [betrokkene 2] daarmee ingestemd. Met de kosten per boekjaar wordt bedoeld: de kosten gemaakt met betrekking tot een bepaald boekjaar. Dat is de uitleg die partijen in de omstandigheden van het geval aan deze afspraak mochten toekennen, gelet op de aard van de (standaard)werkzaamheden, die steeds op een bepaald jaar betrekking hebben, en het gegeven dat de werkzaamheden met betrekking tot een bepaald jaar niet noodzakelijkerwijs in dat jaar verricht en/of gedeclareerd hoeven te worden. Zo zal een belastingaangifte voor de inkomsten- of vennootschapsbelasting voor 2014 in het algemeen niet eerder dan in 2015 worden verzorgd. De kosten van het verzorgen van die aangifte zijn echter kosten per boekjaar 2014. In het onderhavige geval kwam daar nog bij dat het factureren van werkzaamheden werd uitgesteld vanwege betalingsmoeilijkheden van [naam BV] (vgl. de e-mail van [betrokkene 1] van 18 juli 2016, hiervoor geciteerd onder 2d)). Dat is terug te zien in de specificatie van de factuur van 4 september 2017, waarin onder meer werkzaamheden worden gedeclareerd die zijn verricht in 2016 en betrekking hebben op aangiften inkomsten- en vennootschapsbelasting voor 2015. De kosten gedeclareerd met deze factuur hebben blijkens de specificatie maar voor een klein deel op het boekjaar 2017 betrekking.

9. Het hof verwerpt het betoog van [naam BV] dat [naam VOF] haar vordering onvoldoende heeft gespecificeerd en onderbouwd. [naam BV] voert in dit verband aan dat [naam VOF] niet duidelijk heeft gemaakt (i) welke werkzaamheden onder de standaardwerkzaamheden vallen, (ii) op welk (boek)jaar die werkzaamheden betrekking hebben en (iii) hoe de vordering aansluit op eerdere facturatie. In de toelichting die [naam VOF] heeft gegeven na de comparitie van partijen in eerste aanleg (vgl. de brief van [naam VOF] van 21 januari 2019) is echter gespecificeerd uiteengezet welke werkzaamheden ‘vaste werkzaamheden’ zijn en welke werkzaamheden ‘meerwerk’, waarbij ook is vermeld op welk boekjaar de vaste werkzaamheden betrekking hebben (bijlage 2). Ook heeft [naam VOF] in die toelichting aangegeven hoe de vordering aansluit op de voorgaande factuur (bijlage 1A). Die toelichting geeft naar het oordeel van het hof voldoende inzicht in de opbouw van de vordering op de door [naam BV] genoemde punten.

10. In hoger beroep heeft [naam BV] haar stelling dat [naam VOF] na 2013 voor standaardwerkzaamheden meer dan € 5.500,- exclusief btw in rekening heeft gebracht, onderbouwd door de in 2013 tot en met 2017 gefactureerde bedragen bij elkaar op te tellen en door vijf te delen (memorie van grieven, randnummer 4). Deze onderbouwing neemt ten onrechte tot uitgangspunt dat de afspraak tussen partijen inhoudt dat in een kalenderjaar niet meer dan € 5.500,- voor standaardwerkzaamheden kan worden gefactureerd. [naam BV] heeft ook in hoger beroep niet, althans niet voldoende gemotiveerd, betwist dat als wordt uitgegaan van de kosten van de werkzaamheden per boekjaar overeenkomstig de hiervoor bedoelde specificatie van [naam VOF] , [naam VOF] na 2013 niet meer dan € 5.500,- per boekjaar voor standaardwerkzaamheden in rekening heeft gebracht. Het hof gaat er dus vanuit dat [naam VOF] zich aan deze afspraak heeft gehouden.

11. Het bezwaar van [naam BV] dat [naam VOF] in de factuur van 4 september 2017 werkzaamheden met betrekking tot het samenstellen van de jaarrekening 2016 in rekening heeft gebracht, terwijl tussen partijen vaststaat dat niet aan die jaarrekening is gewerkt, gaat voorbij aan de specificatie van die factuur overgelegd door [naam VOF] bij brief van 21 januari 2019, waaruit blijkt dat het gaat om werkzaamheden met betrekking tot de jaarrekening 2015. Dit bezwaar is dus eveneens ongegrond.

12. Ten slotte volgt het hof [naam BV] evenmin in zijn stelling dat sprake is van een dubbeltelling. In de onderbouwing van deze stelling, in randnummer 12 van de memorie van grieven, miskent [naam BV] opnieuw dat in de desbetreffende facturen werkzaamheden in rekening zijn gebracht die niet alleen op de boekjaren 2015 en 2016 betrekking hadden, maar ook op de boekjaren daarvoor. Het is dus niet juist om, zoals [naam BV] doet, de bedragen gefactureerd in 2015 en 2016 bij elkaar op te tellen en door twee te delen, en dan te constateren dat voor de boekjaren 2015 en 2016 meer dan € 5.500,- voor standaardwerkzaamheden is gedeclareerd. Hetzelfde geldt voor de vergelijking die [naam BV] maakt tussen de in 2016 gefactureerde bedragen en de factuur van 4 oktober 2017, waarvan [naam VOF] in deze procedure betaling vordert. [naam VOF] heeft laten zien dat de factuur van 2017 betrekking heeft op andere werkzaamheden dan de facturen uit 2016. Zij heeft aan de hand van de omschrijving van de werkzaamheden toegelicht dat de factuur van 4 oktober 2017 voornamelijk werkzaamheden voor de boekjaren 2015 en 2016 betreft, terwijl de bedoelde facturen uit 2016 zien op werkzaamheden voor de boekjaren 2013 en 2014. Die toelichting heeft [naam BV] niet inhoudelijk betwist. Daarom verwerpt het hof ook dit onderdeel van de grief van [naam BV] . Er is dan ook geen reden voor creditering als door [naam BV] gesteld in randnummer 15 van de memorie van grieven.

13. Daarmee staat vast dat grieven I en II ongegrond zijn. Dat betekent dat ook grief III faalt, nu die gebaseerd is op het slagen van grieven I en II. Aangezien alle grieven falen, zal het hof het vonnis van de kantonrechter bekrachtigen en [naam BV] veroordelen in de kosten van het hoger beroep.

Beslissing

Het hof:

- bekrachtigt het tussen partijen gewezen vonnis van de kantonrechter van 15 mei 2019;

- veroordeelt [naam BV] in de kosten van het hoger beroep, aan de zijde van [naam VOF] begroot op € 2.020,- aan griffierecht en € 2.685,- aan salaris voor de advocaat;

- verklaart dit arrest voor zover het betreft de proceskostenveroordeling uitvoerbaar bij voorraad.

Dit arrest is gewezen door mrs. P. Glazener, A.D. Kiers-Becking en P.H. Blok en is uitgesproken ter openbare terechtzitting van 13 oktober 2020 in aanwezigheid van de griffier.