Bij brief van 8 februari 2016 heeft het VUmc aan Sauter meegedeeld dat zij voornemens is de opdracht aan Honeywell te gunnen en dat Sauter als tweede is geëindigd. In een overzicht in de brief blijkt dat Sauter en Honeywell beiden 140 punten hebben gescoord voor het onderdeel ‘Interview’ en het maximum aantal punten (400) voor de Prijs. Voor het onderdeel PvA heeft Sauter 200,47 punten gescoord en Honeywell 322,53. In een bijlage (‘motivatie gunningsbesluit’) staat onder meer: “
VUmc heeft het scoreadvies (…) overgenomen. Een verdere toelichting op het toegekende puntenaantal is daardoor niet noodzakelijk.”
De bijlage bevat een overzicht waaruit de puntentoekenning voor de (sub)onderdelen uit het PvA blijkt. In de brief zijn de ‘meest opvallende aspecten’ (11 punten) van de winnende inschrijver vermeld. Deze luiden:
“
• Presentatie en Plan van Aanpak gaf op een voor iedereen begrijpelijk manier antwoord op de vraag HOE Honeywell B.V. deze opdracht gaat uitvoeren
•
Gedetailleerde planning (18 weken vervangingscyclus per kast/bundel kasten)
• Creatieve en haalbare projectvoorstellen waaronder toepassen QR codes en buigproef
• SMS kennis en kunde in huis
• Eigen inrichting KOP-STAART test, inclusief nul-meting en engineering en testen op schaduw software/SMS omgeving
•
Overzichtelijke projectorganisatie (inclusief back-up) die aansluit bij VUmc, alle functies en namen ingevuld
•
Slechts een onderaannemer NUNU (beproefde samenwerking in de zorg)
• Heldere rolverdeling tussen Honeywell en NUNU met duidelijke demarcatie.
• Presentatie was complementair aan Plan van Aanpak, eventuele vragen van de beoordelaars waren grotendeels al verwerkt in de Presentatie
• In de presentatie werd de link gelegd naar de VUmc documenten die behoorden tot Deelbestek E (Techniek en Uitvoering)
• Leerpunten referentieproject LUMC verwerkt in het Plan van Aanpak en presentatie”
Uit het puntenoverzicht in de bijlage blijkt ook dat het hoogste aantal punten dat aan Sauter door één van de beoordelaars is toegekend 271,2 en het laagste 76,4 bedroeg.
Als algemene toelichting op de beoordeling is in de (bijlage bij de) brief het volgende vermeld:
“
Positief
(…)
Negatief:
• Het plan van aanpak was erg gericht op het proces, minder op het resultaat.
• Informatie in het Plan van aanpak was te generiek, daarbij in ogenschouw nemend dat Sauter bekend is met het VUmc.
• gegeven projectorganisatie, organigram en communicatiestructuur gaven VUmc niet veel duidelijkheid.
• Een projectorganisatie met een onderaannemer vergt een intensieve coördinatie, de inrichting van deze organisatie, rolverdeling, demarcatie bleef onderbelicht
• Het aandeel SMS in het totale GEMS project is naar inzicht van VUmc aanzienlijk. De zwaarte van SMS in het Plan van aanpak sloot daar niet bij aan.”