Uitspraak
Rechtbank Arnhem
Sector kanton
Locate Wageningen
Zaaknr. 578454
De kantonrechter te Wageningen heeft de navolgende beschikking gegeven inzake het door [De mentor], werkzaam ten kantore van [naam en adres bureau], in haar hoedanigheid van mentor over [Rechthebbende A], ingediende verzoek tot goedkeuring van de begroting betreffende haar kosten als professionele mentor voor het jaar 2009.
Het verzoek en de procedure
Bij brief van 28 oktober 2008 heeft verzoekster begrotingen voor het jaar 2009 ingediend betreffende haar kosten als professioneel mentor van een viertal rechthebbenden, onder wie [Rechthebbende A], met het verzoek de goedgekeurde begroting voor 15 december 2008 te retourneren, opdat zij de aanvragen naar de gemeentelijke sociale diensten op tijd kon versturen.
Verzoekster heeft drie begrotingen ingediend: één begroting betreft een echtpaar.
In zijn brief van 17 november 2008 heeft de kantonrechter om nadere toelichting gevraagd.
In het geval van [Rechthebbende A] heeft verzoekster de volgende posten gedeclareerd:
gemiddeld 12 bezoeken aan de heer 12 uur uurtarief € 51,-
Reistijd 12 x 1,5 uur 18 uur uurtarief € 51,-
Overige, zoals telefoontjes, brieven
en mailtjes 5 uur uurtarief € 51,-
Km 12 x 96 km. = 1152 km ad € 0,28 € 322,56
Als toelichting heeft zij geschreven:
De begroting is ruim opgezet, daar de heer steeds meer alcohol lijkt te drinken. Er is meer overlast naar de buren. De achterdocht neemt toe. Hij probeert de zorg af te houden. Vinger aan de pols houden is hier van belang, daar hij nog zelfstandig woont. De nota gaat naar de sociale dienst van de gemeente Utrecht. Deze wordt deels door de bijzondere bijstand vergoed, daar hij een hoger inkomen heeft, moet hij een eigen bijdrage betalen. Voor 2007 was de eigen bijdrage lager dan het forfaitair bedrag van 2007.
In zijn brief van 17 november 2008 heeft de kantonrechter, voor zover van belang voor de onderhavige zaak, het volgende gevraagd:
(a) In de drie begrotingen zie ik dat u voor reisuren het volle mentortarief van € 51,- per uur begroot. Kunt u mij toelichten waarom u hetzelfde bedrag berekent als voor de uren dat u daadwerkelijk taken als mentor vervult?
(b) In de zaak [Rechthebbende A] begroot u 5 uur voor "overige werkzaamheden, zoals telefoontjes, brieven en mailtjes". In de zaak [Rechthebbende B] begroot u 12 uur voor "overige zoals administratie, post, mail, tel.".
Kunt u toelichten waarom u in de zaak [Rechthebbende B] zoveel meer overige uren begroot?
Verzoekster heeft in haar brief van 21 november 2008 – voor zover van belang - de volgende reactie gegeven.
(a) Mijn reistijd heeft vanaf het begin, dat ik als professioneel mentor werkzaam ben (januari 2005) hetzelfde uurtarief als de rest van mijn werkzaamheden. Per 1 januari 2009 ben ik vanwege oplopende kosten genoodzaakt mijn uurtarief te verhogen van 48 naar 51 euro. Wat nog steeds onder het uurloon ligt van BPBI. Tijdens mijn reistijd kan ik mijn tijd niet met andere mentortaken vervullen, terwijl ik wel voor de cliënt onderweg ben. Wel worden reiskosten en km.vergoedingen in ratio verdeeld bij bezoeken aan meerdere cliënten in de regio.
Zoals bij [Rechthebbende A] en het echtpaar [Rechthebbenden C] worden de bezoeken zoveel mogelijk aansluitend op dezelfde dag gepland, echter de begroting wordt daar niet op gebaseerd, daar ik niet weet of de situatie voor het gehele komende jaar te realiseren valt. In het geval van het echtpaar, omdat ze gaan verhuizen. Maar te denken valt ook aan bijvoorbeeld een overlijden van een andere cliënt in Utrecht of omgeving.
(b) Bij dhr. [Rechthebbende A] ben ik tot nu toe niet veel tijd kwijt geweest aan overige werkzaamheden. Al begint dat langzaam wel toe te nemen, omdat er meer onderling overleg nodig is om zaken goed af te stemmen, om het geheel in goede banen te leiden.
Van de 22 mentoraten, die ik nu onder mijn hoede heb, zijn er 5 waar ik boven het forfaitair jaarbedrag uitkom, waarvan 1 onder rechtbank Amsterdam valt en de rest onder u.
Eerder had de kantonrechter bij brief van 10 januari 2008 aan de mentor, voor zover van belang, geschreven:
Hierbij treft u de voor goedkeuring gestempelde begrotingen in de drie zaken Van [Rechthebbende B], [Rechthebbenden C]/ [Rechthebbenden C] – [Rechthebbende D] en [Rechthebbende A] aan.
Zoals u bemerkt, worstel ik met de door u aangedragen beloningsproblematiek. … Ik kan ermee leven dat u – om der wille van het aanvragen van subsidies – begrotingen door mij laat goedkeuren …. Zolang de rechthebbende geen financieel nadeel ondervindt van uw werkwijze, kan ik daarmee leven. Dat betekent dat in die gevallen dat hetzij de aanvraag niet wordt gehonoreerd, hetzij een eigen bijdrage ten laste van rechtshebbende wordt vastgesteld, de beloning, c.q. de eigen bijdrage niet hoger kan zijn dan het landelijk bepaalde tarief voor professionele mentoren.
In het geval van [Rechthebbende A] zal dus geen hogere eigen bijdrage te zijnen laste mogen worden gebracht dan het tarief voor professionele mentoren. …
De beoordeling
1. Zoals verzoekster in haar toelichting opmerkt, hanteert zij in normale gevallen het forfaitaire tarief, dat gelijk is aan het forfaitaire tarief dat het LOK (Landelijk Overleg Kantonsectorvoorzitters) heeft vastgesteld voor professionele bewindvoerders die niet zijn aangesloten bij de BPBI (Branchevereniging Professionele Bewindvoerders en Inkomensbeheerders). Dat tarief bedraagt voor 2009 € 787,50 inclusief BTW.
Naar de kantonrechter ambtshalve bekend is, houdt dit tarief rekening met 15 uur werkzaamheid per jaar en een bedrag van € 135,- voor ongespecificeerde kosten.
De kantonrechter zal dit forfaitaire beloningssysteem als referentiekader voor de beoordeling van de begroting hanteren.
2. Verzoekster begroot in totaal 35 uur, verdeeld over 12 bezoekuren aan rechthebbende, 5 uur overige werkzaamheden en 18 reisuren. Zij heeft de begroting naar haar zeggen ruim opgezet.
3. De kantonrechter kan niet instemmen met het begrote aantal uren.
Een begroting moet realistisch zijn, hetgeen in het onderhavige geval onder meer inhoudt dat een op de te verwachten werkelijkheid gebaseerde schatting van de benodigde hoeveelheid werkuren wordt gemaakt.
Verzoekster heeft haar begroting opgesteld met verwijzing naar de toenemende alcoholproblematiek van rechthebbende. Voor de directe taakuitoefening voert zij 12 bezoekuren op.
4. De kantonrechter neemt als uitgangspunt voor de beoordeling de taak van een mentor die voortvloeit uit het kader dat de wet, in de eerste plaats artikel 1:450 BW, geeft. De mentor staat personen bij die niet in staat zijn zelf hun niet-vermogensrechtelijke belangen behoorlijk waar te nemen.
Deze bewoording (niet-vermogensrechtelijke belangenwaarneming) geeft aan dat het niet gaat om een uitvoerende taak in de verzorgings-, verplegings-, behandelings- of begeleidingsbehoefte van de rechthebbende, maar om een superviserende, regievoerende en uiteindelijk besluitvormende taak.
Daarnaast heeft de mentor jegens de rechthebbende een raadgevende taak (artikel 1:453, vierde lid BW). De mentor heeft te waken over de rechthebbende.
Een en ander betekent dat de mentor verantwoordelijkheid draagt voor het opbouwen en instandhouden van een adequaat hulpverleningsnetwerk rond de rechthebbende en anderzijds met zekere regelmaat contact met hem dient te hebben. In het kader van een toenemende verslavingsproblematiek zal het accent van de dienstverlening van de mentor eerder dienen uit te gaan in de richting van toenemende activering van het netwerk, dan van toenemend contact met rechthebbende zelf. De mentor is immers geen eerstelijns hulpverlener.
5. De onderliggende gedachte van het forfaitaire beloningsysteem is dat niet behoeft te worden gespecificeerd hoeveel uren en kosten de mentor aan zijn taakvervulling heeft besteed. Dit systeem sluit de mogelijkheid in dat in enig jaar minder uren worden besteed dan het aantal waarmee in het forfaitaire bedrag rekening is gehouden.
Na het eerste kennismakingsjaar zal een professioneel mentor bij gelijkblijvende ernst van de problematiek van rechthebbende bij efficiënte taakvervulling niet toekomen aan het aantal uren waarop het forfaitaire bedrag is gebaseerd.
Verzoekster is tot mentor benoemd bij beschikking van de kantonrechter te Utrecht van 21 oktober 2005.
6. Rechthebbende vertoont toenemende alcoholverslaving, aldus verzoekster. Dat brengt een toeneming van haar bemoeienis met zich mee.
De kantonrechter kan op basis van de verstrekte gegevens niet kan nagaan in welke mate de verwachte grotere tijdsbesteding uitkomt boven de 15 uur waarop het forfaitaire bedrag is gebaseerd. Evenmin bestaat cijfermatig inzicht in de kosten die het vorige jaar daadwerkelijk in rekening zijn gebracht. Het is dus niet na te gaan in hoeverre het kostenniveau zich onder of boven het forfaitair vergoedingsbedrag heeft bevonden.
De kantonrechter zal daarom in redelijkheid een begrotingsruimte van 50% boven deze 15 uur bepalen.
De begrote hoeveelheid werk wordt derhalve vastgesteld op 22,5 uur.
7. Nu de kantonrechter als referentiekader het forfaitair beloningssysteem hanteert, is het redelijk dat hij het bijpassende uurtarief toepast. Het door het LOK vastgestelde uurtarief voor professionele bewindvoerders (niet aangesloten bij de BPBI) voor 2009 bedraagt € 52,50 inclusief BTW.
8. In de goedgekeurde 22,5 uur is ook de reistijd begrepen.
De kantonrechter vergelijkt de mentor op dit punt met andere professionele dienstverleners. Het is bekend dat b.v. advocaten hun reistijd benutten om inhoudelijk werk te doen ten behoeve van de cliënt die zij gaan bezoeken, dan wel van andere cliënten, in de vorm van telefonisch overleg en bestudering of productie van stukken. De volle reistijd wordt vrijwel nooit aan één cliënt in rekening gebracht.
Verzoekster heeft toegelicht dat zij reizen voor verschillende cliënten probeert te combineren, zodat zij de kosten over die cliënten kan spreiden. Bij die werkwijze past niet dat in de begroting de reistijd voor alle begrote bezoeken voor 100% ten laste van [Rechthebbende A] worden gebracht.
In dit geval geldt bovendien dat er een scheve verhouding bestaat tussen de uren die worden besteed aan de uitoefening van het eigenlijke mentoraatswerk (12 uur direct en 5 uur indirect) en de reistijd (18 uur). Het is niet in het belang van de rechthebbende dat zijn mentor meer kosten declareert voor reistijd , dan voor de inhoudelijk taakvervulling.
Omdat in het forfaitaire systeem reistijd niet apart wordt gespecificeerd (de te vergoeden uren zijn namelijk niet uitgesplitst naar doel), is deze begrepen in de mentoraatsvergoeding. Het uurtarief dekt mede de kosten van de niet productief te maken reistijd. Hiervan gaat een prikkel uit voor efficiënte tijdsbesteding die van een professional mag worden verwacht.
9. Het in de punten 4 – 8 overwogene brengt mee dat geen plaats is voor een aparte vergoeding voor kilometerkosten. De component kostenvergoeding die in het forfaitaire tarief is opgenomen, wordt geacht voldoende te zijn. Daarmee overweegt de kantonrechter dat het tegenwoordig alleszins gebruikelijk is om zeker op de wat grotere afstand, als het enigszins mogelijk is, openbaar vervoer te gebruiken hetgeen tot lagere totale kosten (de optelsom van tijdsbesteding en reiskosten) kan leiden.
10. De kantonrechter merkt overigens op dat hij bij zijn oordeel mede de omstandigheid heeft betrokken dat verzoekster de begroting ruim heeft opgezet.
Een begroting moet niet ruim zijn , maar gebaseerd op een realistische – liefst toetsbare - inschatting van de benodigde uren.
Een ruime begroting is een vrijbrief om het begrote bedrag uit te geven en dat is niet de bedoeling van het systeem van vooraf begroten en achteraf declareren en – desgevraagd - verantwoording afleggen.
Het belang van de rechthebbende vergt dat het begrotingssysteem voor mentoren mede een prikkel inhoudt voor de mentor om zijn werk op de meeste efficiënte wijze uit te voeren.
Essentieel is ook dat de begroting voor een volgend tijdvak wordt afgezet tegen de declaratie over het afgelopen tijdvak, zodat duidelijk blijkt wat gelijk blijft en wat verandert. Het begrotingssysteem is immers maatwerk, in tegenstelling tot het forfaitaire systeem.
Hieraan doet niet af dat rechthebbende de mentoraatskosten geheel of gedeelte vergoed kan krijgen in de vorm van bijzondere bijstand. In tegendeel, het publieke belang dat publieke gelden op verantwoorde wijze worden besteed, loopt hier parallel met het privé belang van rechthebbende.
11. Het staat verzoekster vrij om, zodra zich een omstandigheid voordoet die aannemelijk maakt dat zij meer uren als mentor zal moeten besteden, een gemotiveerde aanvraag voor een aanvullend budget in te dienen. Daarin kan zij het geschatte aantal extra uren tegen het in punt 7 genoemde uurtarief begroten. Eventuele extra kosten kunnen daarbij gespecificeerd worden begroot.
12. In verband met het voorgaande acht de kantonrechter het van belang dat de mentor na afloop van het kalenderjaar aan hem verantwoording aflegt van de gedeclareerde kosten. De eerste maal zal de mentor worden gevraagd deze verantwoording over 2008 af te leggen voor 1 april 2009.
In de latere kalenderjaren zal de verantwoording telkens voor 1 april over het voorafgaand kalenderjaar worden verwacht.
Beschikking
De kantonrechter
stelt de beloning voor door verzoekster ten behoeve van [Rechthebbende A] in 2009 te verrichten mentoraatswerkzaamheden, inclusief niet nader te specificeren onkosten, vast op € 1.181,50 inclusief BTW;
legt verantwoordingsplicht op, te vervullen op enig jaar voor 1 april, telkens over het voorafgaande kalenderjaar, voor de eerste maal voor 1 april 2009 over het jaar 2008;
wijst het verzoek voor het overige af.
Deze beschikking is gegeven door de kantonrechter mr. P.A. Huidekoper en in het openbaar uitgesproken op 10 december 2008.