Uitspraak
vonnis
RECHTBANK GELDERLAND
Team kanton en handelsrecht
Zittingsplaats Zutphen
zaaknummer / rolnummer: C/05/396208 / HZ ZA 21-385
Vonnis van 8 juni 2022
in de zaak van
de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid
[eiseres],
gevestigd te [vestigingsplaats] ,
eiseres in conventie,
verweerster in reconventie,
advocaat mr. A.W.M. Roozeboom te Schiedam,
tegen
de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid
[gedaagde],
gevestigd te [vestigingsplaats] ,
gedaagde in conventie,
eiseres in reconventie,
advocaat mr. T.L.P. Nguyen te Almere.
Partijen zullen hierna [eiseres] en [gedaagde] genoemd worden.
1.De procedure
1.1.
Het verloop van de procedure blijkt uit:
- het tussenvonnis van 23 maart 2022
- het proces-verbaal van mondelinge behandeling van 13 april 2022.
1.2.
Ten slotte is vonnis bepaald.
2.De feiten
2.1.
[eiseres] drijft een onderneming die zich richt op het produceren en verhandelen van likeuren. [gedaagde] drijft een onderneming die zich bezighoudt met de organisatie en uitvoering van evenementen (ook: events).
2.2.
[gedaagde] heeft tot tevredenheid van [eiseres] vanaf medio 2017 een aantal evenementen van [eiseres] verzorgd.
2.3.
In 2020 bestond [eiseres] 325 jaar. Zij wilde dit vieren met een groot tweedaags evenement, georganiseerd door [gedaagde] .
2.4.
Op 17 december 2019 hebben partijen daartoe een overeenkomst getiteld ‘Event Partnership’ (hierna: de overeenkomst) getekend. Namens [eiseres] heeft [medewerker eiseres] (hierna: [medewerker eiseres] ) de overeenkomst ondertekend. In de overeenkomst is, voor zover hier van belang, het volgende bepaald:
“
(...) [gedaagde] organiseert voor [eiseres] een tweedaags evenement ter gelegenheid van haar 325-jarig bestaan. Het evenement zal plaatsvinden op zondag 21 en maandag 22 juni 2020. (...)
(...) [gedaagde] organiseert voor [eiseres] een tweedaags evenement ter gelegenheid van haar 325-jarig bestaan. Het evenement zal plaatsvinden op zondag 21 en maandag 22 juni 2020. (...)
Datum: 21 juni 2020
Locatie: Rotterdam
Aantal gasten: circa 250 gasten
(...)
Datum: 22 juni 2020
Locatie: Rotterdam
Aantal gasten: circa 400 gasten
(...)
Het inhoudelijke programma zal in de periode van januari tot en [met] maart 2020 verder worden vormgegeven door [gedaagde] , in samenspraak met [eiseres] . (...)
BUDGET
De begroting van het evenement ziet er op hoofdlijnen als volgt uit:
ITEM BUDGET
Venue 20.000,00
Aankleding & staff 50.000,00
Catering 52.000,00
Entertainment 35.000,00
Go Dutch 15.000,00
Transfers 15.000,00
Big Bang 45.000,00
Onvoorzien 10.000,00
Hotelkamers 35.000,00
Agency fee 20.000,00
Totaal 297.000,00
(…)
De organisatie van het evenement zal door [gedaagde] worden uitgevoerd tegen een fee van € 20.000,--. Dit bedrag is inclusief concept en programma ontwikkeling, voorbereiding, coördinatie en begeleiding tijdens de uitvoering van het evenement zelf. (...)
Het budget wordt aan [eiseres] in drie termijnen gefactureerd, waarbij de betalingstermijnen worden gehanteerd volgens de algemene voorwaarden:
- 25% van het budget bij aanvang van de werkzaamheden (01-01-2020);
- 60% van het budget bij het definitief worden van het programma;
- 15% van het budget zes weken voor aanvang van het evenement.
(...)
Op al onze evenementen zijn de algemene voorwaarden van [gedaagde] van toepassing.
(...)”
2.5.
De algemene voorwaarden van [gedaagde] luiden, voor zover relevant, als volgt:
“
6.3 Het recht van opdrachtgever om zijn vorderingen op opdrachtnemer te verrekenen is uitdrukkelijk uitgesloten, tenzij opdrachtnemer in staat van faillissement geraakt. De volledige vordering tot betaling is onmiddellijk opeisbaar indien:
6.3 Het recht van opdrachtgever om zijn vorderingen op opdrachtnemer te verrekenen is uitdrukkelijk uitgesloten, tenzij opdrachtnemer in staat van faillissement geraakt. De volledige vordering tot betaling is onmiddellijk opeisbaar indien:
- een betalingstermijn is overschreden
- (...)
7.1
Opdrachtnemer heeft het recht de overeengekomen werkzaamheden en bijbehorende verplichtingen op te schorten indien hij door omstandigheden, welke buiten zijn invloedsfeer liggen of waarvan hij bij het sluiten van de overeenkomst niet op de hoogte was of kon zijn, tijdelijk verhinderd is zijn verplichtingen na te komen.
(...)
7.3
Indien de nakoming blijvend onmogelijk wordt kan de overeenkomst worden ontbonden voor dat deel dat nog niet is nagekomen. Opdrachtgever heeft in dat geval geen recht op vergoeding van de ten gevolge van de ontbinding geleden schade.
(...)
9.1
Indien opdrachtgever niet, niet behoorlijk of niet tijdig aan enige verplichting, uit de met opdrachtnemer gesloten overeenkomst voldoet (...), is opdrachtnemer gerechtigd de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, dan wel de (verdere) uitvoering van de overeenkomst op te schorten. Opdrachtnemer is in die gevallen voorts gerechtigd onmiddellijke voldoening van het haar toekomende te vorderen.
(...)
10.1
In geval van uitstel of annulering door de opdrachtgever wordt het volgende tarief in rekening gebracht:
In geval van uitstel of annulering in de periode liggend tussen de 12 en 9 maanden voor het aanvangsmoment, minimaal 10% van de volledige opdrachtsom;
In geval van uitstel of annulering in de periode liggend tussen de 9 en 6 maanden voor het aanvangsmoment, minimaal 25% van de volledige opdrachtsom;
In geval van uitstel of annulering in de periode liggend tussen de 6 en 3 maanden voor het aanvangsmoment, minimaal 50% van de volledige opdrachtsom;
In geval van uitstel of annulering in de periode liggend tussen de 3 en 2 maanden voor het aanvangsmoment, minimaal 75% van de volledige opdrachtsom;
In geval van uitstel of annulering in de periode liggend tussen de 2 maanden voor het aanvangsmoment en het aanvangsmoment zelf, 100% van de volledige opdrachtsom;
(...)”
2.6.
In een ten behoeve van het 325-event door [gedaagde] opgesteld draaiboek staat, op pagina 20 van 31, onder ‘Budget’ vermeld dat het totale budget voor het tweedaagse evenement € 308.000,00 is. Ten opzichte van het in de overeenkomst genoemde budget is de post Hotel(kamers) met € 11.000,00 gestegen.
2.7.
[eiseres] heeft een op 1 januari 2020 gedateerde factuur van [gedaagde] ad € 89.842,50 (inclusief btw) op 6 februari 2020 voldaan. Als omschrijving staat vermeld “25% van het budget van € 297.000,- bij aanvang project”.
2.8.
Op 16 maart 2020 werden de door de overheid afgekondigde maatregelen ter bestrijding van het Coronavirus van kracht.
2.9.
Een oorspronkelijk op 19 mei 2020 door partijen gepland Roku (gin) evenement is verplaatst naar en uitgevoerd op 28 of 29 oktober 2021. Het budget voor dit evenement was € 35.000,00.
2.10.
Op 8 september 2020 draagt [medewerker eiseres] vanwege zijn vertrek bij [eiseres] het 325-event over aan twee collega’s van [eiseres] . De volgende dag schrijft [eiseres] intern in een e-mail, met [gedaagde] in de CC, onder andere het volgende:
“
(...) Ik heb vanmorgen een call gehad met [ [gedaagde] ]. Om even bij te praten m.b.t. 325 event. Onze conclusie was uiteraard dat er geen zinnig woord over te zeggen is op dit moment of er iets mogelijk gaat zijn qua event, dus we spraken af contact te houden.
(...) Ik heb vanmorgen een call gehad met [ [gedaagde] ]. Om even bij te praten m.b.t. 325 event. Onze conclusie was uiteraard dat er geen zinnig woord over te zeggen is op dit moment of er iets mogelijk gaat zijn qua event, dus we spraken af contact te houden.
(...) Ik koppel jullie hierbij ook graag aan elkaar, omdat jij overall projectleider 325 bent en we nog niet besloten hebben wie [ [medewerker eiseres] ] zijn rol gaat overnemen. (...)”
2.11.
Met als onderwerp ‘ [eiseres] 325’ hebben partijen in november 2020 opnieuw
e-mail- en Zoom-contact. Het initiatief daartoe komt van [gedaagde] . Zij schrijft in haar e-mail van 6 november 2020 aan [eiseres] onder andere “Heb je tijd om samen even te bellen? We hadden met [ [medewerker eiseres] ] afgesproken dat we in deze tijd contact zouden hebben voor een update.”
e-mail- en Zoom-contact. Het initiatief daartoe komt van [gedaagde] . Zij schrijft in haar e-mail van 6 november 2020 aan [eiseres] onder andere “Heb je tijd om samen even te bellen? We hadden met [ [medewerker eiseres] ] afgesproken dat we in deze tijd contact zouden hebben voor een update.”
2.12.
In een interne e-mail van [eiseres] van 3 mei 2021 staat het volgende opgenomen:
“
(...) Ik heb [medewerker gedaagde] van [gedaagde] gesproken en er zijn inderdaad wel een aantal commitments gedaan/kosten gemaakt. Hij gaat de facturen en uren erbij zoeken om een totaal beeld te krijgen en laat dit ons weten.
(...) Ik heb [medewerker gedaagde] van [gedaagde] gesproken en er zijn inderdaad wel een aantal commitments gedaan/kosten gemaakt. Hij gaat de facturen en uren erbij zoeken om een totaal beeld te krijgen en laat dit ons weten.
Ik heb jullie ook beide gemaild om dit te bevestigen en zodat jullie een afspraak kunnen plannen om een mogelijk Company event te bespreken. (...)
Bijgevoegd ook het contract dat destijds is gemaakt. (...)”
2.13.
Op 11 mei 2021 vindt er een bijeenkomst plaats tussen partijen.
2.14.
Vervolgens stuurt [gedaagde] aan [eiseres] op 21 mei 2021 een e-mail waarin zij onder andere schrijft dat zij “bijna alle informatie compleet [heeft] voor de [eiseres] Company Conference op 18 juni.” [gedaagde] kondigt in de e-mail aan de totale offerte het einde van de dag en anders dinsdag na Pinksteren te kunnen toesturen.
2.15.
In reactie hierop stuurt [eiseres] op 26 mei 2021 een e-mail aan [gedaagde] waarin zij, na (intern) overleg met de CEO van [eiseres] , suggereert om het evenement van 18 juni 2021 te houden op eigen locaties in Middelharnis en Schiedam. In deze e-mail vraagt [eiseres] aan [gedaagde] :
“
Wat zouden de kosten daarvoor zijn? Dus eigenlijk alleen basic goede schermen en geluid faciliteren en stoelen huren voor Schiedam. Doen we verder dan niks. En dan wel op 10 september het diner voor 250 personen ongeveer. (...)”
Wat zouden de kosten daarvoor zijn? Dus eigenlijk alleen basic goede schermen en geluid faciliteren en stoelen huren voor Schiedam. Doen we verder dan niks. En dan wel op 10 september het diner voor 250 personen ongeveer. (...)”
2.16.
Op verzoek van [eiseres] heeft [gedaagde] per e-mail van 7 juni 2021 een eerste aanzet van een mogelijk tijdschema en bijbehorend kostenoverzicht (€ 11.016,00) voor de [eiseres] Company Conference op 18 juni 2021 aan [eiseres] verstuurd.
2.17.
Op 18 juni 2021 heeft er een [eiseres] business update (hiervoor ook wel aangeduid als company conference, hierna: de business update) plaatsgevonden, een evenement mede verzorgd door [gedaagde] . Hierbij werden ’s ochtends in Middelharnis 40 gasten welkom geheten en ’s middags in Schiedam 60 gasten.
2.18.
Op 21 juni 2021 plannen partijen een (online) vervolgafspraak op 28 juni 2021 ter bespreking van het op 10 september 2021 geplande diner “en de financiële stand van zaken”.
2.19.
In een e-mail van 28 juni 2021 vraagt [eiseres] aan [gedaagde] ter voorbereiding op de bespreking van later die dag om een financieel overzicht van de stand van zaken. Namens [eiseres] worden in diezelfde e-mail de volgende vragen gesteld:
“
(...) Wat hebben wij betaald?
(...) Wat hebben wij betaald?
Wat is er al uitgegeven?
Wat staat er nog uit qua commitments?”
2.20.
Een ter voorbereiding op die bespreking door [gedaagde] gemaakte PowerPoint-presentatie met betrekking tot een op 10 september 2021 gepland ‘325 years anniversary dinner’ voor 250 gasten, vermeldt een budget van € 105.655,00. Uit de volgende slide (‘Balans 325’) volgt dat daarvan nog € 65.047,50 gefactureerd zal worden aan [eiseres] , gelet op de aanbetaling van € 74.350,00, de door [eiseres] coulancehalve toegezegde fee-betaling van € 20.000,00, de € 11.596,50 aan kosten voor de [business update] en een bedrag van € 2.045,00 aan operationele kosten.
2.21.
Op 28 juni 2021 heeft een telefonische/online bespreking plaatsgevonden tussen partijen, waarbij de CEO van [eiseres] het geplande diner op 10 september 2021 heeft geannuleerd.
2.22.
Na afloop heeft [gedaagde] per e-mail aan [eiseres] onder meer geschreven dat partijen tot haar spijt “met elkaar in een discussie terecht [zijn] gekomen die we juist hebben willen voorkomen”. Partijen plannen een vervolgafspraak op 8 juli 2021.
2.23.
Na afloop van die bespreking op 8 juli 2021 heeft [gedaagde] per e-mail aan [eiseres] verzocht om, ter voorkoming van misverstanden, de uitgangspunten kort per e-mail toe te lichten. Daarop is namens [eiseres] diezelfde dag gereageerd dat in het gesprek van die ochtend zij haar standpunt voldoende duidelijk heeft toegelicht.
2.24.
[gedaagde] heeft in een e-mail van 14 juli 2021, voor zover van belang, het volgende aan [eiseres] geschreven:
“
(...) om onduidelijkheden en misverstanden te voorkomen ontvangen wij graag per email jullie standpunt omtrent de situatie rondom het [eiseres] 325 evenement.
(...) om onduidelijkheden en misverstanden te voorkomen ontvangen wij graag per email jullie standpunt omtrent de situatie rondom het [eiseres] 325 evenement.
Het originele [eiseres] 325 evenement van 21 & 22 juni 2022 zou worden verplaatst naar een moment na Covid-19.
Eind mei 2021 hebben we elkaar gesproken en hebben jullie de opdracht gegeven het evenement in een light versie te organiseren op 10 september.
Met die opdracht zijn we aan de slag gegaan met de betrokken partijen.
Als de situatie nu veranderd is en jullie gemaakte afspraken zouden willen aanpassen, dan hebben we graag duidelijk en concreet waar we dan over praten. (...)”
2.25.
In reactie hierop heeft [eiseres] bij monde van haar CEO in een e-mail van 28 juli 2021 het volgende aan [gedaagde] laten weten:
“
(...) We hebben je alle redenen nu meermaals toegelicht, dus het lijkt me niet zinvol dat nog een derde keer te doen.
(...) We hebben je alle redenen nu meermaals toegelicht, dus het lijkt me niet zinvol dat nog een derde keer te doen.
In essentie hebben we 74250 Euro Ex BTW aanbetaald voor een event rond ons 325 jarig bestaan wat door Covid geen doorgang heeft kunnen vinden.
Hoewel jullie uiteindelijk het gehele event niet georganiseerd hebben , hebben we jullie -met voorbehoud van alle rechten- aangeboden om uit coulance 20000 Euro ex BTW te betalen als compensatie voor gemaakte uren en ter compensatie van het door overmacht vervallen van het event.
Daarnaast hebben we jullie-eveneens uit coulance en ter compensatie- de organisatie van onze business update op 18 juli laten verzorgen voor een bedrag van 11016 Euro Ex BTW.
Dat betekent dat we nu netto/netto nog 43234 Euro ex BTW teveel vooruit hebben betaald.
Zoals eerder gemeld willen we dat bedrag teruggestort krijgen.
(...)
Voor de goede orde wil ik je er op wijzen dat wij ons aanbod om uit coulance jullie 20000 Euro te betalen terugtrekken als het bedrag van 43234 Euro ex BTW niet binnen 8 dagen op onze rekening staat.
In dat geval zullen we ons helaas ook genoodzaakt zien de zaak uit handen te geven , wettelijke rente te gaan berekenen en alle eventueel voortvloeiende kosten om ons geld terug te ontvangen op jullie verhalen. (...)”
2.26.
Bij brief van haar advocaat van 17 augustus 2021 heeft [eiseres] de overeenkomst ontbonden en [gedaagde] gesommeerd tot terugbetaling van € 89.842,50.
3.De vordering in conventie
3.1.
[eiseres] vordert dat de rechtbank bij vonnis, voor zover mogelijk uitvoerbaar bij voorraad,
[gedaagde] zal veroordelen om aan [eiseres] te betalen het bedrag van € 89.842,50, te vermeerderen met de wettelijke rente daarover vanaf datum dagvaarding,
[gedaagde] zal veroordelen tot betaling van buitengerechtelijke kosten zoals onder randnummer 36 van de dagvaarding genoemd,
[gedaagde] zal veroordelen in de proceskosten alsmede de nakosten ad € 131,00, althans € 199,00 indien betekening van het vonnis dient plaats te vinden, vermeerderd met de wettelijke rente over de proces- en nakosten - vanaf de vijftiende dag - indien deze niet uiterlijk op de veertiende dag na het te wijzen vonnis zijn voldaan.
3.2.
[eiseres] legt, tegen de achtergrond van de vaststaande feiten, het volgende aan haar vorderingen ten grondslag.
Primair is de overeenkomst op 17 augustus 2021 door [eiseres] buitengerechtelijk ontbonden. Bij wijze van nakoming van de daardoor ontstane ongedaanmakingsverbintenis dient [gedaagde] € 89.842,50 aan [eiseres] terug te betalen.
Subsidiair zijn de verbintenissen tussen partijen met terugwerkende kracht komen te vervallen op grond van artikel 6:258 BW. Het door [eiseres] betaalde bedrag heeft dan ook te gelden als onverschuldigd betaald en dient door [gedaagde] te worden terugbetaald. De kosten voor de business update heeft [eiseres] voldaan middels verrekening.
Meer subsidiair heeft te gelden dat sprake is geweest van overmacht. In verband met de pandemie was het niet mogelijk het geplande evenement uit te voeren. Door de uitvoering van de business update (2.17) is sprake geweest van een gedeeltelijke/beperkte uitvoering van het evenement. Het moet voor [gedaagde] duidelijk zijn dat zij het restantbedrag van de aanbetaling aan [eiseres] had moeten terugbetalen.
4.Het verweer in conventie
4.1.
[gedaagde] concludeert dat de rechtbank bij vonnis, uitvoerbaar bij voorraad, [eiseres] niet-ontvankelijk zal verklaren in haar vorderingen, althans deze vorderingen zal afwijzen, met veroordeling van [eiseres] in de proceskosten, met bepaling dat [eiseres] de wettelijke rente over de proceskosten verschuldigd is vanaf acht dagen na dagtekening van het in dezen te wijzen vonnis, en te vermeerderen met de nakosten.
4.2.
Op het verweer van [gedaagde] zal hierna worden ingegaan.
5.De vordering in reconventie
5.1.
[gedaagde] vordert dat de rechtbank bij vonnis, uitvoerbaar bij voorraad,
voor recht zal verklaren dat [eiseres] zich niet aan haar verplichting conform artikel 7:408 BW heeft gehouden,
voor recht zal verklaren dat [eiseres] op 28 juni 2021 de opdracht van 17 december 2019 heeft geannuleerd,
[eiseres] zal veroordelen om binnen twee weken na [datum eis in reconventie] uitvoering te geven aan de overeengekomen overeenkomst en de van toepassing zijnde algemene voorwaarden, meer in het bijzonder het bepaalde in artikel 10.1 sub d daarvan, met voldoening van alle in deze overeengekomen voorwaarden in zijn algemeenheid en meer specifiek betaling van de overeengekomen annuleringskosten ad € 156.500,00 exclusief btw (€ 308.000,00 - € 74.500,00), op straffe van verbeurte van een dwangsom ad € 20.000,00 voor iedere dag dat [eiseres] niet [aan] deze veroordeling voldoet, tot een maximum van € 350.000,00 is bereikt,
[eiseres] zal veroordelen om binnen twee weken na [datum eis in reconventie] uitvoering te geven aan de betaling van de aan [gedaagde] verschuldigde kosten voor het event van [18] juni 2021, te weten € 11.016,00 exclusief btw,
[eiseres] zal veroordelen in de proceskosten met bepaling dat [eiseres] de wettelijke rente over de proceskosten verschuldigd is vanaf acht dagen na dagtekening van het in dezen te wijzen vonnis, en te vermeerderen met de nakosten.
5.2.
[gedaagde] legt, tegen de achtergrond van de vaststaande feiten, aan haar vorderingen nakoming door [eiseres] van de algemene voorwaarden ten grondslag. Door de annulering op 28 juni 2021 dienen partij met elkaar af te rekenen conform de annuleringsregeling (artikel 10.1 algemene voorwaarden). Daarnaast dient [eiseres] de kosten gemoeid met de business update te voldoen.
6.Het verweer in reconventie
6.1.
[eiseres] concludeert dat de rechtbank bij vonnis, voor zover mogelijk uitvoerbaar bij voorraad, [gedaagde] niet-ontvankelijk zal verklaren in haar vorderingen, dan wel deze vorderingen zal afwijzen, dan wel zal matigen overeenkomstig een door de rechtbank te vermenen bedrag (al dan niet inclusief verrekening), met veroordeling van [gedaagde] in de proceskosten, te vermeerderen met de nakosten van € 157,00 zonder betekening in conventie dan wel € 246,00 zonder betekening in conventie en reconventie tezamen, verhoogd met € 82,00 in geval van betekening, te voldoen binnen veertien dagen na dagtekening van het vonnis, te vermeerderen met de wettelijke (handels)rente over de (na)kosten, tot aan de dag der algehele voldoening.
6.2.
Op het verweer van [eiseres] zal hierna worden ingegaan.
7.De beoordeling
in conventie en in reconventie
7.1.
Partijen hebben met betrekking tot een oorspronkelijk op 21 en 22 juni 2020 gepland evenement ter ere van het 325-jarig bestaan van [eiseres] een overeenkomst van opdracht gesloten. Uitvoering van het evenement op de beoogde datums heeft niet plaatsgevonden vanwege de maatregelen die destijds golden ter bestrijding van de Coronapandemie. In deze zaak staat de vraag centraal tot welke verplichtingen over en weer partijen (nog) gehouden zijn, onder meer na de gemaakte afspraken in mei en juni 2021 (2.12 tot en met 2.16, 2.18 en 2.20) en de onder 2.21 genoemde annulering bij monde van de CEO van [eiseres] .
7.2.
De rechtbank constateert dat [gedaagde] in haar conclusie van antwoord tegenstrijdige, althans elkaar uitsluitende, standpunten heeft ingenomen over de status van het oorspronkelijke 325-event, waarop de overeenkomst (2.4) ziet.
7.2.1.
Enerzijds heeft [gedaagde] gesteld dat partijen - in elk geval tot 28 juni 2021 - beoogden een alternatieve (aanvangs)datum voor het 325-event te plannen, net als bijvoorbeeld het geval is geweest ten aanzien van het Roku (gin) evenement (2.9). Verplaatsing aldus van het 325-event, een tweedaags evenement voor in totaal 650 gasten met de overige overeengekomen bijzonderheden (internationaal karakter, optredens, entertainment, etc.) als opgenomen in de overeenkomst.
7.2.2.
Anderzijds heeft [gedaagde] gesteld dat partijen vanwege de aanhoudende Coronabeperkingen in mei 2021 zijn overeengekomen dat het 325-event zou worden gesplitst in (1) de business update van 18 juni 2021 en (2) het op 10 september 2021 geplande diner voor 250 personen. Ter zitting heeft [gedaagde] desgevraagd verklaard dat die twee laatstgenoemde evenementen tezamen een budget vertegenwoordigden van (in eerste instantie éénderde van het oorspronkelijk overeengekomen budget van € 308.000,00, maar later geconcretiseerd tot) een bedrag van € 118.000,00. Daarbij heeft [gedaagde] kennelijk het oog gehad op de som van de in 2.16 en 2.20 genoemde budgetten (€ 11.016,00 + € 105.655,00), die overigens optellen tot een iets lager bedrag, namelijk € 116.671,00.
7.3.
Ter zitting is duidelijk geworden dat [gedaagde] het tweede standpunt (7.2.2) - splitsing van het 325-event in de business update en het diner in september 2021 - tot het hare maakt. [gedaagde] heeft niet langer volgehouden dat partijen vanaf maart 2020 tot eind juni 2021 bezig zijn geweest een alternatieve (aanvangs)datum voor het - volledige, oorspronkelijke - 325-event te plannen.
7.4.
[eiseres] , op haar beurt, is zelfs tot op de zitting, voor twee ankers blijven liggen: zij heeft de door [gedaagde] gemotiveerd gestelde splitsing van het 325-event betwist, maar spreekt in haar dagvaarding (randnr. 8) wel degelijk over “regelmatig contact [tussen partijen] (...) over alternatieven in afgeslankte vorm”. Wat daar ook van zij, [gedaagde] heeft naar het oordeel van de rechtbank voldoende concreet en onderbouwd gesteld dat partijen inderdaad in mei 2021 zijn overeengekomen het 325-event - en naar de rechtbank begrijpt, althans zal aannemen: de daarmee over en weer gemoeide verplichtingen - te splitsen in de business update en het diner in september 2021. Daarvoor is met name de correspondentie en besprekingen als hiervoor weergegeven (2.12 tot en met 2.16, 2.18 en 2.20) redengevend. De enkele, niet gemotiveerde betwisting van [eiseres] doet hier niet aan af.
7.5.
Voorts heeft te gelden dat de business update conform afspraken heeft plaatsgevonden, maar het diner in september 2021 niet. Dat laatste komt omdat [eiseres] op 28 juni 2021, in een telefonisch/online onderhoud met [gedaagde] , dat evenement heeft geannuleerd (2.21).
7.6.
Daarmee is naar het oordeel van de rechtbank een einde gekomen aan de overeenkomst tussen partijen. Dat betekent dat aan de door [eiseres] op 17 augustus 2021 ingeroepen buitengerechtelijke ontbinding (2.26) geen betekenis toekomt. Een reeds beëindigde overeenkomst kan immers niet meer worden ontbonden.
7.7.
Tegen de achtergrond van het voorgaande zal de rechtbank hierna de vorderingen in conventie en reconventie beoordelen.
in conventie
7.8.
[eiseres] heeft haar vordering onder 1 primair gebaseerd op de door haar ingeroepen buitengerechtelijke ontbinding van de overeenkomst. Daarvan is geen sprake, zoals hiervoor in 7.6 is geoordeeld, zodat de vordering op deze grondslag niet toewijsbaar is.
7.9.
Subsidiair heeft [eiseres] die vordering gebaseerd op de stelling dat de verbintenissen tussen partijen met terugwerkende kracht zijn komen te vervallen op grond van artikel 6:258 BW. Een op dat artikel gegronde vordering, waarbij de rechter de gevolgen van een overeenkomst (met terugwerkende kracht) kan wijzigen of deze geheel of gedeeltelijk kan ontbinden op grond van onvoorziene omstandigheden, is echter door geen van partijen aan de rechtbank voorgelegd. Een dergelijke wijziging of ontbinding kan dan ook niet worden uitgesproken. Van (als gevolg van wijziging of ontbinding in vorenbedoelde zin) onverschuldigde betaling is dus evenmin sprake, zodat ook op deze grondslag de vordering van [eiseres] niet toewijsbaar is.
7.10.
Meer subsidiair heeft [eiseres] een beroep gedaan op overmacht. Door de Coronapandemie was het niet mogelijk om het 325-event als gepland uit te voeren. De overeenkomst is wel gedeeltelijk nagekomen, namelijk voor wat betreft de business update. Het had voor [gedaagde] duidelijk moeten zijn dat zij het restantbedrag van de aanbetaling aan [eiseres] had moeten terugbetalen.
7.11.
Voor zover [eiseres] met haar beroep op overmacht het oog heeft op toepassing van artikel 6:75 BW, kan dat niet dienen als grondslag van haar vordering. Dat het voor [gedaagde] duidelijk moest zijn dat zij [eiseres] enig bedrag moest terugbetalen, is door [gedaagde] gemotiveerd bestreden en dat betoog is door de rechtbank gevolgd (7.4): partijen zijn overeengekomen dat het 325-event werd gesplitst. Dat had tot gevolg dat partijen niet enkel gehouden waren de verplichtingen met betrekking tot de business update over en weer na te komen, maar ook met betrekking tot het in september 2021 geplande diner (budget € 105.655,00). Van terugbetaling op voorhand (van een restant) van het aanbetaalde bedrag van € 89.842,50 is dan ook geen sprake.
7.12.
Eerst na de beoordeling van de vorderingen in reconventie zal kunnen worden beslist of [eiseres] recht heeft op terugbetaling (van een deel) van de aanbetaling.
in reconventie
7.13.
Artikel 7:408 lid 1 BW bepaalt dat de opdrachtgever te allen tijde de overeenkomst kan opzeggen. In artikel 7:411 BW is voorts bepaald op welke wijze er moet worden afgerekend indien de overeenkomst voortijdig eindigt.
7.14.
De hiervoor genoemde wetsbepalingen zijn, ten aanzien van [eiseres] als opdrachtgever, van regelend recht. Partijen hebben van deze bepalingen bij overeenkomst afgeweken door het van toepassing verklaren van de algemene voorwaarden (2.5) van [gedaagde] . Hierin is in artikel 10.1 een annuleringsregeling opgenomen, die (onder D) bepaalt dat [gedaagde] in geval van uitstel of annulering in de periode liggend tussen de 3 en 2 maanden voor het aanvangsmoment, minimaal 75% van de volledige opdrachtsom in rekening brengt.
7.15.
[eiseres] heeft de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden op meerdere gronden betwist.
7.15.1.
Zij heeft ten eerste gesteld dat de overeenkomst is ondertekend door [medewerker eiseres] en dat hij niet tekenbevoegd was, zodat (ook) de algemene voorwaarden niet van toepassing zijn. [eiseres] heeft deze stelling echter in het geheel niet onderbouwd, zodat deze - mede in het licht van de gemotiveerde betwisting door [gedaagde] - niet kan leiden tot het kennelijk door [eiseres] beoogde rechtsgevolg, namelijk dat [eiseres] niet aan de overeenkomst - en dus ook niet aan de algemene voorwaarden - gebonden is. Dat [eiseres] , ten tweede, zelf niet beschikte over aan ondertekende versie van de overeenkomst kan evenmin leiden tot het kennelijk door [eiseres] beoogde rechtsgevolg.
7.15.2.
[eiseres] heeft ten derde een beroep gedaan op de eisen van redelijkheid en billijkheid. Die zouden aan toepasselijkheid van de algemene voorwaarden in de weg staan. Primair op grond van artikel 6:2 BW en subsidiair op grond van de aanvullende werking van de redelijkheid en billijkheid, aldus [eiseres] .
De enkele, algemene verwijzing naar de Coronapandemie en de ter beteugeling daarvan geldende maatregelen, die op beide partijen - respectievelijk actief in (de toelevering van) de nachthoreca en de evenementenbranche - enorme impact hebben gehad, is onvoldoende om op grond van (zo begrijpt de rechtbank) lid 2 van artikel 6:2 BW de algemene voorwaarden niet van toepassing te verklaren. De aanvullende werking van de redelijkheid en billijkheid (artikel 6:248 lid 1 BW) biedt evenmin een grondslag voor het door [eiseres] beoogde rechtsgevolg. Voor zover [eiseres] een beroep heeft willen doen op lid 2 van genoemd artikel, de beperkende werking van de redelijkheid en billijkheid, heeft te gelden hetgeen hiervoor is overwogen en beslist met betrekking tot artikel 6:2 lid 2 BW.
7.15.3.
Dat artikel 10.1 van de algemene voorwaarden niet van toepassing is op de rechtsverhouding tussen partijen nu daarin wordt gesproken over ‘opdrachtsom’, terwijl partijen in hun stukken spreken over ‘budget’, zoals [eiseres] heeft betoogd, wordt door de rechtbank evenmin gevolgd. [eiseres] heeft niet concreet, laat staan onderbouwd gesteld dat die enkele woordkeuze de door haar bepleite gevolgen moet hebben. Met name valt niet in te zien waarom de term ‘opdrachtsom’ (in de algemene voorwaarden) een andere betekenis heeft dan de term ‘budget’ (in de overeenkomst), nu dat budget - blijkens de overeenkomst (2.4) - in drie termijnen aan [eiseres] zal worden gefactureerd
7.16.
De slotsom is dan ook dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn op de overeenkomst. [gedaagde] heeft haar vordering onder 3 op nakoming van de in die algemene voorwaarden opgenomen annuleringsregeling (artikel 10.1) gebaseerd. Daarmee maakt [gedaagde] , anders dan [eiseres] heeft betoogd, geen misbruik van recht. [gedaagde] beroept zich als reactie op de annulering zijdens [eiseres] immers op een haar contractueel toekomende bevoegdheid om in die situatie een annuleringsvergoeding te krijgen. [eiseres] heeft haar beroep op misbruik van recht gemotiveerd met verwijzing naar de voorbereidingen/werkzaamheden met betrekking tot het oorspronkelijke, volledige 325-event. Dat is gelet op het voorgaande onjuist. Aan [gedaagde] komt in de gegeven omstandigheden het recht toe nakoming te vorderen van de annuleringsregeling.
7.17.
In artikel 10.1 onder D) van de algemene voorwaarden is bepaald dat in geval van uitstel of annulering door de opdrachtgever in de periode liggend tussen de 3 en 2 maanden voor het aanvangsmoment, minimaal 75% van de volledige opdrachtsom in rekening wordt gebracht.
[gedaagde] heeft met het oog op de toepassing van dit artikel gesteld dat als opdrachtsom heeft te gelden de
oorspronkelijkovereengekomen (nadien verhoogde) som van € 308.000,00. Daarmee ziet zij echter over het hoofd dat partijen, zoals hiervoor (7.4) geoordeeld, in mei 2021 zijn overeengekomen het 325-event - en de daarmee over en weer gemoeide verplichtingen - te splitsen in de business update en het diner in september 2021. Deze wijziging van de overeenkomst heeft onder andere tot gevolg dat de opdrachtsom is verlaagd van € 308.000,00 naar € 116.671,00 (7.2.2). De stelling van [gedaagde] , ter zitting, dat zij enkel
van plan wasovereen te komen de opdrachtsom op deze wijze te beperken, maar dat zij daartoe
nietis overgegaan toen eind juni 2021 duidelijk werd dat [eiseres] de gehele samenwerking verbrak, leidt niet tot een ander oordeel. [eiseres] heeft immers uit de gang van zaken als eerder aangehaald (2.12 tot en met 2.16, 2.18 en 2.20) mogen afleiden dat partijen in die periode - voorafgaand aan 28 juni 2021 aldus - reeds waren overeengekomen dat het 325-event werd gesplitst in de business update en het diner in september 2021 én dat om die reden de opdrachtsom naar rato naar beneden werd bijgesteld.
oorspronkelijkovereengekomen (nadien verhoogde) som van € 308.000,00. Daarmee ziet zij echter over het hoofd dat partijen, zoals hiervoor (7.4) geoordeeld, in mei 2021 zijn overeengekomen het 325-event - en de daarmee over en weer gemoeide verplichtingen - te splitsen in de business update en het diner in september 2021. Deze wijziging van de overeenkomst heeft onder andere tot gevolg dat de opdrachtsom is verlaagd van € 308.000,00 naar € 116.671,00 (7.2.2). De stelling van [gedaagde] , ter zitting, dat zij enkel
van plan wasovereen te komen de opdrachtsom op deze wijze te beperken, maar dat zij daartoe
nietis overgegaan toen eind juni 2021 duidelijk werd dat [eiseres] de gehele samenwerking verbrak, leidt niet tot een ander oordeel. [eiseres] heeft immers uit de gang van zaken als eerder aangehaald (2.12 tot en met 2.16, 2.18 en 2.20) mogen afleiden dat partijen in die periode - voorafgaand aan 28 juni 2021 aldus - reeds waren overeengekomen dat het 325-event werd gesplitst in de business update en het diner in september 2021 én dat om die reden de opdrachtsom naar rato naar beneden werd bijgesteld.
7.18.
Bij toepassing van artikel 10.1 van de algemene voorwaarden zal de rechtbank (tegen de achtergrond dat het meerdere het mindere omvat) ervan uitgaan dat de annulering van 28 juni 2021 enkel zag op het in september van dat jaar geplande diner voor 250 gasten. Het is ook feitelijk dat evenement dat [eiseres] bij monde van haar CEO heeft geannuleerd in de bespreking - waarop bedoeld evenement op de agenda stond - op 28 juni 2021. De opdrachtsom die daarmee gemoeid was, bedroeg € 105.655,00, zodat [eiseres] in beginsel 75% daarvan, € 79.241,25, aan [gedaagde] verschuldigd is. De datum van 28 juni 2021 ligt immers tussen de 3 en 2 maanden voor het aanvangsmoment van het geplande diner op 10 september 2021.
7.19.
[eiseres] heeft echter een beroep op matiging van die bedongen boete gedaan. Zij heeft in dat kader aangevoerd dat de Coronamaatregelen niet enkel op [gedaagde] , maar zeker ook op [eiseres] een flinke impact hebben gehad. Voor [eiseres] was die impact voornamelijk gelegen in de sluiting van de (nacht)horeca. [eiseres] heeft noodgedwongen, als gevolg van de Coronapandemie, een forse reorganisatie moeten doorvoeren, waarbij ontslag is aangevraagd voor vijf werknemers en voorts sprake was van inkrimping van het dienstverband van een aantal oudere werknemers. [eiseres] heeft zich zeer redelijk opgesteld naar [gedaagde] , door mee na te denken over een lightversie van het 325-event en door zich uit te spreken over het bestendigen van de relatie in de toekomst. [gedaagde] zal buitenproportioneel profiteren van de ontstane situatie als de rechtbank het door haar gevorderde bedrag toewijst. [gedaagde] komt dan immers in een veel betere financiële positie te verkeren dan bij het wel doorgaan van het 325-event het geval zou zijn geweest. [gedaagde] heeft immers slechts beperkte kosten gemaakt in de voorbereiding daarvan, aldus nog steeds [eiseres] .
7.20.
[gedaagde] heeft in reactie op het matigingsverweer ter zitting verklaard vast te houden aan de gemaakte afspraken en geen reden te zien om tot matiging over te gaan.
7.21.
Ingevolge artikel 6:94 lid 1 BW kan de rechter op verlangen van de schuldenaar, indien de billijkheid dit klaarblijkelijk eist, de bedongen boete matigen, met dien verstande dat hij de schuldeiser ter zake van de tekortkoming niet minder kan toekennen dan de schadevergoeding op grond van de wet. De in deze bepaling opgenomen maatstaf dat voor matiging slechts reden kan zijn indien de billijkheid dit klaarblijkelijk eist, brengt mee dat de rechter pas als de toepassing van een boetebeding in de gegeven omstandigheden tot een buitensporig en daarom onaanvaardbaar resultaat leidt, van zijn bevoegdheid tot matiging gebruik mag maken. Daarbij zal de rechter niet alleen moeten letten op de verhouding tussen de werkelijke schade en de hoogte van de boete, maar ook op de aard van de overeenkomst, de inhoud en de strekking van het beding en de omstandigheden waaronder het is ingeroepen.
7.22.
[gedaagde] heeft, tot frustratie van [eiseres] , buitengerechtelijk noch in rechte inzicht gegeven in de feitelijke kosten (daaronder begrepen betalingen aan haar leveranciers) die zij heeft gemaakt in de voorbereiding van (eerst het 325-event en later) het op 10 september 2021 geplande diner. Met betrekking tot het oorspronkelijk geplande 325-event heeft [gedaagde] weliswaar betoogd dat het gros van de werkzaamheden reeds voorafgaand aan de start van de Coronamaatregelen had plaatsgevonden, maar waar dit financieel gezien concreet toe leidde - afgezet tegen het overeengekomen budget - heeft zij niet duidelijk gemaakt. Met betrekking tot het op 10 september 2021 geplande diner heeft [gedaagde] zo mogelijk nog minder inzicht geboden. Daarbij dient tevens in het oog te worden gehouden dat eerst in mei 2021 bedoeld diner werd gepland en dat [eiseres] al een maand later (juni 2021) het diner heeft geannuleerd. De vraag is dan wat redelijkerwijs als de werkelijke schade van [gedaagde] moet worden aangemerkt vanwege de annulering van het diner in september 2021.
7.23.
Hier staat tegenover dat [gedaagde] met name ter zitting duidelijk en overtuigend heeft bepleit dat het uiteindelijk missen van een opdracht van de omvang als in deze zaak aan de orde, tot veel meer schade leidt dan enkel het missen van de overeengekomen fee. Die schade is moeilijk op geld waardeerbaar, maar betreft onder andere de gemiste spin-off van een dergelijk groot evenement. [gedaagde] heeft weliswaar de annuleringskosten voor de venue, de cateraar en de techniekpartijen kunnen voorkomen, maar dat is enkel gelukt omdat [gedaagde] die verplichtingen heeft uitgewisseld met andere evenementen. In de regel is 25% van de evenementomzet voor [gedaagde] . In dit geval gaat het om een bedrag van € 77.000,00, aldus [gedaagde] ter zitting. Hiermee doelt zij kennelijk op 25% van het oorspronkelijke budget van € 308.000,00, maar zoals hiervoor overwogen en beslist (7.4, 7.17, 7.18) is niet dát budget, maar het met betrekking tot het diner overeengekomen budget - € 105.655,00 - uitgangspunt.
7.24.
De rechtbank zal gelet op de hiervoor genoemde maatstaf (7.21) enige terughoudendheid betrachten bij het matigen van de contractueel overeengekomen boete. De effecten van de Coronapandemie hebben immers beide partijen flink getroffen. Ook [gedaagde] heeft naar zij stelt als gevolg van de Coronacrisis moeten reorganiseren. De omstandigheden aan de zijde van [eiseres] (7.19) zijn door [gedaagde] niet betwist. Aan [gedaagde] moet worden toegegeven dat zij coulant is geweest met het vervangen van het 325-event door twee in omvang veel kleinere evenementen. Daarmee is zij [eiseres] ruim tegemoetgekomen. Dat betekent naar het oordeel van de rechtbank dat [gedaagde] flink tekort zou worden gedaan als de overeengekomen contractuele boete zou worden gematigd tot slechts 25% van het voor het diner overeengekomen budget (€ 105.655,00). Aan de andere kant geldt dat op [gedaagde] een wettelijke schadebeperkingsplicht rust, die zij kennelijk heel behoorlijk heeft vervuld, hetgeen aan [eiseres] ten goede is gekomen. [gedaagde] kan tot slot niet verwachten dat de contractuele boete mede ziet op de compensatie voor het geheel vervallen van het ‘partnership’, waarmee [gedaagde] op de langjarige samenwerking met [eiseres] doelt. Inroeping van het boetebeding ziet immers enkel op het geannuleerde evenement (diner 10 september 2021). Het is, tot slot, [eiseres] geweest die zonder aankondiging of ingebrekestelling de opdracht tot het organiseren van het diner heeft geannuleerd. Daartoe bestond voor [eiseres] kennelijk aanleiding omdat [gedaagde] naar haar, [eiseres] , zin, te weinig inzicht bood in de tot dat moment gemaakte kosten én de begroting voor het diner kennelijk hoger uitviel dan gedacht. Die omstandigheden moeten voor rekening van [eiseres] blijven.
7.25.
De rechtbank ziet gelet op al het voorgaande aanleiding om de contractueel overeengekomen boete van, in dit geval, € 79.241,25 te matigen tot een bedrag van € 60.000,00. De overeengekomen annuleringskosten, als door [gedaagde] onder 3 gevorderd, zullen aldus worden bepaald op dat bedrag. Voor een veroordeling tot uitvoering van andere uit de (gewijzigde) overeenkomst voortvloeiende verplichtingen, zoals uit de redactie van het petitum kan worden opgemaakt, bestaat geen aanleiding.
7.26.
Onder 4 heeft [gedaagde] gevorderd dat [eiseres] zal worden veroordeeld tot betaling van de aan [gedaagde] verschuldigde kosten voor de business update, te weten een bedrag van € 11.016,00 (exclusief btw). Die vordering is door [eiseres] niet afzonderlijk betwist en zal worden toegewezen.
7.27.
De slotsom is dat [eiseres] meer heeft aanbetaald dan het bedrag dat [gedaagde] nog van haar tegoed heeft. Tegenover de aanbetaling door [eiseres] van € 89.842,50 staat immers een tweetal verplichtingen (€ 60.000,00 + € 11.016,00), die opgeteld op een lager bedrag uitkomen. Dat leidt ertoe dat de vorderingen in reconventie onder 3 en 4 zullen worden afgewezen.
7.28.
De onder 1 gevorderde verklaring voor recht zal ook worden afgewezen, gelet op hetgeen is overwogen onder 7.14. Bovendien heeft [gedaagde] ter verkrijging van deze verklaring voor recht niets gesteld.
7.29.
De onder 2 gevorderde verklaring voor recht zal eveneens worden afgewezen. Met de aangenomen wijziging van de overeenkomst (van 17 december 2019) is de gevorderde verklaring immers te ruim geformuleerd. Voor toewijzing van het mindere bestaat in dit geval geen aanleiding, omdat naar het oordeel van de rechtbank voor [gedaagde] daarbij het belang ontbreekt.
in conventie
7.30.
Met verwijzing naar hetgeen de rechtbank heeft overwogen onder 7.12, zal de vordering in conventie onder 1 worden toegewezen tot een bedrag van € 18.826,50.
7.31.
[eiseres] maakt onder 2 aanspraak op de vergoeding van buitengerechtelijke incassokosten. De rechtbank stelt vast dat het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (hierna: het Besluit) van toepassing is nu het verzuim na 1 juli 2012 is ingetreden. De rechtbank stelt vast dat [eiseres] voldoende heeft gesteld en onderbouwd dat buitengerechtelijke incassowerkzaamheden zijn verricht. Het gevorderde bedrag aan buitengerechtelijke incassokosten is echter hoger dan het in het Besluit bepaalde tarief. De rechtbank zal het bedrag dan ook toewijzen tot het wettelijke tarief (€ 963,27).
7.32.
De wettelijke rente over de toegewezen hoofdsom zal als niet afzonderlijk betwist worden toegewezen als in het dictum vermeld.
in conventie en in reconventie
7.33.
De uitkomst van deze procedure is mede bepaald door een in rechte deels gehonoreerd beroep van [eiseres] op matiging. Gelet daarop en vanwege de omstandigheid dat elk van partijen als op enig punt in het ongelijk gesteld is te beschouwen, zullen de proceskosten, zowel in conventie als in reconventie, worden gecompenseerd op de hierna te vermelden wijze.
8.De beslissing
De rechtbank
in conventie en in reconventie
8.1.
veroordeelt [gedaagde] om aan [eiseres] te betalen een bedrag van € 19.789,77 (negentienduizendzevenhonderdnegenentachtig euro en zevenenzeventig eurocent), vermeerderd met de wettelijke rente als bedoeld in artikel 6:119 BW over het bedrag van €18.826,50 met ingang van 10 november 2021 tot de dag van volledige betaling,
8.2.
verklaart dit vonnis tot zover uitvoerbaar bij voorraad,
8.3.
compenseert de kosten van deze procedure tussen partijen, in die zin dat iedere partij de eigen kosten draagt,
8.4.
wijst het meer of anders gevorderde af.
Dit vonnis is gewezen door mr. M.M. Klaasen en in het openbaar uitgesproken op 8 juni 2022.
mk/aw