ECLI:NL:RBMNE:2021:1885

• Datum uitspraak: 7 mei 2021
• Publicatiedatum: 10 mei 2021
• Zaaknummer: 20/3093
• Instantie: Rechtbank Midden-Nederland
• Type: Uitspraak
• Rechtsgebied: Bestuursrecht; Omgevingsrecht
• Uitkomst: Toewijzend
• Procedures: Eerste aanleg - enkelvoudig
• Rechters: R. in 't Veld
• Vindplaatsen: Rechtspraak.nl

AI samenvatting door Lexboost • Automatisch gegenereerd

Vernietiging besluit wegens onvolledige beslissing op bezwaarschrift omgevingsvergunning hekwerk

Eiser maakte bezwaar tegen een omgevingsvergunning voor het plaatsen van een hekwerk die aan een derde-partij was verleend. Verweerder verklaarde het bezwaar ongegrond, maar had niet op het volledige bezwaarschrift beslist omdat volgens hem niet alle pagina's waren ontvangen.

De rechtbank stelde vast dat verweerder onvoldoende bewijs leverde dat het bezwaarschrift onvolledig was ontvangen. Het fysieke dossier was vernietigd en de digitale archivering kon niet uitsluiten dat fouten bij het scannen waren gemaakt. De rechtbank oordeelde dat de keuze voor digitale archivering in de risicosfeer van verweerder ligt.

Daarom werd het bestreden besluit vernietigd en verweerder opgedragen binnen zes weken een nieuw besluit te nemen op het volledige bezwaarschrift. Tevens werd verweerder veroordeeld tot vergoeding van proceskosten en griffierecht aan eiser.

De uitspraak benadrukt het belang van volledige behandeling van bezwaarschriften en de risico's van digitale archivering zonder behoud van fysiek bewijs.

Uitkomst: Het bestreden besluit wordt vernietigd en verweerder moet binnen zes weken opnieuw beslissen op het volledige bezwaarschrift.

Uitspraak

RECHTBANK MIDDEN-NEDERLAND

Zittingsplaats Utrecht

Bestuursrecht

zaaknummer: UTR 20/3093

uitspraak van de enkelvoudige kamer van 7 mei 2021 in de zaak tussen

[eiser] , te [woonplaats] , eiser

(gemachtigde: mr. M.M.M. Buiter),

en

het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilversum , verweerder

(gemachtigde: mr. G.J.M. van Heuft).

Als derde-partij neemt aan het geding deel: de Gemeente Hilversum (gemachtigde: M. Soeting )

Procesverloop

Bij besluit van 13 januari 2020 (het primaire besluit) heeft verweerder aan derde-partij een omgevingsvergunning verleend voor het plaatsen van een hekwerk.

Het bezwaar van eiser tegen het primaire besluit is bijt besluit van 27 juli 2020 (bestreden besluit) ongegrond verklaard. Eiser heeft hier beroep tegen ingesteld.

Verweerder heeft een verweerschrift ingediend.

De zitting heeft op 9 februari 2021 plaatsgevonden via Skype. Eiser is verschenen, bijgestaan door zijn gemachtigde. Verweerder en derde-partij hebben zich laten vertegenwoordigen door hun gemachtigden.

De rechtbank heeft het onderzoek van de zaak op zitting geschorst. Op

22 februari 2021 heeft de rechtbank verweerder in de gelegenheid gesteld om aan te tonen dat verweerder heeft beslist op het volledige bezwaarschrift van eiser. Verweerder heeft van deze gelegenheid gebruik gemaakt met de brief van 22 februari 2021. Op 1 maart 2021 heeft de rechtbank verweerder gevraagd om nadere informatie te verschaffen over de vraag hoeveel pagina’s van het bezwaarschrift van eiser zijn ontvangen. Verweerder heeft op 12 maart 2021 nadere informatie verstrekt. Met toestemming van partijen heeft de rechtbank zonder nadere zitting het onderzoek op 20 april 2021 gesloten.

Overwegingen

Omvang bezwaarschrift eiser

Eiser voert in beroep onder meer aan dat verweerder in het bestreden besluit in strijd met het motiveringsbeginsel niet op zijn volledige bezwaarschrift heeft beslist. Eiser verwijst daarbij uitdrukkelijk naar de gronden vermeld op de pagina’s 2 en 4 van het bezwaarschrift. In het bestreden besluit is verweerder ten onrechte niet ingegaan op de gronden op deze pagina’s. Om die reden dient het bestreden besluit te worden vernietigd.

Bij de voorbereiding van de zaak is door de rechtbank geconstateerd dat verweerder bij het toesturen van de gedingstukken kennelijk een onvolledige versie van het bezwaarschrift naar de rechtbank heeft toegestuurd. De door de rechtbank ontvangen kopie van het bezwaarschrift bestaat slechts uit de paginanummers 1, 3 en 5. Kort voor de zitting is verweerder daarom door de rechtbank gevraagd het volledige bezwaarschrift naar de rechtbank te sturen. Verweerder heeft in reactie hierop nogmaals de pagina’s 1, 3 en 5 van het bezwaarschrift toegestuurd. Op de zitting is daarom met partijen afgesproken dat verweerder het volledige bezwaarschrift na de zitting alsnog zal toesturen. Het onderzoek op de zitting is daarom geschorst.

In zijn reactie van 22 februari 2021 heeft verweerder gesteld dat met een aan zekerheid grenzende waarschijnlijkheid kan worden vastgesteld dat het bezwaarschrift niet compleet is ontvangen en daarom ook in deze vorm aan de bezwaarschriftencommissie is voorgelegd. Verweerder baseert dit onder meer op zijn postregistratiesysteem en de werkwijze van medewerkers op de afdeling informatiebeheer, omdat het fysieke dossier inmiddels is gearchiveerd. Verder wijst verweerder op het feit dat het bezwaarschrift twee maal ontvangen is, waarvan een keer aangetekend, en dat bij de scans van beide versies de even pagina’s ontbreken. Bovendien is de envelop waarin het aangetekende bezwaarschrift zich bevond wel tweezijdig gescand. Verweerder beschikt niet over de originele stukken, omdat deze gearchiveerd zijn.

4. Eiser stelt hier tegenover dat het bezwaarschrift dubbelzijdig is afgedrukt op briefpapier van de advocaat. De pagina’s 2 en 4 kunnen hierdoor fysiek niet missen. Omdat het dossier fysiek niet meer aanwezig is kan door verweerder niet met succes worden gesteld dat het stuk incompleet is ontvangen. Dat de envelop wel dubbelzijdig is gescand is begrijpelijk, omdat hiervoor een handmatige instelling van het scanapparaat vereist is. De twee versies van het bezwaarschrift zijn bovendien op 20 respectievelijk 21 februari 2020 ontvangen. Kennelijk heeft de automatische instelling van verweerders scanner twee dagen achtereen niet op ‘van 2-zijdig naar 2-zijdig’ gestaan.

5. Nadien heeft verweerder bij brief van 12 maart 2021 nog verder toegelicht dat de originele documenten na de scanning slechts voor een korte periode bewaard worden. Hierna worden zij vernietigd en worden de gescande documenten op basis van zogenaamde ‘substitutie’ archiefstukken in de zin van de Archiefwet.
Oordeel rechtbank

6. De rechtbank is van oordeel dat verweerder onvoldoende aannemelijk heeft gemaakt dat hij het bezwaarschrift niet in zijn volledigheid heeft ontvangen. Omdat het fysieke dossier inmiddels digitaal is gearchiveerd, heeft verweerder onvoldoende overtuigend bewijs kunnen leveren dat het fysieke bezwaarschrift niet volledig is ontvangen. De stelling van verweerder dat het onwaarschijnlijk is dat medewerkers van informatiebeheer fouten maken bij het inscannen van documenten en dat er ook geen onregelmatigheden bekend zijn bij het inscannen overtuigen de rechtbank niet Verweerder kan namelijk niet uitsluiten dat er in deze zaak welfouten kunnen zijn gemaakt. Het ligt op de weg van verweerder om de ontvangst van een onvolledige versie van het bezwaarschrift in beginsel aan te tonen door middel van fysiek bewijs. Daarin is verweerder naar het oordeel van de rechtbank niet geslaagd, omdat het fysieke dossier is vernietigd. De toelichting op het gehanteerde substitutieproces is onvoldoende om te kunnen concluderen dat eiser een onvolledig bezwaarschrift heeft ingediend. De rechtbank erkent dat het evenmin valt uit te sluiten, maar dit is het gevolg van verweerders keuze voor een digitale archivering van stukken. Deze keuze is weliswaar overeenkomstig het bepaalde in de Archiefwet, maar ligt in verweerders risicosfeer. De gevolgen van deze keuze kunnen daarom niet ten nadele van eiser komen. Verweerder zal alsnog inhoudelijk moeten beslissen op de bezwaargronden die in het vijf pagina’s tellende bezwaarschrift zijn aangevoerd. De beroepsgrond slaagt.
Conclusie

7. Het beroep is gegrond. De rechtbank zal het bestreden besluit om die reden vernietigen en verweerder opdragen een nieuw besluit te nemen. De rechtbank kan de zaak niet finaal beslechten, omdat verweerder nog geen inhoudelijk standpunt over alle bezwaren van eiser heeft ingenomen. Verweerder moet daarom eerst met inachtneming van deze uitspraak op het volledige bezwaar van eiser beslissen. De rechtbank stelt hiervoor een termijn van zes weken na de dag van verzending van deze uitspraak.

8. Omdat de rechtbank het beroep gegrond verklaart is er aanleiding om verweerder te veroordelen in de door eiser gemaakte proceskosten. Deze kosten stelt de rechtbank op grond van het Besluit proceskosten bestuursrecht voor de door een derde beroepsmatig verleende rechtsbijstand vast op € 1.068,- (1 punt voor het indienen van het beroepschrift en 1 punt voor het verschijnen ter zitting van de rechtbank met een waarde per punt van € 534,- en een wegingsfactor 1). Omdat de rechtbank het beroep gegrond verklaart, bepaalt de rechtbank dat verweerder aan eiser het door hem betaalde griffierecht vergoedt.

Beslissing

De rechtbank:

- verklaart het beroep gegrond;

- vernietigt het bestreden besluit;

- draagt verweerder op om binnen zes weken na de dag van verzending van deze uitspraak een nieuw besluit te nemen op het bezwaar met inachtneming van deze uitspraak;
- veroordeelt verweerder in de proceskosten van eiser tot een bedrag van € 1.068,-;

- draagt verweerder op om het door eiser betaalde griffierecht van € 48,- aan eiser te vergoeden.

Deze uitspraak is gedaan door R. in 't Veld, rechter, in aanwezigheid van mr. T.E.G. van Heukelom, griffier. De uitspraak is uitgesproken op 7 mei 2021 en zal openbaar gemaakt worden door publicatie op rechtspraak.nl.

(De rechter is verhinderd de uitspraak te ondertekenen)

griffier

rechter

Een afschrift van deze uitspraak is verzonden aan partijen op:

Bent u het niet eens met deze uitspraak?

Als u het niet eens bent met deze uitspraak, kunt u een brief sturen naar de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State waarin u uitlegt waarom u het er niet mee eens bent. Dit heet een beroepschrift. U moet dit beroepschrift indienen binnen 6 weken na de dag waarop deze uitspraak is verzonden. U ziet deze datum hierboven.