Uitspraak
RECHTBANK MIDDEN-NEDERLAND
Zittingsplaats Utrecht
Bestuursrecht
zaaknummer: UTR 24/6466
uitspraak van de enkelvoudige kamer van 2 oktober 2025 in de zaak tussen
[eiser] , uit [plaats] , eiser
en
college van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrechtse Heuvelrug
(gemachtigde: mr. C.M. Kong).
Samenvatting
1. Deze uitspraak gaat over de afwijzing van het Woo-verzoek van eiser. Eiser is het niet eens met de afwijzing. Hij voert daartoe een aantal beroepsgronden aan. Aan de hand van deze beroepsgronden beoordeelt de rechtbank de afwijzing van de aanvraag.
2. De rechtbank komt in deze uitspraak tot het oordeel dat het college het verzoek van eiser niet goed heeft beoordeeld, onder andere omdat het college niet heeft gezocht naar de door eiser gevraagde documenten. Eiser krijgt gelijk en het college moet alsnog een zoekslag (laten) maken. Het beroep is dus gegrond. Hierna legt de rechtbank uit hoe zij tot dit oordeel komt en welke gevolgen dit oordeel heeft.
Procesverloop
3. Eiser heeft op 27 augustus 2024 een verzoek op grond van de Wet open overheid (Woo) ingediend. Op 15 september 2024 heeft eiser het college in gebreke gesteld omdat er toen nog steeds niet was beslist op zijn verzoek. Daarna heeft eiser op 16 oktober 2024 een beroep niet tijdig beslissen ingediend.
4. Het college heeft de aanvraag van eiser met het besluit van 16 oktober 2024 (het bestreden besluit) afgewezen.
5. Omdat het college heeft beslist op de aanvraag van eiser en omdat eiser het niet eens is met het besluit, behandelt de rechtbank het beroep inhoudelijk op grond van artikel 6:20, derde lid, van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Dit betekent dat het bezwaar dat eiser ook heeft ingediend bij het college tegen het besluit van 16 oktober 2024 niet verder behandeld hoeft te worden.
6. Het college heeft op het (inhoudelijke) beroep gereageerd met een verweerschrift.
7. De rechtbank heeft het beroep op 17 september 2025 op zitting behandeld. Hieraan hebben deelgenomen: eiser en de gemachtigde van het college.
Beoordeling door de rechtbank
Beroep niet tijdig beslissen
8. Eiser wilde met het beroep niet tijdig bereiken dat het college zou beslissen op zijn aanvraag. Omdat het college dit inmiddels heeft gedaan met het besluit van 16 oktober 2024, heeft eiser geen belang meer bij een oordeel van de rechtbank over zijn beroep niet tijdig. In zoverre is het beroep daarom niet-ontvankelijk. Tenzij geheel aan het beroep tegemoetgekomen wordt, heeft het beroep tegen het niet tijdig nemen van een besluit mede betrekking op het alsnog genomen besluit (artikel 6:20, derde lid, van de Awb). Omdat het college niet geheel tegemoet gekomen is aan het beroep van eiser, beoordeelt de rechtbank hierna de gronden die eiser heeft aangevoerd tegen het besluit van 16 oktober 2024.
Beroep tegen het bestreden besluit
Beroep tegen het bestreden besluit
Wat heeft eiser verzocht?
9. Eiser heeft bij de bezwaarschriftencommissie van de gemeente Utrechtse Heuvelrug (bezwaarschriftencommissie) op grond van de Woo verzocht om informatie over alle verklaringen conform Archiefbesluit Artikel 8 van Pro alle verslagen en geluidsopnamen van de hoorzittingen van de (onafhankelijke) commissie bezwaarschriften van de gemeente Utrechtse Heuvelrug sinds 1 januari 2020.
Wat is het besluit van het college?
10. De bezwaarschriftencommissie heeft het Woo-verzoek van eiser doorgestuurd aan het college. Het college heeft het Woo-verzoek van eiser afgewezen omdat bezwaarschriften, met daarin de verslagen van de bezwaarschriftencommissie vijf jaar bewaard moeten worden volgens de vernietigingslijst van de VNG. Vanaf 2020 zijn de bezwaarschriften met verslagen van hoorzittingen bewaard en daarom nog niet verwijderd. Er bestaan dus geen verklaringen die met het verzoek worden opgevraagd, aldus het college.
Kennisgeving doorzending van het verzoek
11. Eiser heeft aangevoerd dat de bezwaarschriftencommissie hem ten onrechte niet heeft bericht dat zijn verzoek is doorgezonden aan het college. Het college heeft ter zitting erkend dat dit had moeten gebeuren.
12. De rechtbank is van oordeel dat de bezwaarschriftencommissie aan eiser had moeten mededelen dat zijn verzoek aan het college was doorgezonden. Die verplichting staat namelijk in artikel 4.2, eerste lid, van de Woo. Naar het oordeel van de rechtbank kan dit gebrek gepasseerd worden met toepassing van artikel 6:22 van Pro de Awb, omdat niet aannemelijk is geworden dat eiser hierdoor is benadeeld.
Reikwijdte van het Woo-verzoek
13. Voorts heeft eiser aangevoerd dat het college zijn verzoek te beperkt heeft opgevat. In het bestreden besluit heeft het college namelijk alleen besloten over verklaringen als bedoeld in artikel 8 van Pro het Archiefbesluit die zien op vernietiging van archiefbescheiden. Dit artikel schrijft echter ook voor dat een verklaring wordt opgemaakt van vervreemding of vervanging van zulke bescheiden.
14. Het college heeft ter zitting verklaard dat het verzoek inderdaad te beperkt is opgevat, maar dat dit de uitkomst niet anders maakt, omdat er ook geen verklaringen bestaan van na 1 januari 2020 over vervreemding of vervanging van archiefbescheiden.
15. De rechtbank is van oordeel dat het Woo-verzoek van eiser te beperkt is opgevat. Door het college is alleen gekeken naar verklaringen die zien op vernietigingen van bescheiden, maar niet naar verklaringen die worden opgemaakt voor vervreemding of vervanging van zulke bescheiden. Dat dit volgens het college de uitkomst niet anders maakt, is op dit moment niet bekend, omdat met het bestreden besluit niet het hele Woo-verzoek is beoordeeld. De rechtbank zal verder in overweging 21 bespreken wat de gevolgen zijn van het feit dat het college het Woo-verzoek te beperkt heeft opgevat.
Zoekslag
16. Eiser heeft aangevoerd dat het college heeft verzuimd om daadwerkelijk te zoeken naar de door hem gevraagde informatie.
17. Ter zitting heeft het college erkend dat er inderdaad geen zoekslag is gemaakt, omdat de medewerkers van het verantwoordelijke team, team Informatie & Gegevens, er van op de hoogte zijn dat er geen verklaringen als bedoeld in artikel 8 van Pro het Archiefbesluit zijn opgemaakt met betrekking tot geluidsopnamen of verslagen van hoorzittingen bij de bezwaarschriftencommissie van na 1 januari 2020. Dan heeft het ook geen zin om een zoekslag te maken, aldus het college. Volgens het college is het ook logisch dat er nog geen verklaringen bestaan, omdat uit wet- en regelgeving rond de Archiefwet volgt dat verslagen/opnames van hoorzittingen vijf jaar bewaard moeten worden. Op het moment van het Woo-verzoek van eiser waren er nog geen vijf jaren verstreken en dus ook geen verslagen vernietigd, vervreemd of vervangen.
18. Eiser heeft ter zitting hier tegenin gebracht dat hem in andere procedures wel degelijk is gebleken dat er stukken zijn vernietigd. Eiser wijst in dit verband op een besluit van de bezwaarschriftencommissie van 11 november 2024 waarin wordt medegedeeld dat een aantal verslagen van hoorzittingen niet is aangetroffen, terwijl uit een e-mail van de gemeente volgt dat de opnames van die hoorzittingen ook niet meer bestaan. Dan moet volgens eiser dus sprake zijn van een vernietiging en van een verklaring als bedoeld in artikel 8 van Pro het Archiefbesluit.
18. De rechtbank neemt als uitgangspunt dat als een bestuursorgaan stelt dat (na onderzoek) is gebleken dat documenten niet onder haar berusten en zo’n mededeling niet ongeloofwaardig voorkomt, het dan in beginsel aan degene is die om informatie verzoekt om aannemelijk te maken dat documenten toch onder het bestuursorgaan berusten. Dit volgt uit vaste rechtspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (de Afdeling). Bij de beoordeling of een stelling van een bestuursorgaan de rechtbank niet ongeloofwaardig voorkomt, zal worden betrokken op welke wijze het onderzoek is verricht en of de gevonden documenten aanwijzingen bevatten dat de zoekslag onzorgvuldig is geweest. [1]
20. Naar het oordeel van de rechtbank is de stelling van het college dat er geen verklaringen conform artikel 8 van Pro het Archiefbesluit zijn in beginsel niet ongeloofwaardig, omdat dit in lijn zou zijn met de wet- en regelgeving. Eiser heeft echter onderbouwd aangevoerd dat het er toch op lijkt dat er verslagen of opnames zijn vernietigd van hoorzittingen bij de bezwaarschriftencommissie van na 1 januari 2020. Bij die stand van zaken kan het college niet volstaan met de boodschap dat de documenten niet bestaan, maar had daadwerkelijk een zoekslag gemaakt moeten worden. Nu dit niet is gebeurd, is het bestreden besluit onzorgvuldig tot stand gekomen en onvoldoende gemotiveerd.
Conclusie reikwijdte Woo-verzoek en zoekslag
21. De rechtbank komt tot de conclusie dat het college een nadere zoekslag moet verrichten, waarbij ook wordt gezocht naar verklaringen die worden opgemaakt voor vervreemding of vervanging van bescheiden. Het college moet daarna een nieuw besluit nemen. In dat besluit moet inzichtelijk worden gemaakt hoe de zoekslag is verricht, in lijn met de vaste rechtspraak van de Afdeling. [2]
Doorzending verzoek
22. Tot slot zijn partijen verdeeld over de vraag of de bezwaarschriftencommissie zijn verzoek wel had moeten doorzenden. Eiser is van mening dat de door hem gevraagde verklaringen op grond van artikel 8 van Pro het Archiefbesluit bij de bezwaarschriftencommissie horen te berusten. Volgens het college zouden de verklaring wel degelijk bij haar horen te berusten.
22. De rechtbank zal in het midden laten waar de verzochte verklaringen behoren te berusten. Partijen hebben er met name belang bij dat er in deze zaak duidelijkheid komt en dat verdere procedures niet nodig zijn. Voorts is van belang dat het college ter zitting niet eenduidig antwoord kon geven op de vraag of de bezwaarschriftencommissie wellicht over de verzochte verklaringen zou beschikken. De rechtbank draagt het college daarom op om ook bij de commissie bezwaarschriften na te gaan of zij beschikken over verklaringen als bedoeld in artikel 8 van Pro het Archiefbesluit waar door eiser om is verzocht. Daarmee wordt gewaarborgd dat beide bestuursorganen nagaan of zij de verzochte informatie hebben.
Conclusie en gevolgen
24. Het beroep is gegrond omdat het bestreden besluit in strijd is genomen met het zorgvuldigheidsbeginsel. De rechtbank vernietigt daarom het bestreden besluit. Dat betekent dat het college een nieuwe beslissing op de aanvraag van eiser moet nemen met inachtneming van deze uitspraak. De rechtbank geeft het college hiervoor een termijn van acht weken.
25. Omdat het beroep gegrond is, moet het college het griffierecht aan eiser vergoeden. Hij krijgt ook een vergoeding van zijn reis- en verletkosten, deze stelt de rechtbank vast op € 139,76. Het college moet deze vergoeding betalen. De reiskosten stelt de rechtbank vast op € 7,40 (een retour Driebergen-Zeist – Utrecht, openbaar vervoer, tweede klasse). Verder stelt de rechtbank op basis van de overgelegde stukken vast dat eiser vakantie uren heeft moeten opnemen voor het bijwonen van de zitting. De verletkosten stelt de rechtbank daarom vast op € 132,36.
Beslissing
De rechtbank:
- verklaart het beroep niet tijdig niet-ontvankelijk;
- verklaart het beroep tegen het besluit van 16 oktober 2024 gegrond;
- vernietigt het besluit van het college van 16 oktober 2024;
- draagt het college op een nieuw besluit te nemen met inachtneming van deze uitspraak;
- draagt het college op het betaalde griffierecht van € 51,- aan eiser te vergoeden;
- veroordeeld het college in de proceskosten van eiser tot een bedrag van € 139,76.
- verklaart het beroep tegen het besluit van 16 oktober 2024 gegrond;
- vernietigt het besluit van het college van 16 oktober 2024;
- draagt het college op een nieuw besluit te nemen met inachtneming van deze uitspraak;
- draagt het college op het betaalde griffierecht van € 51,- aan eiser te vergoeden;
- veroordeeld het college in de proceskosten van eiser tot een bedrag van € 139,76.
Deze uitspraak is gedaan door mr. G. Schnitzler, rechter, in aanwezigheid van mr. A. Wilpstra-Foppen, griffier.
Uitgesproken in het openbaar op 2 oktober 2025.
griffier
rechter
Een afschrift van deze uitspraak is verzonden aan partijen op:
Informatie over hoger beroep
Een partij die het niet eens is met deze uitspraak, kan een hogerberoepschrift sturen naar de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State waarin wordt uitgelegd waarom deze partij het niet eens is met deze uitspraak. Het hogerberoepschrift moet worden ingediend binnen zes weken na de dag waarop deze uitspraak is verzonden. Kan de indiener de behandeling van het hoger beroep niet afwachten, omdat de zaak spoed heeft, dan kan de indiener de voorzieningenrechter van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State vragen om een voorlopige voorziening (een tijdelijke maatregel) te treffen.