Uitspraak
RECHTBANK MIDDEN-NEDERLAND
Zittingsplaats Utrecht
Bestuursrecht
zaaknummer: UTR 24/6464
uitspraak van de enkelvoudige kamer van 16 december 2025 in de zaak tussen
[eiser] , uit [plaats] , eiser
en
de commissie bezwaarschriften van de gemeente Utrechtse Heuvelrug, verweerder
(gemachtigde: mr. T. Akkermans).
Inleiding
1. Deze uitspraak gaat over het besluit van de commissie op het verzoek van eiser van 7 augustus 2024 op grond van de Wet open overheid (hierna: Woo) en het niet tijdig beslissen op dit verzoek door de commissie.
2. Op 7 augustus 2024 heeft eiser bij de commissie een verzoek gedaan op grond van de Woo. Eiser heeft de commissie op 13 september 2024 in gebreke gesteld omdat niet op tijd op het verzoek was beslist. Vervolgens heeft eiser op 16 oktober 2024 beroep ingesteld tegen het niet tijdig beslissen op zijn Woo-verzoek.
3. Op 11 november 2024 heeft de commissie alsnog een besluit genomen op het verzoek (het bestreden besluit). De commissie heeft het Woo-verzoek van eiser met het besluit van 11 november 2024 deels toegewezen. Omdat eiser het niet eens is met het besluit, behandelt de rechtbank het beroep inhoudelijk op grond van artikel 6:20, derde lid, van de Algemene wet bestuursrecht (Awb).
4. De commissie heeft op 25 januari 2025 op het beroep gereageerd met een verweerschrift en op 1 mei 2025 aanvullende stukken ingediend. Eiser heeft op 1 juni 2025 een nadere reactie ingediend.
5. De rechtbank heeft het beroep op 17 juni 2025 op zitting behandeld. Hierbij waren aanwezig: eiser en mr. C.M. Kong, ambtenaar bij de gemeente Utrechtse Heuvelrug. Omdat mr. Kong geen documentatie kon overleggen waaruit bleek dat hij bevoegd was om de commissie te vertegenwoordigen op de zitting, heeft de rechtbank de behandeling van het beroep geschorst. De behandeling van het beroep is voortgezet op de zitting van 27 juni 2025. Hieraan hebben deelgenomen: eiser en de gemachtigde van de commissie.
Beoordeling door de rechtbank
Beroep niet tijdig beslissen
6. Eiser wilde met het beroep niet tijdig beslissen bereiken dat de commissie zou beslissen op zijn verzoek. Omdat de commissie dit inmiddels heeft gedaan met het besluit van 11 november 2024, heeft eiser geen belang meer bij een oordeel van de rechtbank over zijn beroep niet tijdig. Eiser heeft de rechtbank gevraagd om een oordeel te geven over de principiële vraag of zijn ingebrekestelling juist is ingediend. Dat levert echter geen procesbelang op. De rechtbank geeft daar daarom geen inhoudelijk oordeel over. Het beroep niet tijdig beslissen is niet-ontvankelijk. Omdat de commissie niet geheel tegemoet gekomen is aan het beroep van eiser, beoordeelt de rechtbank hierna de gronden die eiser heeft aangevoerd tegen het besluit van 11 november 2024.
Beroep tegen het bestreden besluit
Wat heeft eiser verzocht?
7. Eiser heeft de commissie op grond van de Woo verzocht om openbaarmaking van 10 schriftelijke verslagen en 23 geluidsopnamen van hoorzittingen bij de commissie
.
.
Wat is het besluit van de commissie?
8. Bij besluit van 11 november 2024 heeft de commissie twee hoorzittingsverslagen waar eiser om heeft gevraagd verstrekt. De verslagen die niet zijn aangetroffen kunnen niet door de commissie worden verstrekt. Het verzoek om geluidsopnamen wordt geweigerd. De commissie heeft aangegeven dat eiser wel, als belanghebbende bij een deel van de bezwaarprocedures, op grond van artikel 15 van de Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Utrechtse Heuvelrug 2017 (de Verordening) kan verzoeken om de schriftelijke verslagen van die procedures te ontvangen. Eiser kan ook vragen om informele verstrekking van de geluidsopnamen. Hij mag die opnamen dan alleen voor zichzelf gebruiken en die niet delen of openbaar maken.
9. Op 1 december 2024 heeft eiser verzocht om de stukken informeel te ontvangen op grond van de Verordening.
10. Op 25 januari 2025 heeft de commissie een verweerschrift ingediend, gevolgd door een aanvullende reactie op 1 mei 2025. De commissie heeft alsnog enkele schriftelijke verslagen en geluidsopnamen informeel aan eiser verstrekt.
11. De rechtbank stelt vast dat het Woo-verzoek van eiser is onder te verdelen in vier categorieën:
1. Verslagen die openbaar zijn gemaakt
2. Een verslag dat niet is opgesteld
3. Geluidsopnamen die niet openbaar zijn gemaakt
4. Verslagen en geluidsopnamen die niet teruggevonden zijn
Over de verslagen die openbaar zijn gemaakt
Gelakte namen van commissieleden
12. Eiser voert aan dat bij de verslagen die openbaar zijn gemaakt te ruimhartig is weggelakt op grond van artikel 5.1, tweede lid, sub e, van de Woo. Op grond van dat artikel mogen persoonsgegevens worden weggelakt als het belang van openbaarmaking niet opweegt tegen de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer. Eiser vindt dat in de stukken een deel van de gegevens ten onrechte is weggelakt. Zo heeft de commissie namen van leden van de onafhankelijke bezwaarcommissie weggelakt, terwijl het vaste regel is dat namen van bestuurders en ambtenaren en personen die uit hoofde van hun functie in de openbaarheid treden niet zwartgelakt mogen worden. Eiser wijst erop dat in de jaarverslagen van de commissie de namen van de commissieleden zijn opgenomen.
13. De commissie stelt zich hierover in het verweerschrift op het standpunt dat zij eiser in zoverre volgt dat de naam van de voorzitter geopenbaard mag worden. Dit is anders voor de commissieleden, omdat die naar de mening van de commissie niet uit hoofde van hun functie in de openbaarheid treden.
14. De rechtbank overweegt dat, omdat de commissie de naam van de voorzitter alsnog openbaar maakt, het beroep alleen al hierom gegrond is en het besluit voor zover daarin de naam van de voorzitter niet openbaar is gemaakt vernietigd moet worden.
15. Over de vraag of de namen van de commissieleden en de secretaris alsnog bekend moeten worden gemaakt op grond van de Woo overweegt de rechtbank als volgt.
16. Uit vaste jurisprudentie van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (de Afdeling) [1] volgt dat het belang van eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer zich verzet tegen openbaarmaking van namen van medewerkers die niet vanwege hun functie in de openbaarheid treden, tenzij de indiener van het Woo-verzoek aannemelijk heeft gemaakt dat het belang van de openbaarheid in een concreet geval zwaarder weegt.
17. De vraag is of de commissieleden en de secretaris van een ambtelijke bezwaarschriftencommissie vanwege hun functie in de openbaarheid treden. Als dat niet zo is, moet eiser aannemelijk maken dat het belang van de openbaarheid zwaarder weegt dan het belang van eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van de betreffende medewerkers.
18. De rechtbank overweegt dat een commissie bezwaarschriften advies geeft aan het college van burgemeester en wethouders. Uit de stukken blijkt niet dat de commissieleden en secretarissen vanwege hun functie in de openbaarheid treden. Dat de namen van de betrokken commissieleden bekend zijn voor individuele deelnemers aan een hoorzitting, is van een andere orde. De rechtbank neemt daarbij in aanmerking dat het enkele feit dat in de jaarverslagen namen zijn genoemd van de commissieleden en secretarissen, niet betekent dat de namen van deze ambtenaren ook in deze verslagen van hoorzittingen openbaar gemaakt moeten worden.
19. Omdat eiser niet aannemelijk heeft gemaakt dat het belang van openbaarheid in dit concrete geval zwaarder weegt dan het belang van eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van de desbetreffende ambtenaren, heeft de commissie openbaarmaking van de namen van deze ambtenaren op grond van artikel 5.1, tweede lid, aanhef en onder e, van de Woo mogen weigeren.
Over het verslag dat niet is opgesteld
20. De rechtbank stelt vast dat op de zitting duidelijk is geworden dat het hier gaat om openbaarmaking van het verslag van de hoorzitting die ziet op [A] . De commissie heeft aangegeven dat er geen verslag is opgesteld en dat er van openbaarmaking dan ook geen sprake kan zijn. De commissie beschikt enkel over een geluidsopname.
21. In artikel 4.2 van de Woo is bepaald dat als een Woo-verzoek betrekking heeft op informatie die bij een bestuursorgaan had behoren te berusten maar waar het bestuursorgaan toch niet over beschikt, het bestuursorgaan die informatie vordert van degene die wel over de informatie beschikt. Eiser voert aan dat zijn Woo-verzoek betrekking heeft op informatie die bij de commissie had behoren te berusten op grond van artikel 15 van de Verordening. Eiser begrijpt niet dat de commissie deze verslagen niet opvraagt, omdat de commissie wel aangeeft dat een belanghebbende de commissie kan verzoeken de verslagen dan wel de geluidsopnamen informeel te verstrekken. Eiser betoogt dat het op de weg van de commissie ligt om van de geluidsopname alsnog een schriftelijk verslag te maken en aan hem te verstrekken op grond van de Woo.
22. De rechtbank overweegt dat uit vaste jurisprudentie volgt dat de Woo geen verplichting bevat om informatie te vervaardigen die niet in al bestaande documenten is vastgelegd. [2] Dat is iets anders dan wat bedoeld is in artikel 4.2 van de Woo, waar het gaat over informatie die wel al is vervaardigd maar (ten onrechte) niet meer bij het bestuursorgaan berust. Als van een hoorzitting een geluidsopname is gemaakt, maar nog geen verslag, hoeft het verslag dus op grond van de Woo niet opgesteld en openbaar gemaakt te worden. De commissie hoeft daarom op basis van het Woo-verzoek van 7 augustus 2024 niet alsnog een verslag van de hoorzitting op te stellen en dat openbaar te maken. De verwijzing van eiser naar een eerdere uitspraak van deze rechtbank van 2 september 2022 [3] , waarbij de rechtbank de commissie de opdracht had gegeven om een schriftelijk verslag wel uit te werken, gaat niet op. De grondslag van de verplichting om een verslag op te stellen was in die zaak namelijk niet de Woo, maar in dat geval ging het om een belanghebbende die op grond van artikel 15 van de Verordening om het verslag had verzocht. Die uitspraak gaat dus over een ander beoordelingskader. De beroepsgrond slaagt niet.
Over geluidsopnamen en verslagen die niet openbaar zijn gemaakt
23. Eiser voert aan dat de geluidsopname van de hoorzitting over [A] en de verslagen en geluidsopnamen die wel informeel aan hem zijn verstrekt op grond van artikel 15 van de Verordening ten onrechte niet openbaar zijn gemaakt op grond van de Woo.
24. De rechtbank stelt vast dat de commissie beschikt over een geluidsopname van de hoorzitting over [A] en dat de commissie informeel geluidsopnamen aan eiser heeft verstrekt van hoorzittingen waarbij hij belanghebbende was. De commissie heeft deze verslagen en geluidsopnamen verstrekt op grond van artikel 15 van de Verordening.
Geluidsopnamen
25. De rechtbank volgt het standpunt van de commissie dat zij de geluidsopnamen van de hoorzittingen op grond van artikel 5.1, tweede lid, aanhef en onder e, van de Woo niet openbaar maakt. De reden hiervoor is de bescherming van de personen die tijdens de hoorzitting aan het woord zijn. De wettelijke grondslag hiervoor is gelegen in artikel 5.1, tweede lid, aanhef en onder e, van de Woo. Een stem is uniek en verbonden aan een persoon. Het is ook niet mogelijk om, zoals bij het weglakken van namen, de geluidsopnamen zonder de stemgeluiden openbaar te maken. De bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de personen die deelnemen aan een hoorzitting weegt zwaarder dan de openbaarmaking van geluidsopnamen voor een ieder op grond van de Woo. Eiser heeft erop gewezen dat de (meeste) hoorzittingen openbaar zijn. Dat de hoorzitting in het openbaar plaatsvindt en dat toehoorders daarbij aanwezig kunnen zijn, is echter van een andere orde als het voor eenieder openbaar maken van de geluidsopnamen.
Verslagen
26. De rechtbank volgt de commissie niet voor zover zij zich op het standpunt stelt dat de schriftelijke verslagen van de hoorzittingen niet op grond van de Woo kunnen worden verstrekt. De rechtbank ziet niet in waarom deze verslagen niet openbaar gemaakt kunnen worden met toepassing van artikel 5.1, tweede lid, aanhef en onder e, van de Woo. Op grond van dat artikel is het mogelijk om namen en andere persoonsgegevens die in de verslagen staan weg te lakken. Dit betekent dat deze beroepsgrond ten aanzien van de schriftelijke verslagen slaagt. De commissie moet de verslagen alsnog openbaar maken, of alsnog motiveren waarom deze verslagen niet op grond van de Woo openbaar gemaakt kunnen worden.
Over verslagen en geluidsopnamen die niet teruggevonden zijn
27. De rechtbank stelt vast dat de commissie van zes hoorzittingen geen geluidsopnamen heeft gevonden. Volgens eiser had de commissie ook moeten zoeken in de volgende zaaksystemen: 'RX. Mission, Tezza, My-Lex, Zivver, Mijn Heuvelrug, Outlook, Je Leefomgeving, Squit, Decos, GreenPoint, Conxillium, Buiten Beter, Reppido, Melddesk, Whatsapp, ’N-Schijf, 'gemeentelijk zaaksysteem’, 'ons zaaksysteem', 'ons registratiesysteem', 'ons mailsysteem’, 'ons archief alsmede diverse voorgangers/opvolgers daarvan.'
28. Het is vaste rechtspraak van de Afdeling dat wanneer een bestuursorgaan stelt dat na onderzoek is gebleken dat een bepaald document niet of niet meer onder hem berust en een dergelijke mededeling niet ongeloofwaardig voorkomt, het in beginsel aan degene is die om informatie verzoekt om aannemelijk te maken dat, in tegenstelling tot de uitkomsten van het onderzoek door het bestuursorgaan, dat document toch onder het bestuursorgaan berust.
29. De commissie heeft in het verweerschrift toegelicht dat zij alleen gebruik maakt van de systemen Tezza en de N-schijf. Dit zijn de enige locaties waar de schriftelijke verslagen en geluidsopnamen opgeslagen kunnen zijn. Geluidsopnamen of verslagen worden niet via WhatsApp gedeeld. Naar aanleiding van het beroepschrift heeft de commissie volledigheidshalve ook in Outlook gezocht. Ook daar zijn geen extra schriftelijke verslagen of geluidsopnamen gevonden die niet ook al op de N-schijf stonden. Er is gezocht in de map 'geluidsopnames' en in de bezwaardossiers zelf. Daarbij is ook gekeken naar bezwaardossiers in hetzelfde jaar, voor het geval een opname of verslag per ongeluk in een verkeerd dossier is opgeslagen. Wanneer de hoorzitting bijvoorbeeld in 2021 heeft plaatsgevonden terwijl het bezwaar in 2020 is ontvangen, dan is in beide jaren gezocht. Er is zowel in dossiermappen gezocht, als in de centrale map 'bezwaarzaken' met de termen 'geluidsopname', 'verslag' en 'hoorzitting'.
30. De rechtbank overweegt dat het kwijtraken van zes geluidsopnamen weliswaar onzorgvuldig is, maar dit betekent niet dat het besluit onrechtmatig is. Gelet op het Woo-verzoek, de uiteenzetting over de verrichte zoekslag en de hoeveelheid aangetroffen documenten, komt het standpunt van de commissie dat de zes geluidsopnamen van de hoorzitting niet teruggevonden zijn de rechtbank niet ongeloofwaardig voor. Dat betekent dat het op de weg van eiser ligt om concrete aanknopingspunten aan te dragen dat de geluidsopnamen wel beschikbaar zijn. De rechtbank oordeelt dat die concrete aanknopingspunten er in dit geval niet zijn.
Conclusie en gevolgen
31. De rechtbank concludeert dat het beroep voor zover het gericht is tegen het niet tijdig nemen van een besluit niet-ontvankelijk is. Uit wat is overwogen in rechtsoverweging 14 blijkt dat de naam van de voorzitter van de commissie ten onrechte niet openbaar is gemaakt en uit rechtsoverweging 26 volgt dat het besluit van 11 november 2024 onvoldoende is gemotiveerd voor wat betreft de openbaarmaking van de verslagen van de hoorzittingen. De rechtbank vernietigt daarom het bestreden besluit voor zover daarin de naam van de voorzitter niet openbaar is gemaakt en voor zover daarin is besloten om de verslagen van de hoorzittingen niet openbaar te maken. Dat betekent dat de commissie met betrekking tot die delen van het besluit een nieuwe beslissing op de aanvraag van eiser moet nemen, met inachtneming van deze uitspraak. De rechtbank geeft het college hiervoor een termijn van zes weken.
32. Omdat de rechtbank het beroep tegen het inhoudelijke besluit van 11 november 2024 gegrond verklaart, moet de minister aan eiser het door hem betaalde griffierecht vergoeden. Hij krijgt ook een vergoeding van zijn reis- en verletkosten, deze stelt de rechtbank vast op € 279,52. Het college moet deze vergoeding betalen. De reiskosten stelt de rechtbank vast op twee maal € 7,40 (twee keer een retour Driebergen-Zeist – Utrecht, openbaar vervoer, tweede klasse). Verder stelt de rechtbank op basis van de overgelegde stukken vast dat eiser vakantie uren heeft moeten opnemen voor het bijwonen van de zitting. De verletkosten stelt de rechtbank daarom vast op twee keer € 132,36.
Beslissing
De rechtbank:
- verklaart het beroep niet tijdig niet-ontvankelijk;
- verklaart het beroep tegen het besluit van 11 november 2024 gegrond;
- vernietigt het besluit van de commissie van 11 november 2024, voor zover daarin de naam van de voorzitter niet openbaar is gemaakt en voor zover daarin is besloten dat de verslagen van de hoorzittingen niet openbaar zijn gemaakt;
- draagt de commissie op een nieuw besluit te nemen met betrekking tot de vernietigde delen van het besluit, met inachtneming van deze uitspraak;
- draagt de commissie op het betaalde griffierecht van € 187,- aan eiser te vergoeden;
- veroordeelt het college in de proceskosten van eiser tot een bedrag van € 279,52.
Deze uitspraak is gedaan door mr. M. van der Knijff, rechter, in aanwezigheid van mr. M.M. van Luijk-Salomons, griffier.
Uitgesproken in het openbaar op 16 december 2025.
griffier
rechter
Een afschrift van deze uitspraak is verzonden aan partijen op:
Informatie over hoger beroep
Een partij die het niet eens is met deze uitspraak, kan een hogerberoepschrift sturen naar de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State waarin wordt uitgelegd waarom deze partij het niet eens is met deze uitspraak. Het hogerberoepschrift moet worden ingediend binnen zes weken na de dag waarop deze uitspraak is verzonden. Kan de indiener de behandeling van het hoger beroep niet afwachten, omdat de zaak spoed heeft, dan kan de indiener de voorzieningenrechter van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State vragen om een voorlopige voorziening (een tijdelijke maatregel) te treffen.