Uitspraak
RECHTBANK 's-GRAVENHAGE
sector civiel recht - voorzieningenrechter
Vonnis in kort geding van 29 oktober 2007,
gewezen in de zaak met rolnummer KG 07/1082 van:
Yacht B.V.,
gevestigd te Voorburg,
eiseres,
procureur mr. P.J.M. von Schmidt auf Altenstadt,
advocaat mr. C. Wiggers te Amsterdam,
tegen:
de Staat der Nederlanden (Ministerie van Justitie, afdeling Immigratie en Naturalisatie te Rijswijk),
zetelende te 's-Gravenhage,
gedaagde,
procureur mr. P.J. Stuijt,
advocaat mr. J.E. Palm.
1. Verloop van de procedure
Eiseres heeft gedaagde doen dagvaarden tegen de zitting van 9 oktober 2007. De advocaat van eiseres heeft de vordering toegelicht aan de hand van pleitaantekeningen. De advocaat van gedaagde heeft aan de hand van een pleitnota verweer gevoerd. De behandeling van de zaak is vervolgens aangehouden tot 15 oktober 2007. De advocaat van eiseres heeft ter zitting van 15 oktober 2007 gerepliceerd aan de hand van pleitaantekeningen. De advocaat van gedaagde heeft aan de hand van een pleitnota gedupliceerd. Het vonnis is bepaald op heden.
2. De feiten
Op grond van de stukken en het verhandelde ter zitting van respectievelijk 9 oktober 2007 en 15 oktober 2007 wordt in dit geding van het volgende uitgegaan.
2.1. De afdeling Immigratie en Naturalisatiedienst (IND) van het Ministerie van Justitie heeft op 5 juni 2007 de opdracht aangekondigd op de Aanbestedingskalender betreffende een raamovereenkomst voor de inhuur van juridisch personeel op tijdelijke basis.
2.2. Op de aanbesteding is het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (hierna: het BAO) van toepassing.
2.3. De aankondiging vermeldt als gunningscriterium de laagste prijs.
2.4. Het Aanbestedingsdocument vermeldt in afdeling 5 "VOORSCHRIFTEN" onder 5.2 "Vormvereisten offertes":
"Met het oog op een efficiënte beoordeling stellen de Aanbestedende diensten ten aanzien van de vorm en structuur van de in te zenden offertes de volgende eisen.
Onder "offerte" verstaan de Aanbestedende diensten het volgende:
Een afgesloten pakket, met daarin:
1. In drievoud (1 origineel, 3 kopieën) alle gevraagde gegevens in een afgesloten envelop of doos. (.....) Het originele exemplaar is enkelzijdig afgedrukt en per bladzijde geparafeerd door een vertegenwoordigingsbevoegde. Iedere pagina van de originele offerte is voorts voorzien van een firmastempel of bedrijfslogo. Per email of per fax ontvangen offertes worden niet in behandeling genomen. (.....)
2. (.....)
3. Iedere pagina van de originele offerte is voorzien van een firmastempel of bedrijfslogo. Tevens is deze per bladzijde voorzien van een rechtsgeldige parafering (door vertegenwoordigingsbevoegde). Op gevraagde plaatsen dient een rechtsgeldige handtekening te zijn geplaatst (rechtsgeldigheid blijkend uit de bijgevoegde inschrijving in handels-/ of beroepsregister). (.....)
4. Op de mappen moet zijn aangegeven welk exemplaar het origineel en welke de kopieën betreft.
5. Per e-mail of per fax ontvangen offertes worden niet in behandeling genomen.
(.....)
12. Documenten die niet voldoen aan de in dit Aanbestedingsdocument voorgeschreven structuur of niet volledig zijn, worden niet in behandeling genomen.
13. Indien een offerte onduidelijkheden bevat, kunnen de Aanbestedende diensten een schriftelijke aanvullende toelichting vragen op de door Inschrijver verstrekte informatie. In dat geval dient Inschrijver deze aanvullende toelichting schriftelijk te verstrekken binnen 2 werkdagen en de toelichting zal integraal deel uitmaken van de offerte en de eventuele raamovereenkomst."
2.5. Onder 5.3.14 "Hoofd-/onderaannemerschap" staat vermeld:
"(.....) Ook zal de Inschrijver moeten aantonen dat hij bij de uitvoering van de opdracht daadwerkelijk beschikt en kan beschikken over de voor de opdracht noodzakelijke middelen (personeel, systemen, producten) van de derde waarop een beroep wordt gedaan. Hiervoor dient hij de in Bijlage 2 VI opgenomen verklaring door de onderaannemer te laten invullen en ondertekenen en deze aan de documenten toevoegen. "
2.6. Op 14 augustus 2007 heeft gedaagde eiseres per e-mail als volgt bericht:
" (.....)Hierbij verzoeken wij u om in aanvulling op uw ingediende offerte het volgende aan te leveren.
. Een originele ondertekende concerngarantie (geen ingescande versie)."
. Een bewijs van inschrijving in het nationale beroeps-/handelsregister van Randstad Holding, waaruit blijkt dat de heer [N] ondertekeningsbevoegd is.
. De heer [O] heeft uw offerte ondertekend en geparafeerd. In bijgevoegde uittreksel van de Kamer van Koophandel staat dat hij gemachtigd is tot een bedrag van 250.000,- euro. Graag ontvangen wij van u een verklaring (ondertekend door een hiertoe rechtsgeldig bevoegd persoon, zichtbaar in een bewijs van inschrijving nationale beroeps-/handelsregister) dat de he[O] ook voor hogere bedragen gemachtigd is.
. De verklaring inzake beschikbaarheidsstelling derde(n) m.b.t. Randstad Uitzendbureau is ondertekend door [B], gevolmachtigd door [V], er is echter geen bewijs van inschrijving in het nationale beroeps-/handelsregister om deze bevoegdheid te controleren. Tevens zijn geen originele handtekeningen op verklaring en volmacht aanwezig, maar ingescande. Graag ontvangen wij hiertoe origineel ondertekende documenten en het bijbehorende bewijs van inschrijving waaruit blijkt dat de heer [V] rechtsgeldig bevoegd is voor ondertekening.
. U geeft aan dat u een nieuwe verklaring van de griffier van de rechtbank heeft aangevraagd. De bijgevoegde verklaring is ouder dan drie maanden. Graag ontvangen wij de nieuwe verklaring.
. Uw verzekeringsbewijs is ouder dan drie maanden (bij ingediende offerte). Graag ontvangen wij een recenter bewijs van uw wettelijke en beroepsaansprakelijkheidsverzekering.
U dient deze gegevens in te dienen voor uiterlijk 11.00 uur op donderdag 16 augustus 2007. (.....)"
2.7. Gedaagde heeft op 16 augustus 2007 in de middag aanvullende documenten ingeleverd. Het uittreksel uit het Handelsregister van Randstad Uitzendbureau B.V. waaruit de bevoegdheid van de heer [V] moest blijken om de vennootschap te vertegenwoordigen, zat daar niet bij. Evenmin was het uittreksel uit het Handelsregister van Randstad Holding, waaruit de ondertekeningsbevoegdheid van de heer [N] moest blijken, bijgevoegd.
2.8. Gedaagde heeft bij brief van 23 augustus 2007 eiseres onder andere meegedeeld dat de offerte van eiseres is uitgesloten op grond van het volgende:
"(.....) U heeft diverse documenten alsnog ingediend op 16 augustus voor 17.00 uur. Echter, hierbij ontbraken nog twee documenten:
.De rechtsgeldig ondertekende beschikbaarheidsstelling derde(n), met originele handtekening.
.De bijbehorende rechtsgeldig ondertekende volmacht, omtrent de volmach[V] aan de heer [B], met originele handtekening.
-Op 17 augustus ontvingen wij deze ontbrekende documenten via de post. Allereerst is dit dus na de inlevertermijn en ten tweede ontbrak ook hierin de rechtsgeldig ondertekende volmacht van [V] aan de heer [B], daar deze wederom was voorzien van een ingescande handtekening.
Wij zijn voornemens te gunnen aan de volgende partijen:
- Eiffel
- Balance
- UJG (.....)"
2.9. Bij brief van 11 oktober 2007 heeft eiseres de uittreksels uit het Handelsregister van Randstad Holding N.V. en Randstad Uitzendbureau B.V. in de onderhavige procedure als producties overgelegd.
3. De vordering, de gronden daarvoor en het verweer
Eiseres vordert -zakelijk weergegeven-:
I: gedaagde te gebieden de voorlopige gunning te schorsen en geschorst te houden;
II: gedaagde te verbieden (één of meer delen van) de onderhavige opdracht definitief aan één of meer derden te gunnen zonder die opdracht daarbij (deels) tevens te gunnen aan eiseres, op straffe van een dwangsom;
III: gedaagde te gebieden de inschrijving van eiseres alsnog in beschouwing te nemen.
Daartoe voert eiseres het volgende aan.
-Gedaagde heeft gehandeld in strijd met de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht, in het bijzonder in strijd met het transparantiebeginsel door de inschrijving van eiseres terzijde te leggen. Eiseres heeft de beschikbaarheidverklaring tijdig als bijlage bij haar inschrijving ingediend. Noch in het bij het Aanbestedingsdocument gevoegde model beschikbaarheidverklaring, noch elders is kenbaar gemaakt dat deze bijlage een originele handtekening dient te bevatten. Vermeld is uitsluitend dat de in te dienen documenten rechtsgeldig ondertekend dienen te zijn. De door eiseres ingediende beschikbaarheidsverklaring
is ondertekend door bevoegde bestuurders van Randstad, door middel van een ingescande handtekening. Daarmee is voldaan aan de rechtsgeldigheid blijkend uit de bijgevoegde inschrijving in handels- of beroepsregister zoals gedaagde zelf in artikel 5.2 lid 3 van het Aanbestedingsdocument heeft geformuleerd. Deze bepaling ziet op wie de handtekening dient te zetten.
-In tegenstelling tot hetgeen gedaagde heeft betoogd is de beschikbaarheidsverklaring en de achterliggende volmacht weldegelijk correct en juridisch waterdicht.
-Het uittreksel uit het Handelsregister van Randstad Holding is weliswaar niet bij de aanbieding gevoegd, doch deze onvolkomenheid mag niet leiden tot uitsluiting van eiseres in deze aanbestedingsprocedure. Dat de heer [N] gerechtigd is tot rechtsgeldige ondertekening staat buiten kijf. Daar waar gedaagde vraagt om een uittreksel van het Handelsregister vraagt zij dan ook om informatie die bekend is bij gedaagde. Het dient dan ook geen enkel redelijk doel om eiseres af te wijzen op dit ondergeschikte punt.
Gedaagde voert gemotiveerd verweer dat hierna, voorzover nodig, zal worden besproken.
4. De beoordeling van het geschil
4.1. Uit artikel 5.2 lid 3 van het aanbestedingsdocument volgt dat de rechtsgeldigheid van een geplaatste handtekening dient te blijken uit de bijgevoegde inschrijving in handels- of beroepsregister. Met eiseres is de voorzieningenrechter van oordeel dat deze bepaling ziet op de hoedanigheid van de persoon die de handtekening zet teneinde een rechtsgeldig aanbod te kunnen doen. Het betoog van gedaagde dat een ingescande handtekening niet voldoet aan voornoemd artikel wordt dan ook niet gevolgd. Immers: het bewijs van rechtsgeldigheid volgt niet uit de wijze waarop een handtekening is gezet, doch betreft uitsluitend de bevoegdheid van de persoon wiens handgeschreven handtekening onder een document is geplaatst. Dat het een daadwerkelijk door de persoon in kwestie op het moment van ondertekening op papier geplaatste handtekening dient te betreffen volgt dan ook niet uit bovengenoemd artikel. Evenmin is elders in het aanbestedingsdocument de ondubbelzinnige eis gesteld dat de onderhavige stukken dienen te zijn voorzien van een daadwerkelijk op papier gezette handtekening. Daarmee zijn de ingescande handtekeningen van respectievelijk de heren [V] en [B] slechts dan als niet als rechtsgeldig in de zin van het aanbestedingsdocument aan te merken indien zij niet tekeningsbevoegd waren en zijn andere -te weten originele- handgeschreven handtekeningen, zoals door gedaagde na indiening van de offerte gevraagd, niet vereist.
4.2. In de door eiseres ingediende offerte ontbrak het uittreksel uit het Handelsregister van Randstad Uitzendbureau B.V. waaruit de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de heer [V] moest blijken. Tevens ontbrak het uittreksel van Randstad Holding, in verband met de tekeningsbevoegdheid van de heer [N]. Gedaagde heeft bij e-mail van 14 augustus 2007 -onder andere- om genoemde documenten verzocht en eiseres een termijn gegund tot donderdag 16 augustus 2007 te 11.00 uur, die vervolgens is verlengd tot 17.00 uur, teneinde de ontbrekende gegevens -alsnog- in te dienen. De stelling van eiseres dat deze termijn te kort is, wordt niet gevolgd. Zeker waar het gaat om de onderhavige stukken, moet eiseres in staat worden geacht deze tijdig (alsnog) over te kunnen leggen.
4.3. Voorop gesteld wordt dat onder meer het beginsel van gelijke behandeling van inschrijvers meebrengt dat gedaagde de door hem gestelde eisen strikt dient te handhaven. Dit geldt ook voor de eis van het -gelijktijdig met de inschrijving- indienen van specifieke documentatie, zoals verwoord in het aanbestedingsdocument. In het aanbestedingsdocument wordt hierbij uitdrukkelijk aangegeven dat "documenten die niet (.....) volledig zijn niet in behandeling worden genomen." Slechts onder bijzondere omstandigheden is het denkbaar dat een uitzondering wordt gemaakt op die strikte handhaving. Daarvan kan in het algemeen slechts sprake zijn als het een geringe eenieder kenbare omissie betreft en bij herstel ervan de gelijke kansen van inschrijvers niet in het geding zijn.
4.4. Zoals hiervoor reeds overwogen volgt uit het aanbestedingsdocument dat de rechtsgeldigheid van de geplaatste handtekeningen dient te blijken uit een bij inschrijving gevoegd uittreksel van het Handelsregister zonder dat daarbij een uitzondering is geformuleerd. Het uittreksel uit het Handelsregister van Randstad Uitzendbureau B.V. was niet bij de inschrijving gevoegd. Eiseres wordt niet gevolgd in haar betoog dat dit geen consequenties dient te hebben nu (desondanks) sprake is van een verklaring beschikbaarstelling en achterliggende volmacht die "correct en juridisch -in overdrachtelijke zin- waterdicht" zijn. Op zichzelf is het juist dat [V] in de door hem ondertekende volmacht aangeeft dat hij statutair directeur van Randstad Nederland B.V. is en tevens gevolmachtigd voor haar dochtervennootschappen waaronder Randstad Uitzendbureau B.V. Deze laatste bevoegdheid blijkt echter niet uit het op 16 augustus 2007 alsnog overgelegde uittreksel uit het Handelsregister van Randstad Nederland B.V. Aldus is niet voldaan aan het vereiste van artikel 5.2 lid 3 van het aanbestedingsdocument.
4.5. Hetzelfde heeft te gelden ten aanzien van de bevoegdheid van de heer [N] nu het uittreksel van Randstad Holding N.V. eveneens ontbrak. In dat verband wordt overwogen dat niet van belang is dat de heer [N] bij zijn aantreden als CEO van Randstad Holding N.V. is gescreend door de Autoriteiten Financiële Markten en als zodanig bij gedaagde bekend is. Evenmin is van belang dat eiseres eerder heeft ingeschreven op een aanbesteding ICT-adviesdiensten en de heer [N] ook uit diende hoofde bekend is bij gedaagde. De eis betreffende het uittreksel Handelsregister is immers ter staving van de rechtsgeldige ondertekening van de concernverklaring van Yacht in onderhavige aanbesteding. Gedaagde is ook niet gehouden te onderzoeken of de concernverklaring rechtsgeldig door de heer [N] is ondertekend door zelf een uittreksel uit het Handelsregister op te vragen.
4.6. Uit het voorgaande volgt dat de inschrijving van eiseres niet aan de voorschriften van de inschrijving voldoet. Voor zover, gelet op de spelregels die in het aanbestedingsdocument zijn geformuleerd, al sprake is van een geringe en op korte termijn te redresseren omissie, heeft te gelden dat eiseres die korte termijn heeft gekregen en desondanks een en ander niet heeft hersteld. Dit leidt ertoe dat de voorzieningenrechter met gedaagde voorshands van oordeel is dat de inschrijving als ongeldig dient te worden aangemerkt. Gedaagde heeft de inschrijving van eiseres dan ook terecht terzijde gelegd. Deze inschrijving zal mitsdien geacht worden niet te zijn gedaan, zodat zij geen deel uitmaakt van het aanbestedingsproces. Eiseres heeft hierdoor geen belang bij haar vordering.
4.7. Het voorgaande leidt tot de conclusie dat eiseres niet ontvankelijk is in haar vordering jegens gedaagde. Eiseres zal, als de in het ongelijk gestelde partij, worden veroordeeld in de kosten van dit geding.
5. De beslissing
De voorzieningenrechter:
verklaart eiseres niet-ontvankelijk in haar vordering;
veroordeelt eiseres in de kosten van dit geding, tot dusverre aan de zijde van gedaagde begroot op € 1.067,--, waarvan € 816,-- aan salaris procureur en € 251,-- aan griffierecht en te vermeerderen met de wettelijke rente vanaf veertien dagen na betekening van dit vonnis;
verklaart deze kostenveroordeling uitvoerbaar bij voorraad.
Dit vonnis is gewezen door mr. E.A.G.M. van Rens en uitgesproken ter openbare zitting van 29 oktober 2007 in tegenwoordigheid van de griffier.
nk