2.5.In artikel 1.4.van het aanbestedingsdocument is bepaald dat als gunningscriterium wordt gehanteerd de beste prijs-kwaliteit verhouding. Artikel 2.4. bevat het programma van eisen (PvE). In artikel 4.5. wordt de beoordeling van de inschrijving beschreven. In dit artikel is, voorzover thans van belang, het navolgende bepaald:
“(…) 4.5.2. Beoordeling gunningscriteria inschrijvingen
Voor het bepalen van de beste prijs-kwaliteitverhouding wordt gebruik gemaakt van gunnen op waarde. Dit houdt in dat de Inschrijver met de laatste fictieve inschrijfprijs de inschrijving met de beste prijs-kwaliteitverhouding heeft gedaan.
Werkelijke inschrijfprijs – behaalde fictieve korting = fictieve inschrijfprijs
Subgunningscriteria
Waarde
Prijs
Totaalbedrag in EURO excl. BTW ingevuld op het inschrijfbiljet
Kwaliteit –SLA en rapportage
€ 133.500
Kwaliteit – Implementatieplan (nieuw, vervanging/omruil)
€ 89.000
Kwaliteit – Flexibiliteit
€ 89.000
Kwaliteit – Duurzaamheid
€ 44.500
Totaalscore
Totaal fictieve inschrijfprijs in EURO
Kwaliteit
De beantwoording van de vier kwalitatieve gunningscriteria dient aan onderstaande punten te voldoen:
(…)
Kwaliteit – SLA en rapportage
Omschrijving
Beoordeling
Opdrachtgever wenst een Inschrijver te contracteren met gunstige condities op het gebied van service en onderhoud, welke gedurende de looptijd van de overeenkomst ook kunnen worden geborgd.
Inschrijver dient te beschrijven wat Inschrijver, bovenop het gevraagde conform onderhavige aanbesteding, nog meer aan service en onderhoud biedt en hoe Inschrijver dit gedurende de looptijd van het contract gaat borgen. Hetgeen is beschreven wordt opgenomen in de SLA afspraken. De beschreven oplossingen van Inschrijven dienen opgenomen te zijn in de inschrijfprijs. Inschrijver dient hierbij in ieder geval in te gaan op de onderstaande aspecten:
- Hoe garandeert Inschrijver de gevraagde service en wat biedt inschrijver eventueel nog meer/beter/sneller?
- Hoe verloopt de bevoorrading van de verbruiksmaterialen?
(…)
Let op: Minimale garantie is maximaal 4 uur responstijd en reparatietijd maximaal 8 uur Time to fix.
Opdrachtgever kent inschrijvingen voor het subgunningscriterium ‘SLA en rapportage gezamenlijk een totaalscore toe
Score:
0: de ingediende informatie geeft onvoldoende inzicht in het subgunningcriterium, voldoet enkel aan de minimale gestelde eisen uit dit Programma van Eisen maar biedt geen toegevoegde waarde en/of één of meer van de significante aspecten ontbreken, zijn onvolledig en/of tegenstijdig uitgewerkt.
3: de ingediende informatie geeft voldoende, inhoudelijk relevant en toepasselijk, inzicht in het subgunningscriterium. De informatie is voldoende helder/concreet beschreven en voldoet aan meer dan de minimaal gestelde eisen waardoor sprake is van een toegevoegde waarde. Het beoordelingsteam heeft voldoende vertrouwen in de ingediende informatie en uit de beschrijving blijkt dat Inschrijver de opdracht op een voldoende wijze ten behoeve van Opdrachtgevers zal uitvoeren.
6: de ingediende informatie geeft goed, inhoudelijk relevant en toepasselijk, inzicht in het subgunningscriterium. De informatie is helder/concreet beschreven en voldoet aan meer dan de minimaal gesteld eisen waardoor er veel toegevoegde waarde is. Het beoordelingsteam heeft een goed vertrouwen in de ingediende informatie en uit de beschrijving blijkt dat de Inschrijver de opdracht op een goede wijze ten behoeve van Opdrachtgevers zal uitvoeren.
0: de ingediende informatie geeft uitstekend, inhoudelijk relevant en toepasselijk, inzicht in het subgunningscriterium De informatie is helder/concreet beschreven en voldoet aan aanzienlijk meer dan de minimaal gestelde eisen waardoor er aanzienlijke toegevoegde waarde is. Het beoordelingsteam heeft een uitstekend vertrouwen in de ingediende informatie en uit de beschrijving blijkt dat Inschrijver de opdracht op een uitstekende wijze ten behoeve van Opdrachtgevers zal uitvoeren.
(…)
Kwaliteit – Implementatieplan
Omschrijving
Beoordeling
Opdrachtgever wenst een Inschrijver die de implementatie van de nieuwe multifunctionals bij aanvang contract en bij (tussentijdse) vervanging/omruil zo goed mogelijk uitvoert en daarna een eenvoudig te hanteren (software)tool beschikbaar stelt om het machinepark centraal te beheren.
(…)
In het door Inschrijver te formuleren Plan van Aanpak dienen minimaal de volgende aspecten aan de orde te komen, waarbij ditper Opdrachtgeverduidelijk vermeld dient te zijn:
- Tijdsplanning en – fasering zowel bij implementatie aanvang contract als bij vervanging/omruil rekeninghoudend met demeerdere vestigingen (…)
- Inschrijver geeft de verschillende te nemen stappen aan voor een succesvolle implementatie, zowel m.b.t. aanvang contract als bij vervanging/omruil;
- Risico-inventarisatie: welke mogelijke risico’s onderkent inschrijver tijdens de implementatie (binnen en buiten uw invloedsfeer) en welke maatregelen treft inschrijver om deze risico’s te minimaliseren;
- Op welke wijze inschrijver ervoor zorgt dat de continuïteit doorgang vindt en overlast geminimaliseerd wordt voor de gebruikers tijdens de migratie;
- Beschrijving van de testfase voor de oplevering van de multifunctionals;
- Uit- en inhuizing van de multifunctionals;
- Opname benodigde voorzieningen voor plaatsing multifunctionals;
- Voorstel projectteam met bijzondere aandacht voor de projectleider;
- Taak- en rolverdeling Opdrachtnemer en Opdrachtgevers, incl. welke inzet van Opdrachtgevers wordt verwacht en wanneer;
- Gebruikerstraining/opleidingsplan;
- Eventuele overdracht van dienstverlening, apparatuur en materialen van huidige naar nieuwe Opdrachtnemer;
- Communicatieaanpak.
Opdrachtgever kent inschrijvingen voor het implementatieplan gezamenlijk een totaalscore toe
Score:
0 = Onvoldoende: de ingediende informatie geeft onvoldoende inzicht in het subgunningscriterium, voldoet niet aan de gestelde eisen uit dit Programma van Eisen of enkele significante onderdelen ontbreken, zijn onvolledig en/of tegenstijdig uitgewerkt.
3= Voldoende: de ingediende informatie geeft voldoende inzicht in het subgunningscriterium en voldoet aan de maximaal gestelde eisen. Het beoordelingsteam heeft vertrouwen in de ingediende informatie
6 = Goed: de ingediende informatie geeft voldoende inzicht in het subgunningscriterium. Het beoordelingsteam heeft niet alleen vertrouwen in de ingediende informatie, maar zij heeft tevens de
Indruk dat de inschrijver voor een grote mate van ontzorging zal zorgen in relatie tot de implementatie.
10 = Uitmuntend: de ingediende informatie geeft voldoende inzicht in het subgunningscriterium. Het beoordelingsteam heeft niet alleen
vertrouwen in de ingediende informatie, maar zij heeft tevens de indruk dat de Opdrachtgevers volledig worden ontzorgd in relatie tot de implementatie waarbij Inschrijver zorgt voor pro activiteit.
Kwaliteit - Flexibiliteit
Omschrijving
Beoordeling
Opdrachtgever wenst een Inschrijver te contracteren die zich flexibel opstelt, zonder kostprijsverhogende effecten ten opzichte van de Inschrijving, bij organisatorische wijzigingen, verhuizingen e.d. gedurende de looptijd overeenkomst aan de zijde van Opdrachtgever.
Inschrijver dient te beschrijven wat Inschrijver, boven het gevraagde, conform de aanbesteding, nog meer aan flexibiliteit biedt. De beschreven flexibiliteit van Inschrijver dient opgenomen te zijn in de inschrijfprijs.
Inschrijver dient hierbij in ieder geval in te gaan op onderstaande aspecten:
- Welke mate van flexibiliteit kan Inschrijver maximaal bieden? Denk hierbij aan retourneren, conversie, bijplaatsen en verhuizingen.
- Welke extra flexibiliteit kan Inschrijver aanbieden?
- Opdrachtgevers zijn op zoek naar een partner waarmee zij mogelijk meer dan 20% kosteloos retour kunnen geven (als cumulatief bedrag en niet per type machine) en waarbij de leasekosten in mindering komen vanaf moment retourgave van een machine (…) Andersom wensen Opdrachtgevers ook graag een mogelijkheid te hebben om toekomstig extra machines aan de overeenkomst toe te voegen. Hoe gaat u hier het meest flexibel mee om en op welke kostentechnisch effectieve manier?
- Wat kan leverancier naast bijstellen voor Opdrachtgever
(…)
Opdrachtgever kent inschrijvingen voor het subgunningscriterium “Flexibiliteit” gezamenlijk een totaalscore toe
Score:
0: de ingediende informatie geeft onvoldoende inzicht in het subgunningscriterium, voldoet enkel aan de minimaal gestelde eisen uit dit Programma van Eisen maar biedt geen toegevoegde waarde en/of één of meer van de significante aspecten ontbreken, zijn onvolledig en/of tegenstijdig uitgewerkt.
3: de ingediende informatie geeft voldoende, inhoudelijk relevant en toepasselijk, inzicht in het subgunningscriterium. De informatie is voldoende helder/concreet beschreven en voldoet aan meer dan de minimaal gestelde eisen waardoor sprake is van een toegevoegde waarde. Het beoordelingsteam heeft voldoende vertrouwen in de ingediende informatie en uit de beschrijving blijkt dat de Inschrijver de opdracht op een voldoende wijze ten behoeve van Opdrachtgevers zal uitvoeren.
6: de ingediende informatie geeft goed, inhoudelijk relevant en toepasselijk, inzicht in het subgunningscriterium. De informatie is helder/concreet beschreven en voldoet aan meer dan de minimaal gestelde eisen waardoor er veel toegevoegde waarde is. Het beoordelingsteam heeft een goed vertrouwen in de ingediende informatie en uit de beschrijving blijkt dat Inschrijver de opdracht op een goede wijze ten behoeve van Opdrachtgevers zal uitvoeren.
10: de ingediende informatie geeft uitstekend, inhoudelijk relevant en toepasselijk, inzicht in het subgunningscriterium. De informatie is helder/concreet beschreven en voldoet aan aanzienlijk meer dan de minimaal gestelde eisen waardoor er aanzienlijke toegevoegde waarde is. Het beoordelingsteam heeft een uitstekend vertrouwen in de ingediende informatie en uit de beschrijving blijkt dat Inschrijver de opdracht op een uitstekende wijze ten behoeve van Opdrachtgevers zal uitvoeren.
(…)
Kwaliteit – Duurzaamheid
Omschrijving
Beoordeling
Opdrachtgever heeft oog voor duurzaamheid. Inschrijver dient daarom bij inschrijving een beschrijving aan te leveren waarin specifiek wordt ingegaan op onderstaande vragen/praktijkcasus:
- Kunt u aangeven wat de consequenties zijn voor mens en milieu wanneer u dit printerpark zou mogen leveren en onderhouden?
- Is een multifunctional/printer altijd in een kantoor te plaatsen zonder risico op gezondheidsklachten?
- Wat is de mate van geluidsoverlast die Opdrachtgever kan verwachten?
- Waar kunt u als leverancier met betrekking tot MVO bijdragen voor de Opdrachtgevers (denk bijvoorbeeld aan het ontmoedigen van gebruikers of gedragsverandering)
- Als laatste is Opdrachtgevers benieuwd hoe leverancier haar kan helpen met de volgende praktijksituatie: Er staan multifunctionals en/of printers in behandelkamers van de consultatiebureaus (die in het zicht staan) waar vaders en moeders met (kleine) kinderen komen. Hoe kan leverancier ervoor zorgen dat deze klanten van Opdrachtgevers hierover niet klagen en dat Opdrachtgever ze makkelijk kunnen overtuigen, indien nodig, dat er van deze apparatuur geen schadelijke uitstoot is? heeft u hier creatieve oplossingen voor?
Opdrachtgever kent inschrijvingen voor het subgunningscriterium “Duurzaamheid” gezamenlijk een totaalscore toe
Score:
0: de ingediende informatie geeft onvoldoende inzicht in het subgunningscriterium, voldoet enkel aan de minimaal gestelde eisen uit dit Programma van Eisen maar biedt geen toegevoegde waarde en/of één of meer van de significante aspecten ontbreken, zijn onvolledig en/of tegenstijdig uitgewerkt.
3: de ingediende informatie geeft voldoende, inhoudelijk relevant en toepasselijk, inzicht in het subgunningscriterium. De informatie is voldoende helder/concreet beschreven en voldoet aan meer dan de minimaal gestelde eisen waardoor sprake is van een toegevoegde waarde. Het beoordelingsteam heeft voldoende vertrouwen in de ingediende informatie en uit de beschrijving blijkt dat de Inschrijver de opdracht op een voldoende wijze ten behoeve van Opdrachtgevers zal uitvoeren.
6: de ingediende informatie geeft goed, inhoudelijk relevant en toepasselijk, inzicht in het subgunningscriterium. De informatie is helder/concreet beschreven en voldoet aan meer dan de minimaal gestelde eisen waardoor er veel toegevoegde waarde is. Het beoordelingsteam heeft een goed vertrouwen in de ingediende informatie en uit de beschrijving blijkt dat Inschrijver de opdracht op een goede wijze ten behoeve van Opdrachtgevers zal uitvoeren.
10: de ingediende informatie geeft uitstekend, inhoudelijk relevant en toepasselijk, inzicht in het subgunningscriterium. De informatie is helder/concreet beschreven en voldoet aan aanzienlijk meer dan de minimaal gestelde eisen waardoor er aanzienlijke toegevoegde waarde is. Het beoordelingsteam heeft een uitstekend vertrouwen in de ingediende informatie en uit de beschrijving blijkt dat Inschrijver de opdracht op een uitstekende wijze ten behoeve van Opdrachtgevers zal uitvoeren.
In onderstaande tabel kunt u aflezen op welke wijze de maximale korting (deels) kan worden toegekend
Score
10
6
3
% maximale fictieve korting
100%
60%
30%
0%
Fictieve korting
€ 133.500
€ 80.100
€ 40.050
€ 0,00
Score
10
6
3
% maximale fictieve korting
100%
60%
30%
0%
Fictieve korting
€ 89.000
€ 53.400
€ 26.700
€ 0,00
Score
10
6
3
% maximale fictieve korting
100%
60%
30%
0%
Fictieve korting
€ 89.000
€ 53.400
€ 26.700
€ 0,00
Score
10
6
3
% maximale fictieve korting
100%
60%
30%
0%
Fictieve korting
€ 44.500
€ 26.700
€ 13.350
€ 0,00
Beoordelingsteam:De kwaliteitsbeoordeling wordt uitgevoerd door een beoordelingsteam. Het beoordelingsteam bestaat uit zeven (7) personen, (…). De kwalitatieve beoordeling wordt door het beoordelingsteam anoniem gedaan en zonder de inschrijfprijzen te kennen. Dit om de objectiviteit van de beoordeling te waarborgen. Een door het beoordelingsteam toegekende score betreft telkens een teamresultaat in consensus en geen gemiddelde van individuele scores.“.