Uitspraak
201307287/1/A3.
Datum uitspraak: 2 juli 2014
AFDELING
BESTUURSRECHTSPRAAK
Tussenuitspraak met toepassing van artikel 8:51d van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: de Awb) op het hoger beroep van:
[appellant], wonend te Sterksel, gemeente Heeze-Leende,
appellant,
tegen de uitspraak van de rechtbank Oost-Brabant van 28 juni 2013 in zaak nr. 12/1751 in het geding tussen:
[appellant]
en
de raad van de gemeente Heeze-Leende.
Procesverloop
Bij besluit van 19 september 2011 heeft de raad een verzoek van [appellant] om hem op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (hierna: de Wob) alle documenten toe te zenden die betrekking hebben op de bij het bestemmingsplan Buitengebied Heeze-Leende behorende verbeelding weergegeven vergroting van het bestemmingsvlak ‘wonen’ aan de [locatie] te Sterksel en die het gevolg zijn van de briefing die de raad van de toenmalige wethouder M. van Hofweegen heeft ontvangen, afgewezen.
Bij besluit van 26 april 2012 heeft de raad het door [appellant] daartegen gemaakte bezwaar ongegrond verklaard.
Bij uitspraak van 28 juni 2013 heeft de rechtbank het door [appellant] daartegen ingestelde beroep gegrond verklaard, het besluit van 26 april 2012 vernietigd en bepaald dat de rechtsgevolgen daarvan in stand blijven. Deze uitspraak is aangehecht.
Tegen deze uitspraak heeft [appellant] hoger beroep ingesteld.
De zaak is door een meervoudige kamer van de Afdeling verwezen naar een enkelvoudige.
De Afdeling heeft de zaak ter zitting behandeld op 27 februari 2014, waar [appellant] is verschenen.
Overwegingen
1. Ingevolge artikel 8:51d van de Awb, voor zover hier van belang, kan de Afdeling het bestuursorgaan opdragen een gebrek in het bestreden besluit te herstellen of te laten herstellen.
Ingevolge artikel 1, aanhef en onder a, van de Wob wordt in deze wet en de daarop berustende bepalingen verstaan onder document: een bij een bestuursorgaan berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat.
Ingevolge artikel 3, eerste lid, kan een ieder een verzoek om informatie neergelegd in documenten over een bestuurlijke aangelegenheid richten tot een bestuursorgaan of een onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan werkzame instelling, dienst of bedrijf.
2. In 2009 heeft de raad van de gemeente Heeze-Leende het bestemmingsplan Buitengebied Heeze-Leende vastgesteld. Daarin is de omvang van het plandeel met de bestemming ‘wonen’ dat betrekking heeft op het perceel [locatie] vastgesteld op 50 bij 90 m. Dit perceel grenst aan het perceel van [appellant]. Bij de terinzagelegging van het plan heeft [appellant] geconstateerd dat in de daarbij behorende verbeelding het desbetreffende perceel was vergroot ten gunste van de buren. De Afdeling heeft in haar uitspraak van 15 april 2011 in zaak nr. 200902795/1/R3 geoordeeld dat dit in strijd is met de rechtszekerheid en heeft het door [appellant] daartegen ingestelde beroep in zoverre gegrond verklaard.
De raad heeft zich op het standpunt gesteld dat geen andere documenten onder hem berusten dan reeds in het bezit van [appellant] zijn gesteld.
De rechtbank heeft het beroep onder verwijzing naar de tussenuitspraak van 7 september 2012 en de einduitspraak van 26 april 2013 in zaak nrs. 11/3852 en 12/1515 in het geding tussen [appellant] en het college van burgemeester en wethouders van Heeze-Leende gegrond verklaard en het besluit van 26 april 2012 vernietigd. Zij heeft evenwel de rechtsgevolgen daarvan in stand gelaten.
3. [appellant] betoogt dat de rechtbank ten onrechte tot het oordeel is gekomen dat hij er niet in is geslaagd om aannemelijk te maken dat het door hem verzochte volledige audioverslag van de gemeenteraadsvergadering van 22 februari 2010 en de e-mail van Van Hofweegen onder de raad hadden behoren te berusten. Volgens hem is aannemelijk dat een volledig audioverslag van voormelde gemeenteraadsvergadering bestaat, nu delen daarvan te beluisteren zijn geweest op de website van de gemeente en een dergelijk verslag op grond van de Archiefwet bewaard dient te blijven. Dit geldt eveneens voor de e-mail van Van Hofweegen die aanleiding heeft gegeven voor vragen tijdens voormelde gemeenteraadsvergadering, aldus [appellant].
3.1. Zoals de Afdeling eerder heeft overwogen (onder meer de uitspraak van 30 mei 2007 in zaak nr. 200608265/1) is het, wanneer een bestuursorgaan stelt dat na onderzoek is gebleken dat een bepaald document niet of niet meer onder hem berust en een dergelijke mededeling niet ongeloofwaardig voorkomt, in beginsel aan degene die om informatie verzoekt om aannemelijk te maken dat, in tegenstelling tot de uitkomsten van het onderzoek door het bestuursorgaan, een bepaald document toch onder dat bestuursorgaan berust.
Voorts heeft de Afdeling eerder overwogen (onder meer de uitspraak van 20 oktober 2010 in zaak nr. 201001965/1/H3) dat, voor zover openbaarmaking wordt verzocht van documenten die niet bij het bestuursorgaan berusten, maar wel bij het bestuursorgaan hadden behoren te berusten, van dit bestuursorgaan mag worden verwacht dat het al het redelijkerwijs mogelijke doet om deze documenten alsnog te achterhalen.
3.2. Niet betwist is dat delen van het audioverslag van de gemeenteraadsvergadering van 22 februari 2010 op de website van de gemeente te beluisteren zijn geweest en daardoor reeds openbaar zijn gemaakt, zodat de Wob daarop niet van toepassing is. [appellant] heeft evenwel verzocht om het volledige audioverslag, omdat hij kennis wil nemen van de delen die niet op de website van de gemeente te beluisteren zijn geweest.
3.3. De rechtbank heeft de mededeling van de raad dat de band met het volledige audioverslag en de e-mail van Van Hofweegen niet zijn bewaard en derhalve niet meer onder hem berusten, niet ongeloofwaardig geacht en overwogen dat [appellant] er niet in is geslaagd om het tegendeel aannemelijk te maken. Nu echter wel aannemelijk is dat de desbetreffende band en e-mail hebben bestaan, is de rechtbank getreden in de beoordeling van de vraag of op grond van de Archiefwet 1995 en de daarop gebaseerde archiefregelgeving op de raad de plicht rustte om het volledige audioverslag van de gemeenteraadsvergadering van 22 februari 2010 en de e-mail van Van Hofweegen te archiveren.
3.4. Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 zijn overheidsorganen verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.
Volgens hoofdstuk 2, onder 2, van de Selectielijst voor archiefbescheiden van (inter)gemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1996 (geactualiseerde versie; Stcrt. 2012, 11906) (hierna: de Selectielijst), welke lijst is vastgesteld krachtens artikel 5 van de Archiefwet 1995, dienen verslagen, inhoudende beleidsfactoren of -handelingen, blijvend te worden bewaard. Anders dan waarvan de rechtbank kennelijk is uitgegaan, is de Afdeling van oordeel dat een verslag van de gemeenteraadsvergadering van 22 februari 2010, gelet op de inhoud van de besluitenlijst van die vergadering, beleidsfactoren of -handelingen inhoudt. Hieruit volgt dat op de raad de plicht rustte om een verslag van de gemeenteraadsvergadering van 22 februari 2010 te archiveren. Uit de toelichting bij de Selectielijst volgt dat de verslaglegging niet noodzakelijkerwijs schriftelijk hoeft te geschieden, maar ook in een andere vorm kan plaatsvinden, bijvoorbeeld in de vorm van een geluidsopname van de raadsvergadering. Bij de beslissing tot bewaren of vernietigen moet steeds het gestelde onder hoofdstuk 1.4 in acht worden genomen. Daarin staat vermeld dat als uitgangspunt voor de Selectielijst de algemene landelijke selectiedoelstelling geldt, die inhoudt dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Gelet op deze doelstelling, kan naar het oordeel van de Afdeling worden volstaan met één vorm van verslaglegging. Ter zitting van de Afdeling heeft [appellant] desgevraagd verklaard dat hij, anders dan waarvan de rechtbank kennelijk is uitgegaan, niet in het bezit is van een schriftelijk verslag van de gemeenteraadsvergadering van 22 februari 2010.
Indien de raad echter wel een schriftelijk verslag heeft gearchiveerd, rustte op grond van voormelde archiefregelgeving geen plicht op hem om ook de band met het volledige audioverslag te archiveren. In dat geval rijst wel de vraag of de raad niet aan [appellant] naar aanleiding van diens verzoek het schriftelijke verslag had moeten toezenden. Indien de raad geen schriftelijk verslag heeft gearchiveerd, rustte op grond van de archiefregelgeving wel de plicht op hem om de band met het volledige audioverslag te archiveren en was het aan de raad om, naar aanleiding van het verzoek van [appellant], al het redelijkerwijs mogelijke te doen om de band alsnog te achterhalen. Het besluit van 26 april 2012 biedt op deze punten echter geen duidelijkheid en ter zitting van de Afdeling is wegens de afwezigheid van de raad die duidelijkheid evenmin alsnog verkregen. Gelet hierop is de Afdeling van oordeel dat het besluit van 26 april 2012 op dit punt een deugdelijke motivering ontbeert.
3.5. Wat betreft de e-mail van voormalig wethouder Van Hofweegen, is de rechtbank, door te verwijzen naar voormelde einduitspraak waarin is overwogen dat er geen verplichting bestond om de e-mail van Van Hofweegen te archiveren en gedurende een bepaalde periode te bewaren, kennelijk van oordeel geweest dat de e-mail onder geen van de in de Selectielijst genoemde categorieën valt. Voor de Afdeling staat echter niet vast dat de desbetreffende e-mail niet onder bescheiden betreffende de voorbereiding van een bestemmingsplan kan worden geschaard. Daartoe is van belang dat [appellant] stukken heeft overgelegd waaruit volgt dat in februari 2010 tussen hem en de toenmalige vice-voorzitter van de CDA-fractie W. van der Rijt een mailwisseling heeft plaatsgevonden, waarbij onder meer de e-mail van Van Hofweegen ter sprake is gekomen en uit de mailwisseling volgt dat die e-mail betrekking heeft op de jaarlijkse aanpassingen van het bestemmingsplan. Volgens hoofdstuk 3.6, onder 1, van de Selectielijst dienen bescheiden betreffende de voorbereiding van een bestemmingsplan twintig jaar te worden bewaard. Indien de e-mail als een dergelijk bescheid moet worden aangemerkt, heeft de raad, door de e-mail niet te bewaren, in strijd met de archiefregelgeving gehandeld. Het besluit van 26 april 2012 biedt echter ook op dit punt geen duidelijkheid en wegens de afwezigheid van de raad ter zitting van de Afdeling is die duidelijkheid evenmin alsnog verkregen. Gelet hierop is de Afdeling van oordeel dat het besluit van 26 april 2012 ook op dit punt een deugdelijke motivering ontbeert.
4. De conclusie is dat het besluit van 26 april 2012, gelet op hetgeen onder 3.4 en 3.5 is overwogen, is genomen in strijd met de in artikel 3:2 van de Awb vereiste zorgvuldigheid en niet berust op een deugdelijke motivering als bedoeld in artikel 7:12, eerste lid, van de Awb.
5. De Afdeling ziet in het belang bij een spoedige beëindiging van het geschil aanleiding de raad op de voet van artikel 8:51d van de Awb op te dragen de gebreken in het besluit van 26 april 2012 binnen zes weken na verzending van deze tussenuitspraak te herstellen. Daartoe dient de raad alsnog inzichtelijk te maken op welke wijze de verslaglegging van de gemeenteraadsvergadering van 22 februari 2010 is gearchiveerd. Indien een schriftelijk verslag is gearchiveerd, dient de raad dat verslag alsnog aan [appellant] toe te zenden, dan wel een weigering daartoe nader te motiveren. Indien het audioverslag had behoren te worden gearchiveerd, dient de raad alsnog al het redelijkerwijs mogelijke te doen om de band met dat verslag te achterhalen. De raad dient voorts nader te motiveren of op grond van de archiefregelgeving op hem de plicht rustte om de e-mail van Van Hofweegen te archiveren en, zo ja, of hij al het redelijkerwijs mogelijke heeft gedaan om de e-mail alsnog te achterhalen.
6. In de einduitspraak zal worden beslist over de proceskosten en vergoeding van het betaalde griffierecht.
Beslissing
De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State:
draagt de raad van de gemeente Heeze-Leende op om binnen zes weken na de verzending van deze tussenuitspraak met inachtneming van hetgeen daarin is overwogen de gebreken in het besluit van 26 april 2012, kenmerk 201237, te herstellen en zo nodig een ander besluit te nemen en dit aan [appellant] en de Afdeling toe te zenden.
Aldus vastgesteld door mr. A.W.M. Bijloos, lid van de enkelvoudige kamer, in tegenwoordigheid van mr. I.S. Vreken-Westra, ambtenaar van staat.
w.g. Bijloos w.g. Vreken-Westra
lid van de enkelvoudige kamer ambtenaar van staat
Uitgesproken in het openbaar op 2 juli 2014
434-697.