Uitspraak
201906998/1/A3.
Datum uitspraak: 3 juni 2020
AFDELING
BESTUURSRECHTSPRAAK
Uitspraak op het hoger beroep van:
[appellant], wonend te [woonplaats],
tegen de uitspraak van de rechtbank Gelderland van 8 augustus 2019 in zaak nr. 18/4473 in het geding tussen:
[appellant]
en
het college van burgemeester en wethouders van Zevenaar.
Procesverloop
Bij besluit van 16 januari 2018 heeft het college een verzoek om openbaarmaking van informatie op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (hierna: Wob) afgewezen.
Bij besluit van 3 juli 2018 heeft het college het door [appellant] daartegen gemaakte bezwaar gedeeltelijk ongegrond verklaard.
Bij tussenuitspraak van 14 mei 2019 heeft de rechtbank het college in de gelegenheid gesteld om binnen vier weken na verzending van de tussenuitspraak het geconstateerde gebrek te herstellen met inachtneming van de overwegingen en aanwijzingen in de tussenuitspraak.
Bij brief van 22 mei 2019 heeft het college een nadere motivering gegeven.
Op 24 juni 2019 heeft [appellant] een zienswijze gegeven.
De rechtbank heeft bij brief van 9 juli 2019 een nadere vraag aan het college gesteld.
Bij brief van 31 juli 2019 heeft het college hierop geantwoord.
Bij uitspraak van 8 augustus 2019 heeft de rechtbank het door [appellant] tegen het besluit van 3 juli 2018 ingestelde beroep gegrond verklaard, dat besluit vernietigd maar bepaald dat de rechtsgevolgen ervan geheel in stand blijven. Deze uitspraak is aangehecht.
Tegen deze uitspraak heeft [appellant] hoger beroep ingesteld.
Het college heeft een schriftelijke uiteenzetting gegeven.
[appellant] heeft nadere stukken ingediend.
De Afdeling heeft partijen op 12 mei 2020 telefonisch gehoord. Aan het telefonisch horen hebben [appellant] en het college, vertegenwoordigd door mr. M.E.G. Otten en T.J.M. Sessink, deelgenomen.
Overwegingen
1. Het gaat in deze zaak om een verzoek van [appellant] om openbaarmaking van documenten over een schenking van € 500.000 van British American Tobacco (hierna: BAT) aan de gemeente Zevenaar in de periode van juni 2008 tot september 2011 en de oprichting van de Stichting Cultuur BAT.
2. Het college heeft het Wob-verzoek afgewezen omdat er geen documenten zijn. In bezwaar heeft het college navraag gedaan bij de oud-burgemeester en de destijds betrokken ambtenaar over de schenking van € 500.000 dan wel documenten die verband houden met de oprichting van de Stichting Cultuur BAT. Dit heeft niets opgeleverd. Het college heeft, anders dan de adviescommissie voor bezwaarschriften heeft geadviseerd, niet bij de ICT-afdeling nagegaan of het mogelijk is de gearchiveerde mailbox van de oud-burgemeester te heractiveren.
3. In de tussenuitspraak heeft de rechtbank geoordeeld dat het college onvoldoende heeft gemotiveerd op welke wijze het onderzoek heeft verricht om de gevraagde documenten alsnog te achterhalen. Het college heeft onvoldoende inzicht gegeven hoe, bij wie en wanneer naar de documenten is gezocht. De enkele stelling tijdens de zitting dat de mailboxen niet (meer) kunnen worden geheractiveerd, zonder bewijs en zonder verdere informatie over het moment van vernietigen, is onvoldoende. De rechtbank heeft het college in de gelegenheid gesteld het gebrek te herstellen door de verklaring in het geding brengen van de informatiedienst over het vernietigen van de mailboxen van de oud-burgemeester en verantwoordelijk wethouder, aan te geven wanneer de inhoud van de mailboxen is vernietigd en aan te geven hoe, bij wie en wanneer het onderzoek naar de documenten waarop het Wob-verzoek ziet, is gedaan.
4. Bij brief van 22 mei 2019 heeft het college gemeld dat de mailbox van de oud-burgemeester op 17 oktober 2018 is uitgeschakeld en eind november 2018 is verwijderd. De mailbox van de oud-wethouder was al op 1 oktober 2012 verwijderd. Verder is aangegeven hoe is gezocht naar documenten die onder het Wob-verzoek vallen.
Vervolgens heeft de rechtbank het college verzocht aan te geven waarom de mailbox van de oud-burgemeester is verwijderd na het advies van de bezwaaradviescommissie en het instellen van beroep door [appellant]. De rechtbank heeft gevraagd waarom de mailbox niet is doorzocht voor het verwijderen ervan.
Op 31 juli 2019 heeft het college schriftelijk gereageerd op de vragen van de rechtbank. Het stelt dat er geen relatie bestaat tussen het Wob-verzoek en het verwijderen van de mailbox van de oud-burgemeester. De mailbox is voorafgaand aan het verwijderen niet doorzocht omdat er voldoende inspanning is verricht om de documenten die onder de reikwijdte van het Wob-verzoek vallen te vinden, aldus het college. Het college heeft uiteengezet welke zoekacties zijn verricht. De documenten en mails zijn niet uit de zoekacties naar voren gekomen en bestaan dan ook niet, aldus het college.
5. In de einduitspraak heeft de rechtbank geoordeeld dat het in de rede had gelegen dat het college was nagegaan of de mailbox van de oud-burgemeester documenten bevatte die onder het Wob-verzoek vielen. Ondanks het uitdrukkelijke advies van de adviescommissie voor bezwaarschriften is de mailbox vernietigd. Dit is gebeurd nadat beroep is ingesteld. Volgens de rechtbank is sprake van een onzorgvuldige voorbereiding van het besluit van 3 juli 2018. Het beroep van [appellant] is gegrond verklaard en dat besluit vernietigd. De rechtbank heeft evenwel de rechtsgevolgen ervan geheel in stand gelaten. In dat kader is van belang dat de gevraagde informatie er niet of niet meer is en niet valt te reproduceren, aldus de rechtbank.
6. In hoger beroep bestrijdt [appellant] de instandlating van de rechtsgevolgen. Hij betoogt dat de rechtbank ten onrechte genoegen heeft genomen met de verklaring van het college dat de mailbox van de oud-burgemeester is verwijderd. Door het vernietigen frustreert het college de rechtsgang. Op deze manier is niet meer na te gaan of de mailbox documenten bevatte die onder zijn Wob-verzoek vallen. Er is niet gebleken dat de mailbox is vernietigd overeenkomstig de eisen uit de Archiefwet. Het college heeft geen moeite gedaan om de vernietigde mails terug te halen. Volgens [appellant] is dit alsnog mogelijk. Hij verzoekt de Afdeling het college op te dragen de mailbox te herstellen of een back-up op te sporen, onafhankelijk onderzoek te laten verrichten naar de besluitvorming rond de vernietiging en openbaarmaking van de rapportages van deze onderzoeken.
7. In hoger beroep gaat het alleen over de verwijderde mailbox van de oud-burgemeester. Op 31 juli 2019 heeft het college naar aanleiding van de vragen van de rechtbank een document overgelegd waaruit de verwijdering van de mailbox van de oud-burgemeester door intern beheer blijkt. Uit dit document blijkt dat de verwijdering een bewuste handeling is geweest, aangezien is vermeld dat het account lang is aangehouden op verzoek van bestuurders en dat nu alle documenten op de H: schijf weg kunnen. Het account is op 17 oktober 2018 uitgeschakeld en 30 dagen daarna verwijderd. Het college erkent dat verwijdering van de mailbox niet had mogen plaatsvinden voordat deze was doorzocht om mogelijke voor de beoordeling van het Wob-verzoek relevante e-mails. In de schriftelijke uiteenzetting heeft het college een verklaring van de manager van de Regionale ICT-dienst opgenomen. Hierin staat het volgende: "Na opdracht van de gemeente wordt een mailbox, account en persoonlijke gegevens verwijderd. Het betreft hetzelfde proces als uitdienstproces. Dat is een tweetrapsproces: Voor het uitdienstproces is er in feite een dubbel vangnet: een termijn waarin een account op 'disabled' wordt gezet (30 dagen) en een periode waarbij de gegevens (mail en bestanden) van een account teruggehaald kunnen worden (3 maanden) vanuit een backup. […] De mogelijkheid om een mailbox/gegevens terug te halen verloopt automatisch na de bovengenoemde periode." Tijdens de telefonische behandeling van de zaak ter zitting bij de Afdeling hebben de gemachtigden van het college deze procedure nader toegelicht. Zij hebben verklaard dat de gemeente haar digitale bestanden opslaat bij twee datacentra op verschillende locaties. De opslag van bestanden bij deze twee datacentra loopt synchroon. Alles wat in het digitale systeem van de gemeente staat, zoals opgeslagen bij het ene datacentrum, staat ook in het daaraan parallel lopende externe systeem bij het andere datacentrum. Wat niet of niet meer in het systeem van de gemeente staat, is ook niet of niet meer aanwezig in het parallelle systeem. Het parallelle systeem is dus geen archiveringsback-up. Het synchroon draaiende systeem dient om de continuïteit te waarborgen, zodat in geval van calamiteiten data niet verloren gaan. Van de beide systemen worden daarnaast geen back-ups gemaakt, omdat de systemen niet voor archivering bedoeld zijn. Voor het archiveren gebruikt de gemeente een zaaksysteem. Relevante mails worden met links aan het zaaksysteem gekoppeld. Binnen het zaaksysteem kan worden gezocht op een onderwerp, waarna alle aan het onderwerp gekoppelde items worden getoond. Binnen de gemeente bestaan richtlijnen over wat moet worden gearchiveerd binnen het zaaksysteem, aldus de gemachtigden van het college.
Vaststaat dat zoekslagen in het voor archivering bedoelde zaaksysteem geen onder het verzoek vallende documenten hebben opgeleverd. Uit het voorgaande volgt dat de mailbox van de oud-burgemeester niet is terug te halen via het parallelle externe datacentrum, omdat dat synchroon loopt aan het datacentrum bij de gemeente en de mailbox daarin niet terug te halen is. De mailbox is namelijk onherstelbaar verwijderd nu zowel de bovengenoemde termijn van dertig dagen als die van drie maanden al lang zijn verstreken. Dit betekent dat niet meer kan worden nagegaan of de mailbox documenten bevatte die onder het Wob-verzoek van [appellant] vallen. Hoewel het besluit van 3 juli 2018 onrechtmatig is omdat de mailbox niet had mogen worden vernietigd, heeft de rechtbank na vernietiging van dit besluit terecht de rechtsgevolgen ervan in stand gelaten. De rechtbank heeft terecht overwogen dat de informatie niet valt te reproduceren en dat deze procedure daar niets aan kan veranderen. Het college opdragen opnieuw op bezwaar te beslissen of nader onderzoek te doen, kan er niet toe leiden dat het college alsnog documenten openbaar maakt die onder het Wob-verzoek vallen. Omdat [appellant] in deze procedure dus niet meer kan bereiken, kan in het midden blijven of door de verwijdering van de mailbox in strijd met de Archiefwet is gehandeld.
Tot slot ziet de Afdeling geen aanleiding om de manager van de Regionale ICT-dienst als getuige te horen, zoals [appellant] heeft verzocht. De gemachtigden van de gemeente hebben tijdens de telefonische behandeling van de zaak de verklaring van de manager nader toegelicht. De Afdeling is van oordeel dat het horen van de manager als getuige niet kan bijdragen aan het onderzoek in deze zaak. Er bestaat evenmin aanleiding om de oud-burgemeester te horen over het ontbreken van documenten, zoals [appellant] heeft verzocht, omdat de Wob daartoe geen grondslag biedt. Op grond van de Wob kan alleen worden verzocht om informatie neergelegd in documenten en niet om mondelinge verklaringen.
Het betoog faalt.
8. Het hoger beroep is ongegrond. De aangevallen uitspraak dient te worden bevestigd voor zover aangevallen.
9. Voor een proceskostenveroordeling bestaat geen aanleiding.
Beslissing
De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State:
bevestigt de uitspraak van de rechtbank voor zover aangevallen.
Aldus vastgesteld door mr. J.A. Hagen, voorzitter, en mr. N. Verheij en mr. E.J. Daalder, leden, in tegenwoordigheid van mr. S. Niane-van de Put, griffier.
De voorzitter is verhinderd de uitspraak te ondertekenen.
De griffier is verhinderd de uitspraak te ondertekenen.
Uitgesproken in het openbaar op 3 juni 2020
805.