Uitspraak
beslissing
___________________________________________________________________ _ _
GERECHTSHOF AMSTERDAM
afdeling civiel recht en belastingrecht
zaaknummer : 200.205.526/01 NOT
nummer eerste aanleg : C/05/306852/KL RK 16 - 91
beslissing van de notaris- en gerechtsdeurwaarderskamer van 18 juli 2017
inzake
mr. [naam],
notaris te [plaats],
appellant,
tegen
[naam],
wonend te [plaats],
geïntimeerde.
1.Het geding in hoger beroep
1.1.
Appellant (hierna: de notaris) heeft op 15 december 2016 een beroepschrift - met bijlage -bij het hof ingediend tegen de beslissing van de kamer voor het notariaat in het ressort Arnhem-Leeuwarden (hierna: de kamer) van 2 december 2016 (ECLI:NL:TNORARL:2016:66). De kamer heeft in de bestreden beslissing de klacht van geïntimeerde (hierna: klaagster) gegrond verklaard en aan de notaris de maatregel van waarschuwing opgelegd
.
.
1.2.
Klaagster heeft op 18 januari 2017 een verweerschrift bij het hof ingediend.
1.3.
Op 7 maart 2017 heeft het hof van de notaris een brief van 6 maart 2017 met bijlagen ontvangen.
1.4.
De zaak is behandeld ter openbare terechtzitting van het hof van 4 mei 2017. De notaris en klaagster zijn verschenen en hebben het woord gevoerd; klaagster aan de hand van een aan het hof overgelegde pleitnota.
2.Stukken van het geding
Het hof heeft kennis genomen van de inhoud van de door de kamer aan het hof toegezonden stukken van de eerste instantie en de hiervoor vermelde stukken.
3.Feiten
3.1.
Het hof verwijst voor de feiten naar hetgeen de kamer in de bestreden beslissing heeft vastgesteld. Partijen hebben tegen de vaststelling van de feiten door de kamer geen bezwaar gemaakt, zodat ook het hof van die feiten uitgaat.
3.2.
Kort gezegd gaat het in deze zaak om het volgende.
3.2.1.
Op 8 juli 2016 heeft klaagster met de notaris op zijn kantoor gesproken over een wijziging in haar testament. In dit testament, dat klaagster had meegenomen en aan de notaris had gegeven, stond haar huidige adres vermeld, te weten [adres X].
3.2.2.
Op 29 juli 2016 heeft klaagster – omdat zij het concept van haar nieuwe testament nog niet ontvangen had – telefonisch contact opgenomen met het notariskantoor en geïnformeerd naar de stand van zaken. In reactie op dit verzoek heeft een medewerker van het notariskantoor aan klaagster medegedeeld dat het concept reeds op 11 juli 2016 was verzonden naar het adres [adres Y]. Diezelfde dag heeft klaagster over deze kwestie ook nog telefonisch contact met de notaris gehad.
3.2.3.
Vervolgens heeft de notaris per e-mail d.d. 29 juli 2016 (17:03 uur) aan klaagster bericht:
“Uw personenkaart is door ons niet goed aangemaakt. Normaal wordt bij het inscannen van de legitimatie ook het GBA (burgerlijke stand) gecheckt. Dit blijkt niet te zijn gebeurd door een technische foutmelding. Omdat u wel in het kaartsysteem voorkwam door een transactie in 1996 is de brief naar een verkeerd adres gestuurd. Mijn secretaresse heeft bij de mevrouw die op dit adres woont nagevraagd. Zij zegt de brief niet te hebben geopend en de brief teruggestuurd te hebben. Via de post hebben wij tot op dit moment nog niets ontvangen. Zodra dit wel het geval is zal ik u dit meedelen.
Hierbij bied ik u – zoals ook vandaag al enige malen telefonisch gedaan – mijn excuses aan voor de gemaakte fout. (..)”
4.Standpunt van klaagster
De klacht van klaagster bestaat uit de volgende onderdelen.
i. De notaris heeft het concept van het testament van klaagster naar een verkeerd adres gestuurd.
In afwijking van de afspraak om het concept per e-mail naar klaagster te sturen, heeft de notaris het concept in briefvorm naar haar gestuurd waarbij hij een verkeerd adres heeft gebruikt (kennelijk als gevolg van een technische foutmelding). Klaagster acht deze handelwijze onzorgvuldig, te meer nu het juiste en actuele adres van klaagster in de tekst van haar oude testament stond opgenomen en de notaris over dit testament beschikte. Volgens klaagster ontbreekt het bij het notariskantoor aan een intern controle mechanisme.
ii. De notaris heeft niet, althans niet adequaat gereageerd op het moment dat klaagster hem wees op de onjuiste adressering.
De notaris heeft nimmer geverifieerd of klaagster het concept in goede orde had ontvangen. Klaagster is degene geweest die daarover contact heeft opgenomen met het notariskantoor, waarna zij te horen kreeg dat het concept naar haar oude adres was gestuurd. Vervolgens moest klaagster boos worden alvorens de notaris actie ondernam en zijn excuses aanbood. Bovendien deed de notaris het aanvankelijk voorkomen alsof het concept na verzending naar het onjuiste adres op het notariskantoor retour was ontvangen. Pas later heeft de notaris desgevraagd toegegeven dat het concept niet retour ontvangen was. Voor zover klaagster weet, is het foutief verzonden concept nog steeds niet terecht.
5.Standpunt van de notaris
5.1.
De notaris heeft bij de kamer verweer gevoerd en verklaard dat hij niet voor honderd procent kan voorkomen dat hij of één van zijn medewerkers bij de uitoefening van de werkzaamheden een fout maakt. Wel is het zo dat hij en zijn medewerkers er alles aan hebben gedaan om klaagster destijds te woord te staan en voldoende hebben geprobeerd om het concept terug te krijgen. De notaris heeft nog opgemerkt dat hij in zijn notities over de zaak niet het
e-mailadres van klaagster heeft kunnen vinden.
e-mailadres van klaagster heeft kunnen vinden.
5.2.
In hoger beroep heeft de notaris – kort samengevat – aangevoerd dat zijn administratieve proces in orde is (en de toezending van het concept van het nieuwe testament van klaagster naar het verkeerde adres slechts een incident betrof) en dat hij wel degelijk actief heeft gehandeld op het moment dat hij erachter kwam dat het concept naar een verkeerd adres was gestuurd. De oplegging van de maatregel van waarschuwing is dan ook niet terecht, aldus de notaris.
6.Beoordeling
6.1.
Van een zorgvuldig handelend notaris mag worden verwacht dat hij zijn kantoor zodanig organiseert dat vermijdbare fouten en slordigheden zoals een onjuiste adressering worden voorkomen. Het gaat immers veelal om verzending van stukken van strikt persoonlijke aard zoals in dit geval een testament. De technische foutmelding in het systeem waardoor het adres van klaagster niet in de GBA gecheckt kon worden had er toe moeten leiden dat die check op een later tijdstip opnieuw zou worden gedaan. Waarom dat achterwege is gebleven heeft de notaris niet kunnen verklaren. Ook heeft hij niet gesteld dat de medewerker tegen zijn instructie heeft gehandeld door vervolgens het concept naar een adres van klaagster te sturen dat in 1996 bij de notaris bekend was. De medewerker was er kennelijk niet op gewezen dat in het testament dat klaagster de notaris ter hand had gesteld haar adres was opgenomen. Voorts heeft de notaris tegenover de verklaring van klaagster dat het concept haar per e-mail zou worden toegestuurd slechts gesteld dat hij in zijn notities geen e-mailadres heeft kunnen vinden. Het hof is van oordeel dat de notaris aldus jegens klaagster onzorgvuldig heeft gehandeld en dat hem daarvan een tuchtrechtelijk verwijt kan worden gemaakt.
6.2.
Als onweersproken staat vast dat de notaris pas na aandringen van klaagster zijn secretaresse heeft geïnstrueerd naar het onjuiste adres te gaan teneinde na te gaan of het concept zich daar wellicht nog bevond. Ook heeft de notaris niet weersproken dat hij pas heeft toegegeven dat hij het concept niet retour had ontvangen nadat klaagster daarnaar uitdrukkelijk had gevraagd. Het hof acht ook deze handelwijze onzorgvuldig en tuchtrechtelijk verwijtbaar.
6.3.
Gelet op het vorenstaande zijn beide klachtonderdelen gegrond. Dat de notaris de onjuiste adressering zonder meer heeft erkend, daarvoor zijn excuses heeft aangeboden en zijn personeel er nogmaals op heeft gewezen dat een brief niet mag worden verstuurd voordat alle controles zijn uitgevoerd, doet niet af aan het tuchtrechtelijk verwijt dat de notaris kan worden gemaakt.
6.4.
Het hof is van oordeel dat de door de kamer uitgesproken maatregel van waarschuwing in dit geval passend is.
6.5.
Hetgeen partijen verder nog naar voren hebben gebracht, kan buiten beschouwing blijven omdat het niet van belang is voor de beslissing in deze zaak.
6.6.
Het hiervoor overwogene leidt tot de volgende beslissing.
7.Beslissing
Het hof bevestigt de bestreden beslissing.
Deze beslissing is gegeven door mrs. A.D.R.M. Boumans, C.H.M. van Altena en M. Bijkerk en in het openbaar uitgesproken op 18 juli 2017 door de rolraadsheer.