2.6Het Hof gaat uit van de volgende feiten.
2.6.1SZV heeft de advisering en ondersteuning van SZV op het gebied van Governance, Risk (Management) en Compliance opgedragen aan ES. Partijen hebben daartoe op 10 juli 2015 een mantelovereenkomst tot opdracht (hierna: de mantelovereenkomst) gesloten. In de mantelovereenkomst staat, voor zover van belang:
Artikel 2. Werkzaamheden
(…)
2. Verzoeken tot advisering en/of ondersteuning worden door SZV zo veel mogelijk schriftelijk gespecifieerd en aan E's Solutions voorgelegd door een daartoe door SZV aan te wijzen gemachtigde. (...)
3. Na voorlegging worden, voor zover mogelijk, nadere afspraken gemaakt tussen SZV en E’s Solutions met betrekking tot de doorlooptijd, geschatte urenbesteding en eventuele projectafbakening.
Artikel 3. Informatie-uitwisseling
(...)
2. E’s Solutions verschaft tijdens de uitvoering van de opdracht aan SZV de informatie die voor SZV en gelieerde fondsen van belang is. Tevens verschaft E’s Solutions periodieke dan wel tussentijdse voortgangsrapportages en informatie aan SZV.
(…)
Artikel 5. Wijziging in de uitvoering
SZV kan te allen tijde wijzigingen aanbrengen in de wijze waarop de uitvoering van de werkzaamheden door E’s Solutions geschiedt. Deze wijzigingen dienen tijdig en verantwoord te zijn.
(…)
Artikel 9. Einde van de overeenkomst
SZV kan met onmiddellijke ingang de overeenkomst met E’s Solutions opzeggen. In geval van beëindiging is SZV de kosten van de werkzaamheden verschuldigd die door E’s Solutions zijn gemaakt tot het moment van de ontvangst van de melding van de beëindiging. Kosten in verband met het overdragen van werkzaamheden aan een door SZV aan te wijzen partij zullen eveneens in rekening worden gebracht.
2.6.2Bij e-mail van 23 december 2015 heeft de directeur van ES een
concept-engagement lettergezonden aan SZV, met het verzoek om zijn reactie daarop. Bij e-mailbericht van dezelfde dag heeft de directiesecretaris van SZV daarop de volgende reactie gegeven:
Hereby my remarks. In regard to the project(s), I think you need to attach a detailed project dossier for each separate project to this engagement letter. Now it is not exactly clear how, when, where you & your team support will be executed and what will be delivered. It comes over very vague.
2.6.3Bij brief van 26 februari 2016 heeft ES aan SZV een voorstel gedaan voor een aangepaste engagement letter.
2.6.4Op 1 maart 2016 zijn partijen deze engagement letter overeengekomen. Daarin zijn onder meer opgenomen ‘services/activities’ voor de volgende vier (sub)projecten:
In order to support the organization in achieving its goals, E's Solutions will provide a phased-approach consisting of subprojects taking into account the scope, nature and needs of the organization. The services and/or activities to be provided shall include a focus on the role of communication within the organization and will also take into account the intended migration to a new location within the duration of the agreement. The initial subprojects include but are not limited to:
1. Provide assistance in the coordination and development process related to "One Stop Shop Approach Customer Service. Front Office and Back office processes will be described introduced and implemented (including diagnosis, design, knowledge transfer and implementation, follow-up).
2. Registration and claims software design and implementation. In order to minimize human error the updating of the registration and claims software will insure legal compliance in the registration and claims process and provide SZV with a transparent compliance audit trail. This will empower employees to execute their tasks with confidence as part of the improved customer care.
3. Development Training Program. Training needs and goals will be identified. This will be followed by the identifying of employees and planning requirements. The implementation of the decided upon trainings will be the final phase of this subproject
4. Migration process assistance. Paperless environment. E's solutions will assist in creating a strategy for implementing a paperless work environment which will help SZV become more environmentally responsible while enjoying cost saving benefits, improving data security and increasing customer satisfaction.
2.6.5De engagement letter bevat verder het volgende beëindigingsbeding:
Contrary to the right to terminate at any time as mentioned in the Mantelovereenkomst, the services and/or activities referenced herein will be provided for a minimum period of 36 months commencing on March 1, 2016. Early termination on part of SZV for any reason will require a payment of a penalty equal to the total weekly minimum amount of remaining hours over the remainder of the agreement multiplied by the hourly rate of the lead consultant.
2.6.6Op 31 maart 2016 heeft ES aan SZV het "Project Management Plan Compliance Project SZV" (hierna: het projectplan) doen toekomen. Daarin is onder meer het volgende vermeld. Van de vier in de overeenkomst van 1 maart 2016 vermelde subprojecten zijn daarin de
deliverablesopgenomen (p. 3). Verder is daarin een planning opgenomen, waarbij de diverse stappen in de vier projecten zijn weergegeven. Bij de stappen in project (1) en een deel van de stappen in project (2) is per stap weergegeven wat de begin- en de einddatum zijn, wat de duur van dat onderdeel zal zijn, in hoeverre dat onderdeel is verwezenlijkt en aan wie de desbetreffende werkzaamheden zijn toegewezen. Bij de rest van de stappen in project (2) en die in de projecten (3) en (4) ontbreekt deze weergave en is in het opmerkingenveld weergegeven
"this is tentative until site visit". Op 8 april 2016 heeft ES aan de hand van het projectplan een presentatie gegeven aan SZV.
2.6.7Bij onder meer een e-mail van de directiesecretaris van de SZV van 19 april 2016 en een brief van de interim-directeur van SZV van 17 mei 2016 is de directeur van ES onder meer verzocht om een (nieuwe) planning en een overzicht van deliverables van het project aan te leveren. Bij laatstvermelde brief is tevens te kennen gegeven dat bij de presentatie van 8 april 2016 door SZV een aantal eisen zijn gesteld aan de door ES te verrichten werkzaamheden, onder meer dat de rol van ES zal worden afgebakend tot
"compliance vanuit een legislative perspective, geen automatisering". ES is daarbij verzocht om
"per ommegaande de nieuwe tijdsplanning en deliverables op te leveren"en
"met SZV rond de tafel te gaan zitten om de andere punten die de directeur tijdens de presentatie van 8 april jl. naar voren bracht af te wikkelen".
2.6.8Op voormelde verzoeken heeft de directeur van ES onder meer bij e-mail van 19 april 2016, memo van 6 mei 2016 en e-mailberichten van 11 en 24 mei 2016 gereageerd. Daarbij heeft hij onder meer te kennen gegeven dat een groot deel van de deliverables samenhangen met de technische ondersteuning die door een derde zal worden geboden. Daartoe is een begroting opgesteld, die goedkeuring van SZV behoeft. Steeds is ook om deze goedkeuring verzocht.
2.6.9Gedurende de periode van april tot en met juni 2016 heeft ES bij verschillende facturen SZV verschillende bedragen in rekening gebracht voor door haar verrichtte werkzaamheden. Deze facturen zijn deels door SZV voldaan.
2.6.10Op 5 juli 2016 heeft er een vergadering plaatsgevonden ten kantore van SZV waarbij partijen hebben geprobeerd de samenwerking vlot te trekken.
2.6.11Bij brief van 6 juli 2016 heeft de advocaat namens SZV aan de advocaat van ES geschreven, voor zover relevant:
Voor SZV is de situatie niet langer houdbaar. [naam directeur ES][de directeur van ES, opm. Hof]
blijft facturen zenden voor aanzienlijke bedragen zonder dat SZV enige controle heeft op de door [naam directeur ES] uitgevoerde werkzaamheden en gefactureerde kosten. (...) De voorgestelde vier (4) projecten van [naam directeur ES] in de huidige vorm zijn daardoor onuitvoerbaar en overbodig geworden.
Ingevolge dit schrijven, deelt SZV uw cliënt dan ook mede dat [naam directeur ES] SZV geen andere keuze laat dan de Mantelovereenkomst op te zeggen. Ter zake het getekende schrijven van [naam directeur ES] gedateerd op 26 februari 2016, zal SZV het Gerecht in Eerste Aanleg te Sint Maarten verzoeken deze - in zoverre vereist - te ontbinden zonder toekenning van enige vergoeding (...).