Uitspraak
Rechtbank Arnhem
Sector kanton
Locatie Wageningen
Zaaknrs. 578455 en 578461
De kantonrechter te Wageningen heeft de navolgende beschikking gegeven inzake het door [De Mentor], werkzaam ten kantore van [naam en adres bureau], in haar hoedanigheid van mentor over [[rechthebbende A]] en [rechthebbende B], ingediende verzoek tot goedkeuring van de begroting betreffende haar kosten als professioneel mentor voor het jaar 2009.
Het verzoek en de procedure
Bij brief van 28 oktober 2008 heeft verzoekster begrotingen voor het jaar 2009 ingediend betreffende haar kosten als professioneel mentor van een viertal rechthebbenden, onder wie de heer en mevrouw [rechthebbende A en B] (verder: het echtpaar), met het verzoek de goedgekeurde begroting voor 15 december 2008 te retourneren, opdat zij de aanvragen naar de gemeentelijke sociale diensten op tijd kon versturen.
Verzoekster heeft drie begrotingen ingediend: één begroting betreft het echtpaar.
In zijn brief van 17 november 2008 heeft de kantonrechter om nadere toelichting gevraagd.
In het geval van het echtpaar heeft verzoekster de volgende posten gedeclareerd:
20 bezoeken per jaar 20 uur uurtarief € 51,-
Reistijd 20 x 1,5 uur 30 uur uurtarief € 51,-
Overige, zoals telefoontjes, brieven
en mailtjes 30 uur uurtarief € 51,-
Km. vergoeding 20 x 96 km. = 1632 km
ad € 0,28 € 537,60
Als toelichting heeft zij geschreven:
Met de verhuizing op komst (van Utrecht naar Amersfoort) is het lastig om een begroting te maken. Daarom baseer ik mij nog op de begroting van 2008. De reistijd en km. vergoeding wordt dan minder en als ze gesetteld zijn en de zorg loopt, zal het hopelijk ook voor 2009 minder worden dan begroot. Voor 2008 zit ik nu nog ruimschoots onder het begrote bedrag.
In zijn brief van 17 november 2008 heeft de kantonrechter, voor zover van belang voor de onderhavige zaak, het volgende gevraagd:
(a) In de drie begrotingen zie ik dat u voor reisuren het volle mentortarief van € 51,- per uur begroot. Kunt u mij toelichten waarom u hetzelfde bedrag berekent als voor de uren dat u daadwerkelijk taken als mentor vervult?
(b) In de zaak [rechthebbende A en B] begroot u 20 bezoeken van een uur. U heeft daarbij aangegeven dat u nog van de begroting 2008 uitgaat en dat u momenteel ver onder de begroting van dat jaar zit. U verwacht dat u de begrote uren in 2009 niet zult volmaken (en) na de verhuizing die op komst is, onder de begroting zult blijven.
Het valt mij op dat u een fors aantal bezoekuren begroot, terwijl niet duidelijk is dat zoveel bezoeken aan het echtpaarnoodzakelijk zijn. In de zaak [rechthebbende C] heeft u een geringer aantal bezoekuren gespecificeerd toegelicht met de verwijzing naar het toenemend drankprobleem. Kunt u specifieker toelichten waarom zoveel bezoeken nodig zijn?
(c) Verder valt in deze zaak het begrote aantal overige uren op : 30. U heeft daarbij, in tegenstelling tot de beide andere zaken, geen toelichting gegeven. Veronderstellenderwijs ga ik ervan uit dat het ook gaat om werk achter schermen, zoals communicatie met instanties. Kunt u het grote aantal uren specificeren?
Verzoekster heeft in haar brief van 21 november 2008 – voor zover van belang - de volgende reactie gegeven.
(a) Mijn reistijd heeft vanaf het begin, dat ik als professioneel mentor werkzaam ben (januari 2005) hetzelfde uurtarief als de rest van mijn werkzaamheden. Per 1 januari 2009 ben ik vanwege oplopende kosten genoodzaakt mijn uurtarief te verhogen van 48 naar 51 euro. Wat nog steeds onder het uurloon ligt van BPBI. Tijdens mijn reistijd kan ik mijn tijd niet met andere mentortaken vervullen, terwijl ik wel voor de cliënt onderweg ben. Wel worden reiskosten en km. vergoedingen in ratio verdeeld bij bezoeken aan meerdere cliënten in de regio.
Zoals bij de heer [rechthebbende C] en het echtpaar [rechthebbende A en B] worden de bezoeken zoveel mogelijk aansluitend op dezelfde dag gepland, echter de begroting wordt daar niet op gebaseerd, daar ik niet weet of de situatie voor het gehele komende jaar te realiseren valt. In het geval van het echtpaar, omdat ze gaan verhuizen. Maar te denken valt ook aan bijvoorbeeld een overlijden van een andere cliënt in Utrecht of omgeving.
(b) Het echtpaar [rechthebbende A en B] zou ik willen omschrijven als een zeer kwetsbaar echtpaar, dat snel uit evenwicht raakt. Dit heb ik gezien in het verleden met bijvoorbeeld de relatie tussen de heer en zijn dochters, de operatie van mevrouw, de hartproblemen van de heer. Maar ook kleine zaken/veranderingen (kunnen) het echtpaar snel uit hun evenwicht brengen, vooral de heer begrijpt het vaak niet helemaal en raakt dan in paniek. Daar het moeilijk communiceren is met de heer over de telefoon kan het dus noodzakelijk zijn de heer tussendoor extra te bezoeken.
(c) Wat de overige uren betreft zijn dit inderdaad telefoontjes, post, mail met andere instanties zoals de bewindvoerder, [naam bewindvoerder], verzorgingstehuis, maar ook vaak telefoontjes met het echtpaar zelf. Bij paniek wordt ook door hun gebeld, soms ook op de gekste momenten. Het duurt vaak even, voordat ik weer rust heb bewerkstelligd. Het kan zo voorkomen dat ze een uur later weer bellen.
De irreële angsten van de heer kunne soms behoorlijk de overhand nemen.
Er komt een verhuizing aan, wat ook de nodige onrust en spanningen met zich mee zal geven. Mijn doel in het nieuwe verzorgingstehuis is dan ook om daar goed in te investeren om iedereen uit te leggen, wat er aan de hand is, wat het echtpaar nodig heeft en ook dat mijn rol in dat geheel bij de hulpverleners duidelijk te maken. Zodat het echtpaar de optimale zorg krijgt en ik goed op de hoogte wordt gehouden betreft de situatie.
Van de 22 mentoraten, die ik nu onder mijn hoede heb, zijn er 5 waar ik boven het forfaitair jaarbedrag uitkom, waarvan 1 onder rechtbank Amsterdam valt en de rest onder u.
Eerder had de kantonrechter bij brief van 10 januari 2008 aan de mentor, voor zover van belang, geschreven:
Hierbij treft u de voor goedkeuring gestempelde begrotingen in de drie zaken [rechthebbende D], [rechthebbende A en B]/ [rechthebbende A en B] en [rechthebbende C] aan.
Zoals u bemerkt, worstel ik met de door u aangedragen beloningsproblematiek. … Ik kan ermee leven dat u – om der wille van het aanvragen van subsidies – begrotingen door mij laat goedkeuren …. Zolang de rechthebbende geen financieel nadeel ondervindt van uw werkwijze, kan ik daarmee leven. Dat betekent dat in die gevallen dat hetzij de aanvraag niet wordt gehonoreerd, hetzij een eigen bijdrage ten laste van rechtshebbende wordt vastgesteld, de beloning, c.q. de eigen bijdrage niet hoger kan zijn dan het landelijk bepaalde tarief voor professionele mentoren.
De beoordeling
1. Zoals verzoekster in haar toelichting opmerkt, hanteert zij in normale gevallen het forfaitaire tarief, dat gelijk is aan het forfaitaire tarief dat het LOK (Landelijk Overleg Kantonsectorvoorzitters) heeft vastgesteld voor professionele bewindvoerders die niet zijn aangesloten bij de BPBI (Branchevereniging Professionele Bewindvoerders en Inkomensbeheerders). Dat tarief bedraagt voor 2009 € 787,50 inclusief BTW.
Naar de kantonrechter ambtshalve bekend is, houdt dit tarief rekening met 15 uur werkzaamheid per jaar en een bedrag van € 135,- voor ongespecificeerde kosten.
De kantonrechter zal dit forfaitaire beloningssysteem als referentiekader voor de beoordeling van de begroting hanteren.
2. Verzoekster begroot in totaal 80 uur, verdeeld over 20 bezoekuren aan rechthebbenden, 30 uur overige werkzaamheden en 20 reisuren. Zij heeft de begroting naar haar zeggen ruim opgezet.
3. De kantonrechter kan niet instemmen met het begrote aantal uren.
Een begroting moet realistisch zijn, hetgeen in het onderhavige geval onder meer inhoudt dat een op de te verwachten werkelijkheid gebaseerde schatting van de benodigde hoeveelheid werkuren wordt gemaakt.
Verzoekster heeft haar begroting opgesteld met verwijzing naar de kwetsbaarheid en labiliteit van rechthebbenden. Voor de directe taakuitoefening voert zij 20 bezoekuren op. Kennelijk is ook een niet aangeduid deel van de 30 “overige” uren bedoeld voor contact met instanties en afstemming met de staf van de nieuwe woonomgeving van het echtpaar.
4. De kantonrechter neemt als uitgangspunt voor de beoordeling de taak van een mentor die voortvloeit uit het kader dat de wet, in de eerste plaats artikel 1:450 BW Pro, geeft. De mentor staat personen bij die niet in staat zijn zelf hun niet-vermogensrechtelijke belangen behoorlijk waar te nemen.
Deze bewoording (niet-vermogensrechtelijke belangenwaarneming) geeft aan dat het niet gaat om een uitvoerende taak in de verzorgings-, verplegings-, behandelings- of begeleidingsbehoefte van de rechthebbende, maar om een superviserende, regievoerende en uiteindelijk besluitvormende taak.
Daarnaast heeft de mentor jegens de rechthebbende een raadgevende taak (artikel 1:453, vierde lid BW). De mentor heeft te waken over de rechthebbende.
Een en ander betekent dat de mentor verantwoordelijkheid draagt voor het opbouwen en instandhouden van een adequaat hulpverleningsnetwerk rond de rechthebbende en anderzijds met zekere regelmaat contact met hem dient te hebben. In het kader van grote kwetsbaarheid en labiliteit zal het accent van de dienstverlening van de mentor eerder dienen uit te gaan in de richting van toenemende activering van het netwerk, dan van toenemend contact met rechthebbende zelf. De mentor is immers geen eerstelijns hulpverlener.
5. Het voorgaande betekent dat de mentor niet de eerst aangewezene is om de acute hulp en begeleiding te bieden die een rechthebbende nodig heeft. Het is de taak van de mentor een opvang voor noodgevallen te creëren. Dat vergt tijd om zo’n voorziening op te zetten en vervolgens om met deze voorziening te communiceren over de zaken die zich voordoen en wat dat voor de regie van de mentor betekent.
Wel zal de mentor – indien uit de communicatie met deze voorziening blijkt dat de rechthebbende uit zijn normale doen is geraakt - meer dan de gebruikelijke tijd in het rechtstreekse contact met de rechthebbende moeten steken.
In dit verband stelt de kantonrechter voor dit geval het aantal bezoekuren in redelijkheid vast op 12 uur.
In verband met het feit dat de introductie van verzoekster bij de staf van de nieuwe woonomgeving en het opzetten van een voorziening als hier bedoeld in de aanvang veel tijd zal vergen, zal de kantonrechter voor 2009 het aantal “overige” uren vaststellen op de door verzoekster begrote 30 uur.
6. Nu de kantonrechter als referentiekader het forfaitair beloningssysteem hanteert, is het redelijk dat hij het bijpassende uurtarief toepast. Het door het LOK vastgestelde uurtarief voor professionele bewindvoerders (niet aangesloten bij de BPBI) voor 2009 bedraagt € 52,50 inclusief BTW.
7. In de goedgekeurde 42 uur is ook de reistijd begrepen.
De kantonrechter vergelijkt de mentor op dit punt met andere professionele dienstverleners. Het is bekend dat b.v. advocaten hun reistijd benutten om inhoudelijk werk te doen ten behoeve van de cliënt die zij gaan bezoeken, dan wel van andere cliënten, in de vorm van telefonisch overleg en bestudering of productie van stukken. De volle reistijd wordt vrijwel nooit aan één cliënt in rekening gebracht.
Verzoekster heeft toegelicht dat zij reizen voor verschillende cliënten probeert te combineren, zodat zij de kosten over die cliënten kan spreiden. Bij die werkwijze past niet dat in de begroting de reistijd voor alle begrote bezoeken voor 100% ten laste van de het echtpaar worden begroot.
In dit geval geldt bovendien dat er een scheve verhouding bestaat tussen de uren die worden besteed aan de uitoefening van het eigenlijke mentoraatswerk (12 uur direct en 30 uur indirect) en de reistijd (18 uur). Het is niet in het belang van de rechthebbende dat zijn mentor een dusdanig hoog percentage van het budget aan reisuren besteedt, die uitsluitend bij rechthebbende in rekening worden gebracht.
Omdat in het forfaitaire systeem reistijd niet apart wordt gespecificeerd (de te vergoeden uren zijn namelijk niet uitgesplitst naar doel), is deze begrepen in de mentoraatsvergoeding. Het uurtarief dekt mede de kosten van de niet productief te maken reistijd.
8. Het in de punten 4 – 7 overwogene brengt mee dat geen plaats is voor een aparte vergoeding voor kilometerkosten. De component kostenvergoeding die in het forfaitaire tarief is opgenomen, wordt geacht voldoende te zijn. Daarmee overweegt de kantonrechter dat het tegenwoordig alleszins gebruikelijk is om, zeker op de wat grotere afstand, als het enigszins mogelijk is, openbaar vervoer te gebruiken hetgeen tot lagere totale kosten (de optelsom van tijdsbesteding en reiskosten) kan leiden.
9. De kantonrechter merkt overigens op dat hij bij zijn oordeel mede de omstandigheid heeft betrokken dat verzoekster de begroting ruim heeft opgezet.
Een begroting moet niet ruim zijn , maar gebaseerd op een realistische – liefst toetsbare - inschatting van de benodigde uren.
Een ruime begroting is een vrijbrief om het begrote bedrag uit te geven en dat is niet de bedoeling van het systeem van vooraf begroten en achteraf declareren en – desgevraagd - verantwoording afleggen.
Het belang van de rechthebbende vergt dat het begrotingssysteem voor mentoren mede een prikkel inhoudt voor de mentor om zijn werk op de meeste efficiënte wijze uit te voeren.
Essentieel is ook dat de begroting voor een volgend tijdvak wordt afgezet tegen de declaratie over het afgelopen tijdvak, zodat duidelijk blijkt wat gelijk blijft en wat verandert. Het begrotingssysteem is immers maatwerk, in tegenstelling tot het forfaitaire systeem.
Hieraan doet niet af dat rechthebbende de mentoraatskosten geheel of gedeelte vergoed kan krijgen in de vorm van bijzondere bijstand. In tegendeel, het publieke belang dat publieke gelden op verantwoorde wijze worden besteed, loopt hier parallel met het privé belang van rechthebbende.
10. Het staat verzoekster vrij om, zodra zich een omstandigheid voordoet die aannemelijk maakt dat zij meer uren als mentor zal moeten besteden, een gemotiveerde aanvraag voor een aanvullend budget in te dienen. Daarin kan zij het geschatte aantal extra uren tegen het in punt 7 genoemde uurtarief begroten. Eventuele extra kosten kunnen daarbij gespecificeerd worden begroot.
11. In verband met het voorgaande acht de kantonrechter het van belang dat de mentor na afloop van het kalenderjaar aan hem verantwoording aflegt van de gedeclareerde kosten. De eerste maal zal de mentor worden gevraagd deze verantwoording over 2008 af te leggen voor 1 april 2009.
In de latere kalenderjaren zal de verantwoording telkens voor 1 april over het voorafgaand kalenderjaar worden verwacht.
Beschikking
De kantonrechter
stelt de beloning voor door verzoekster ten behoeve van de heer en mevrouw [rechthebbende A en B] in 2009 te verrichten mentoraatswerkzaamheden, inclusief niet nader te specificeren onkosten, vast op € 2.205,- inclusief BTW;
legt verantwoordingsplicht op, te vervullen op enig jaar voor 1 april, telkens over het voorafgaande kalenderjaar, voor de eerste maal voor 1 april 2009 over het jaar 2008;
wijst het verzoek voor het overige af.
Deze beschikking is gegeven door de kantonrechter mr. P.A. Huidekoper en in het openbaar uitgesproken op 10 december 2008.