Uitspraak
Rechtbank Rotterdam
Bestuursrecht
zaaknummer: ROT 22/2813
uitspraak van de enkelvoudige kamer van 26 april 2023 in de zaak tussen
[naam eiseres], te [plaatsnaam], eiseres,
gemachtigde: mr. B.F. Desloover,
en
de Raad van Bestuur van het Universitair Medisch Centrum Rotterdam, verweerder,
gemachtigde: mr. G.G.A.M. ter Wisga en [naam 1].
Procesverloop
Bij besluit van 22 september 2020 (het primaire besluit) heeft verweerder het verzoek van eiseres om afgifte van haar volledige medische arbo- en re-integratiedossier inclusief de bijbehorende stukken (deels) afgewezen.
Bij besluit van 18 mei 2022 (het bestreden besluit) heeft verweerder het bezwaar van eiseres ongegrond verklaard.
Eiseres heeft op 16 juni 2022 tegen het bestreden besluit beroep ingesteld.
Verweerder heeft op 17 maart 2023 een verweerschrift ingediend.
Het onderzoek ter zitting heeft plaatsgevonden op 28 maart 2023. Eiseres is verschenen, bijgestaan door haar gemachtigde. Ook is verschenen de echtgenoot [naam 2]. Verweerder heeft zich laten vertegenwoordigen door zijn gemachtigden.
Overwegingen
Inleiding
1. Eerder heeft eiseres meerdere verzoeken gedaan om de afgifte van haar volledige medische arbo- en re-integratiedossier over de periode van 1 januari 2010 tot en met 1 februari 2013. Zij doet deze verzoeken om te controleren in hoeverre haar vorige gemachtigde ten onrechte het ontslagbesluit niet heeft aangevochten en of deze gemachtigde om die reden schadeplichtig is. Volgens eiseres heeft verweerder haar onrecht aangedaan bij de aanloop naar en de uitvoering van de beëindiging van haar arbeidsrelatie.
Het bestreden besluit
2. Verweerder heeft bij het primaire besluit stukken aan eiseres verstrekt, te weten: werkplekonderzoeken, de Leidraad handelen bij vermoeden van beroepsziekten, een kopie van het volledige personeelsdossier en een uitdraai van het volledige digitale Arbodossier. Verweerder heeft bij het bestreden besluit het RI&E-rapport verstrekt. Daarmee komt verweerder, zo stelt hij, volledig tegemoet aan het inzageverzoek van eiseres, voor zover dit is gebaseerd op de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO). De gevraagde arbeidsdeskundigeverslagen, Sociaal Medische overlegverslagen, verslaglegging van de arbeidsjurist, andere verslaglegging in het Medisch Arbo dossier, Bevoegdhedenregeling/ matrix, het Bedrijfsgeneeskundig Dossier en het re-integratiedossier worden niet verstrekt omdat eiseres al over deze stukken beschikt of behoort te beschikken en/of deze stukken (door verjaring) niet (meer) voorhanden zijn. Het gevraagde Medische gedeelte van de Probleemanalyse, de verslaglegging van de arbeidspsycholoog en de facturen vallen buiten de reikwijdte van voorliggend inzageverzoek. Het verwijt van eiseres dat bepaalde stukken ondanks de stuitingsbrief van 18 april 2016 niet zijn bewaard, treft geen doel, aangezien het stuiten van een verjaringstermijn niet maakt dat daardoor een (verlengde) bewaarplicht ontstaat. Voor zover het verzoek van eiseres is gebaseerd op de Wet open overheid (Woo) wijst verweerder dit af omdat voor de toepassing van de Woo geen plaats is. De bijzondere openbaarmakingsregeling uit de WGBO (artikel 7:457 van Pro het Burgerlijk wetboek (BW)) is van toepassing en deze regeling gaat voor de algemene regeling uit de Woo, aldus verweerder. Het door eiser gemaakte bezwaar verklaart verweerder daarom ongegrond.
Wettelijk kader
3. De voor deze uitspraak relevante artikelen in de AVG, Woo en BW, zoals geldend ten tijde van belang, zijn opgenomen in de aan deze uitspraak gehechte bijlage, die onderdeel uitmaakt van deze uitspraak.
Woo-verzoek
4. De rechtbank stelt vast dat eiseres geen zelfstandige beroepsgronden heeft gericht tegen de afwijzing van het Woo-verzoek.
Beoordeling
5. Eiseres betoogt dat verweerder ten onrechte niet volledig aan haar verzoek heeft voldaan. Verweerder beschikt wel degelijk over de niet verstrekte stukken en is ook gehouden tot afgifte ervan. Daarbij verwijst eiseres naar een door haar gemaakte overzicht. Onvolkomenheden zijn te wijten aan verweerder. Die heeft of niet goed gezocht of stukken ten onrechte vernietigd.
6.1.
Het geschil spitst zich toe op de vraag of de mededeling van verweerder dat niet meer stukken onder hem berusten geloofwaardig is. In het kader van die beoordeling zal de rechtbank bij haar onderzoek alleen de onder 2 genoemde stukken betrekken. Daarbij gaat het meer specifiek om de door [naam 3] opgestelde arbeidsdeskundigeverslagen en het persoonlijke re-integratiedossier. In beroep heeft eiseres een overzichtslijst overgelegd waarin meer stukken staan vermeld. Die vallen buiten de reikwijdte van het verzoek van eiseres en zullen daarom verder buiten beschouwing worden gelaten. Voor zover eiseres met dit overzicht een nieuw verzoek beoogt, is het aan verweerder om dit verzoek in behandeling te nemen en hierover een besluit te nemen.
6.2.
Wie verzoekt om informatie moet aannemelijk te maken dat een bepaald document onder een bestuursorgaan berust in weerwil van de – naar het oordeel van de rechter niet ongeloofwaardige - stelling van dat bestuursorgaan dat na onderzoek is gebleken dat dat document niet of niet meer onder hem berust. Aldus vaste rechtspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (Afdeling, zie bijvoorbeeld de uitspraken van 3 maart 2021, ECLI:NL:RVS:2021:452, 15 april 2020, ECLI:NL:RVS:2020:1058 en 17 juni 2020, ECLI:NL:RVS:2020:1427).
6.3.
Volgens artikel 3 van Pro de Archiefwet 1995 is verweerder verplicht de onder hem berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Op grond van artikel 5 van Pro de Archiefwet 1995 is de Selectielijst Universiteiten en Universitair Medische Centra opgesteld. Blijkens pagina 6 van de Selectielijst (onder kopje ‘1.2 reikwijdte’) is die lijst ook van toepassing op verweerder. Op pagina 51 van de Selectielijst is vermeld dat de bewaartermijn voor bescheiden in het kader van personeelsaanstelling 10 jaar bedraagt en dat deze termijn begint te lopen na beëindiging van het dienstverband. Bij besluit van 7 mei 2012 is eiseres ontslagen. Dat betekent dat de bewaartermijn is gaan lopen vanaf 8 mei 2012 en is geëindigd op 8 mei 2022. Het primaire besluit van 22 september 2020 is genomen voordat de bewaartermijn was verlopen. Na de indiening van een verzoek om afgifte heeft verweerder niet langer de mogelijkheid om over te gaan tot vernietiging van stukken en bestanden waarop dat verzoek betrekking heeft. Vanaf dat moment moet het behoud van de stukken die onder de reikwijdte van het verzoek vallen volledig worden gewaarborgd (vergelijk de Afdelingsuitspraak van 1 april 2020, ECLI:NL:RVS:2020:944). Gelet daarop volgt de rechtbank niet het standpunt van verweerder in het bestreden besluit dat de arbeidsdeskundigeverslagen en het persoonlijke re-integratiedossier door verjaring niet langer beschikbaar zijn. Daarmee is de weigering om die informatie te verstrekken niet goed gemotiveerd. In zoverre slaagt de onder 5 weergegeven beroepsgrond.
6.4.
Dit leidt tot het oordeel dat het bestreden besluit ondeugdelijk is gemotiveerd voor zover dit ziet op gevraagde arbeidsdeskundigeverslagen en het persoonlijke re-integratie-dossier. De rechtbank zal het beroep gegrond verklaren en het bestreden besluit vernietigen wegens strijd met artikel 3:2 en Pro 7:12 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Gelet hierop laat de rechtbank onbesproken het betoog dat de bewaartermijn door de brieven van eiseres van 2016, 2017 en 2019 is gestuit. De rechtbank ziet evenwel aanleiding om de rechtsgevolgen op grond van artikel 8:72, derde lid, aanhef en onder a, van de Awb van het vernietigde besluit in stand te laten en overweegt daartoe als volgt.
6.5.
Van verweerder mag in dit geval worden verwacht dat hij al het redelijkerwijs mogelijke doet om de arbeidsdeskundigeverslagen en het persoonlijke re-integratiedossier alsnog te achterhalen. Ter zitting heeft de gemachtigde van verweerder verklaard dat zij nog wel onderzoek heeft verricht, maar dat de documenten niet meer zijn teruggevonden. Verweerder verklaart dit als volgt: Vanaf 2017 is bij verweerder gefaseerd een nieuw Orcale-systeem ingevoerd. Bij de omzetting van het oude naar het nieuwe systeem zijn abusievelijk stukken verloren gegaan. De medewerkers van verweerder hebben overigens sinds juni 2022 geen toegang meer tot het oude Orcale-systeem. De rechtbank acht in dit verband van belang dat eiseres in 2019, onder het oude systeem, het aanbod heeft gekregen om in de digitale systemen te kijken. Zij heeft daar toen geen gebruik van willen maken. Gegeven deze gang van zaken en de door verweerder verrichte inspanningen acht de rechtbank de mededeling van verweerder dat de gevraagde documenten niet onder hem berusten niet ongeloofwaardig. Met de toelichting ter zitting heeft verweerder het aan het bestreden besluit klevende gebrek hersteld.
6.5.
Eiseres is er niet in geslaagd om aannemelijk te maken, dat deze documenten nog bij verweerder berusten. De enkele overtuiging dat verweerder deze documenten wel moet hebben acht de rechtbank slechts een vermoeden, onvoldoende om aannemelijk te maken dat de documenten toch onder verweerder berusten.
6.6.
Gelet op het voorgaande oordeelt de rechtbank dat verweerder het verzoek van eiseres om afgifte van haar volledige medische arbo – en re-integratiedossier inclusief de bijbehorende stukken (deels) terecht gedeeltelijk niet heeft ingewilligd. In zoverre slaagt de onder 5 weergegeven beroepsgrond niet.
Redelijke termijn
7.1.
Ten aanzien van het verzoek om schadevergoeding op grond van artikel 8:88, eerste lid, van de Awb, vanwege overschrijding van de redelijke termijn (van 24 maanden) als bedoeld in artikel 6 van Pro het EVRM, overweegt de rechtbank het volgende.
7.2.
Onder verwijzing naar het arrest van de Hoge Raad van 19 februari 2016, ECLI:NL:HR:2016:252 overweegt de rechtbank dat eiseres haar beroep op overschrijding van de redelijke termijn tijdig, namelijk voor de sluiting van het onderzoek door de rechtbank, heeft ingediend, zodat de rechtbank daarover een oordeel zal geven.
7.3.
Volgens vaste jurisprudentie (zie bijvoorbeeld de Afdelingsuitspraak van 5 april 2023, ECLI:NL:RVS:2023:1331) geldt bij zaken met een voorafgaande bezwaarschriftprocedure als uitgangspunt dat de redelijke termijn is overschreden, behoudens bijzondere omstandigheden, als de rechtbank niet binnen twee jaar nadat de termijn is aangevangen uitspraak doet. Deze termijn vangt in beginsel aan op het moment dat verweerder het bezwaarschrift ontvangt. Voor de toerekening van de schadevergoeding geldt als uitgangspunt dat de bestuurlijke fase onredelijk lang heeft geduurd voor zover de duur van een jaar overschrijdt. Hetzelfde geldt voor de rechterlijke fase. Als uitgangspunt voor de schadevergoeding geldt een tarief van € 500,- per half jaar dat de redelijke termijn is overschreden, waarbij het totaal van de overschrijding naar boven wordt afgerond.
7.4.
Het bezwaarschrift van eiseres is ingediend bij verweerder op 27 oktober 2020. Verweerder heeft op 18 mei 2022 op het bezwaar van eiseres beslist. Eiseres heeft op 16 juni 2022 haar beroep ingesteld bij deze rechtbank. Uitgaande van een redelijke termijn van twee jaar, had de procedure uiterlijk op 27 oktober 2022 moeten zijn afgerond met een uitspraak in beroep. Deze uitspraak wordt echter gedaan op 26 april 2023. Daarmee wordt de termijn met een periode van bijna zes maanden overschreden. Die overschrijding moet geheel aan verweerder worden toegekend omdat hij niet binnen 1 jaar heeft beslist op het bezwaarschrift en de rechtbank wel binnen 1 jaar na het beroepschrift uitspraak doet. Aan eiseres wordt vanwege de overschrijding met bijna zes maanden een bedrag van € 500,- aan schadevergoeding toegekend, te betalen door verweerder.
Proceskosten en griffierecht
8. Omdat de rechtbank het beroep gegrond verklaart, bepaalt de rechtbank dat verweerder aan eiseres het door haar betaalde griffierecht van € 184,- vergoedt.
9. Omdat de rechtbank het beroep gegrond verklaart, veroordeelt zij verweerder ook in de door eiseres gemaakte proceskosten. Deze kosten stelt de rechtbank op grond van het Besluit proceskosten bestuursrecht voor de door een derde beroepsmatig verleende rechtsbijstand vast op € 1.674,- (1 punt voor het indienen van het beroepschrift en 1 punt voor het bijwonen van de zitting, met een waarde per punt van € 837,- en wegingsfactor 1).
Beslissing
De rechtbank:
- verklaart het beroep gegrond;
- vernietigt het bestreden besluit;
- bepaalt dat de rechtsgevolgen van het vernietigde bestreden besluit in stand blijven;
- draagt verweerder op het betaalde griffierecht van € 184,- aan eiseres te vergoeden;
- veroordeelt verweerder tot betaling van een schadevergoeding van € 500,- aan eiseres;
- veroordeelt verweerder in de proceskosten van eiseres tot een bedrag van € 1.674,-.
Deze uitspraak is gedaan door mr. G.C.W. van der Feltz, rechter, in aanwezigheid van mr. D.J. Bes, griffier. Deze uitspraak is in het openbaar gedaan op 26 april 2023.
De griffier is verhinderd
de uitspraak te ondertekenen
griffier rechter
Een afschrift van deze uitspraak is verzonden aan partijen op:
Rechtsmiddel
Tegen deze uitspraak kan binnen zes weken na de dag van verzending daarvan hoger beroep worden ingesteld bij de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State.
BIJLAGE
Algemene verordening gegevensbescherming
Op grond van artikel 6, eerste lid, is de verwerking alleen rechtmatig indien en voor zover aan ten minste een van de onderstaande voorwaarden is voldaan:
a. a) de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden;
b) de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;
c) de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust;
d) de verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijk persoon te beschermen;
e) de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is opgedragen;
f) de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegeven nopen, zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer de betrokkene een kind is.
Op grond van artikel 13, eerste lid, verstrekt de verwerkingsverantwoordelijke, wanneer persoonsgegeven betreffende een betrokkene bij die persoon worden verzameld, de betrokkene bij de verkrijging van de persoonsgegevens al de volgende informatie:
a. a) de identiteit en de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, in voorkomend geval, van de vertegenwoordiger van de verwerkingsverantwoordelijke;
b) in voorkomend geval, de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming;
c) de verwerkingsdoeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn bestemd, alsook de rechtsgrond voor de verwerking;
d) de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde, indien de verwerking op artikel 6, lid 1, punt f, is gebaseerd;
e) in voorkomend geval, de ontvangers of categorieën van ontvangers van de persoonsgegevens;
f) in voorkomend geval, dat de verwerkingsverantwoordelijke het voornemen heeft de persoonsgegevens door te geven aan een derde land of een internationale organisatie; of er al dan niet een adequaatheidsbesluit van de Commissie bestaat; of, in het geval van in artikel 46, artikel 47 of Pro artikel 49, lid 1, tweede alinea, bedoelde doorgiften, welke de passende of geschikte waarborgen zijn, hoe er een kopie van kan worden verkregen of waar ze kunnen worden geraadpleegd.
Op grond van artikel 15 heeft Pro de betrokkene het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van hem betreffende persoonsgegevens en, wanneer dat het geval is, om inzage te verkrijgen van die persoonsgegevens en, wanneer dat het geval is, om inzage te verkrijgen van die persoonsgegeven en van de volgende informatie:
a. a) de verwerkingsdoeleinden;
b) de betrokken categorieën van persoonsgegevens;
c) de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt, met name ontvangers in derde landen of internationale organisaties;
d) indien mogelijk, de periode gedurende welke de persoonsgegevens naar verwachting zullen worden opgeslagen, of indien dat niet mogelijk is, de criteria om die termijn te bepalen;
e) dat de betrokkene het recht heeft de verwerkingsverantwoordelijke te verzoeken dat persoonsgegeven worden gerectificeerd of gewist, of dat de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens wordt beperkt, alsmede het recht tegen die verwerking bezwaar te maken;
f) dat de betrokkene het recht heeft klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit;
g) wanneer de persoonsgegevens niet bij de betrokkene worden verzameld, alle beschikbare informatie over de bron van die gegevens;
h) het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van de in artikel 22, leden 1 en 4, bedoelde profilering, en, ten minste in die gevallen, nuttige informatie over de onderliggende logica, alsmede het belang en de verwachte gevolgen van die verwerking voor de betrokkene.
Wet open overheid
Op grond van artikel 4.1, eerste lid, kan eenieder een verzoek om publieke informatie richten tot een bestuursorgaan of een onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan werkzame instelling, dienst of bedrijf. In het laatste geval beslist het verantwoordelijke bestuursorgaan op het verzoek.
Op grond van artikel 8.8 zijn de artikelen 3.1, 3.3, 4.1, 5.1, eerste, tweede en vijfde lid, en 5.2 niet van toepassing op informatie waarvoor een bepaling geldt die is opgenomen in de bijlage bij deze wet.
Op grond van de Bijlage bij artikel 8.8 zijn de artikelen 3.1, 3.3, 4.1, 5.1, eerste, tweede en vijfde lid, en 5.2 van de Wet open overheid niet van toepassing voor zover de volgende bepalingen gelden: Burgerlijk wetboek: de artikelen 457 en 458 van Boek 7.
Burgerlijk wetboek
Op grond van artikel 7:457, eerste lid draagt, onverminderd het in artikel 448 lid Pro 4, tweede volzin, de hulpverlener zorg, dat aan anderen dan de patiënt geen inlichtingen over de patiënt dan wel inzage in of afschrift van de gegevens uit het dossier worden verstrekt dan wel met toestemming van de patiënt. Indien verstrekking plaatsvindt, geschiedt deze slechts voor zover daardoor de persoonlijke levenssfeer van een ander niet wordt geschaad. De verstrekking kan geschieden zonder inachtneming van de beperkingen, bedoeld in de voorgaande volzinnen, indien het bij of krachtens de wet bepaalde daartoe verplicht.