2.2Het gaat in deze zaak om het volgende.
( i) JBBS houdt zich onder meer bezig met de begeleiding van verandertrajecten binnen organisaties. KG en JBBS zijn met elkaar in onderhandeling getreden over door JBBS te begeleiden projecten binnen KG.
( ii) Op 22/24 februari 2010 hebben KG (als opdrachtgever) en JBBS (als opdrachtnemer) een schriftelijke overeenkomst van opdracht gesloten (hierna:
overeenkomst 1). De door JBBS te verrichten werkzaamheden zagen op een Management Development programma voor de binnen KG werkzame organisatorische managers.
( iii) Artikel 3.6 van overeenkomst 1 bepaalt:
“De algemene voorwaarden van opdrachtnemer zijn van toepassing. Opdrachtgever verklaart deze te hebben ontvangen en volledig te aanvaarden.”
In artikel 3 van de toepasselijk verklaarde algemene voorwaarden is onder meer de volgende bepaling opgenomen:
“3) Het totstandkomen, opzeggen en ontbinden van de overeenkomst
a)
(…)
b)
Indien de opdracht mondeling is verstrekt, dan wel indien de overeenkomst (nog) niet is getekend retour is ontvangen, wordt de opdracht geacht te zijn totstandgekomen onder toepasselijkheid van de algemene voorwaarden van JBBS op het moment dat JBBS op verzoek van opdrachtgever met de uitvoering is gestart.
c)
(…)
d)
De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij uit de inhoud, aard of strekking van de verleende opdracht voortvloeit dat deze voor een bepaalde tijd is aangegaan. Opdrachtgever en JBBS kunnen de overeenkomst te allen tijde (tussentijds) schriftelijk opzeggen, opdrachtgever is hierbij de volgende annuleringskosten verschuldigd:
1)
Binnen dertien weken voor aanvang werkzaamheden 50% van de overeengekomen vergoeding
2)
Binnen acht weken voor aanvang werkzaamheden de volledig overeengekomen vergoeding.”
( iv) Op 16/21 september 2010 hebben KG en JBBS (tevens handelend onder de naam VisieScope) een tweede schriftelijke overeenkomst van opdracht gesloten (hierna:
overeenkomst 2). De door JBBS uit te voeren werkzaamheden zagen op een Management Development programma voor de afdeling Onderzoek & Ontwikkeling van KG.
( v) Artikel 3.6 van overeenkomst 2 bepaalt:
“De bijgesloten algemene voorwaarden van opdrachtnemer zijn van toepassing. Opdrachtnemer verklaart deze te hebben gelezen en volledig te aanvaarden.”
In artikel 3 van de toepasselijk verklaarde algemene voorwaarden is onder meer de volgende bepaling opgenomen:
“3) Het totstandkomen, opzeggen en ontbinden van de overeenkomst
a)
(…)
b)
Indien de opdracht mondeling is verstrekt, dan wel indien de overeenkomst (nog) niet is getekend retour is ontvangen, wordt de opdracht geacht te zijn totstandgekomen onder toepasselijkheid van de algemene voorwaarden van JBBS op het moment dat JBBS op verzoek van opdrachtgever met de uitvoering is gestart.
c)
(…)
d)
De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij uit de inhoud, aard of strekking van de verleende opdracht voortvloeit dat deze voor een bepaalde tijd is aangegaan.
e)
Bij ontbinding van de overeenkomst met JBBS is opdrachtgever de volgende annuleringskosten verschuldigd:
1)
Binnen dertien weken voor aanvang programma 50% van de overeengekomen vergoeding
2)
Binnen acht weken voor aanvang programma de volledig overeengekomen vergoeding.”
( vi) In de eerste helft van 2012 hebben partijen gesproken over een nieuw project, het verandertraject “KG Loyaliteit”. Dit traject voorzag in een training voor een eerste groep Unitleiders van KG. Op 12 juni 2012 heeft JBBS een voorstel voor dit project aan KG gezonden met het verzoek de opdracht te bevestigen. Partijen hebben de overeenkomst vervolgens mondeling gesloten (hierna:
overeenkomst 3). KG heeft de opdracht op 14 juni 2012 per e-mail bevestigd.
( vii) Op 19 november 2012 hebben partijen via een e-mailwisseling wederom een overeenkomst gesloten voor een opleidingstraject. Dit opleidingstraject viel binnen het programma “Elke dag beter”. Het betrof een opleidingstraject voor een tweede en derde groep Unitleiders van KG (hierna:
overeenkomst 4). Voor deze overeenkomst is een vergoeding van € 129.600,- (exclusief btw) afgesproken.
( viii) Naast de vier hiervoor genoemde grote opdrachten heeft KG in de periode 2010 – januari 2013 nog vier kleinere opdrachten aan JBBS verstrekt. Deze overeenkomsten zijn telkens mondeling gesloten en soms per e-mail bevestigd.
( ix) Na het sluiten van overeenkomst 4 hebben partijen geregeld overleg gevoerd over de uitvoering van deze opdracht. Blijkens een e-mail van JBBS van 19 november 2012 zou het programma voor groep 2 in januari 2013 starten en voor groep 3 net voor de zomervakantie 2013. Op 21 december 2012 heeft KG echter laten weten dat het programma voor groep 2 niet in januari 2013 kon starten, maar pas eind februari 2013/begin maart 2013 kon beginnen. Daarna is het programma nogmaals opgeschoven.
( x) Bij e-mail van 9 april 2013 heeft KG aan JBBS het volgende bericht:
“Hierbij de planning voor groep 2 en 3.
Alle zalen zijn gereserveerd. Ik heb voor iedere module twee zalen laten reserveren. Er zullen in alle zalen een laptop, beamer en flipovers staan. Verder zal er koffie en thee bij binnenkomst en rond 15.00 uur klaar staan.
(…)”
Uit de bijgevoegde planning blijkt dat er op 18 april 2013 een informatiebijeenkomst voor groep 2 zou plaatsvinden en dat de training voor die groep op 15 mei 2013 daadwerkelijk van start zou gaan. Voor groep 3 zou op 20 november 2013 een informatieavond worden georganiseerd; de training zou op 13 januari 2014 van start gaan.
( xi) Bij e-mail van 18 april 2013 heeft de, toen net aangestelde, projectmanager van KG aan JBBS het volgende geschreven:
“Ik heb nog een eerste blik laten gaan over de offerte. Dat stemt mij niet vrolijk. Ik zie een aantal posten (…) die ik niet kan goedkeuren. Daarnaast moet ik ook melden dat je offerte in huis wordt beoordeeld door onze nieuwe inkoper (nog niet gebeurd) en dan via de Taskforce (RvB-inkoop).
(…)
Daarom wil ik je verzoeken opnieuw te kijken naar:
- Herontwerp en voorbereiding 5 dagen: (…)
- Project management 4 dagen:?(…)
(…)
Zoals de offerte er nu ligt hebben wij een probleem (…)”
( xii) Hierop heeft JBBS dezelfde dag geantwoord:
“Ik ben enigszins verrast door je mail, het lijkt een Babylonische spraakverwarring te worden; het is niet een offerte of voorstel maar een door [naam 1] op 19 november 2012 goedgekeurde opdracht die in nauwe samenspraak met jou(w) voorganger Programmamanager [naam 2] tot stand is gekomen.
Even op een rij hoe ik naar de situatie kijk:
Vanwege interne perikelen binnen het Kennemer Gasthuis (…) zijn 5 ingeplande trainingsdagen geannuleerd door de Programmamanager (…). VisieScope heeft een leegloop gelopen (die helaas niet meer kon worden ingevuld) van EUR 20.000,-. Dit heb ik destijds aangegeven. VisieScope heeft in 2012 andere opdrachten geweigerd om voorrang te geven aan het KG. Het is gebruikelijk in de branche dat op het aller laatste moment gecancelde trainingen in rekening worden gebracht. Voor het KG, gezien de lange termijn relatie en het zwaar weer bij het KG, hebben we besloten om dit bedrag voor onze rekening te nemen.
(…).”
( xiii) Bij e-mail van 26 april 2013 heeft KG het opleidingstraject van het programma “Elke dag beter” voor groep 2 en 3 geannuleerd. Daarbij schrijft KG onder meer:
“Het Kennemer Gasthuis is niet op de hoogte van het bestaan van eventuele annuleringsvoorwaarden. In dit kader heb je aangegeven dit intern (…) te laten uitzoeken, aangezien jij hiervan zelf onvoldoende op de hoogte bent.”
( xiv) Partijen hebben overleg gevoerd over door KG te betalen annuleringskosten. Bij e-mail van 20 september 2013 heeft KG geschreven dat van omzetderving bij JBBS geen sprake kan zijn gezien “de periode tussen annulering op datum 26 april 2013 (conform de annuleringsvoorwaarden) en de planning (die in april met de dag nog wijzigden)”. Niettemin verklaarde KG zich “coulancehalve” bereid JBBS een bedrag van € 10.000,- te betalen (te verminderen met een per abuis te veel betaald bedrag van € 6.549,-). Bij de berekening van dit bedrag verwees zij naar (de vergoedingspercentages genoemd in) artikel 3 onder e van de door JBBS gehanteerde algemene voorwaarden. JBBS heeft dit voorstel bij e-mail van 7 oktober 2013 van de hand gewezen omdat het volgens haar berustte op een onjuiste interpretatie van haar algemene voorwaarden.