Uitspraak
Rechtbank Rotterdam
Bestuursrecht
zaaknummers: ROT 20/2722 en ROT 20/5494
uitspraak van de enkelvoudige kamer van 1 februari 2021 in de zaken tussen
[eiser 1] en [eiser 2] , z.v.w.o.v.p., eisers,
gemachtigde: mr. P.A. Oudijn;
en
het Drechtstedenbestuur, verweerder,
gemachtigden: [naam gemachtigde 1] en [naam gemachtigde 2] .
Procesverloop
Bij besluit van 16 december 2019 (het primaire besluit 1) heeft verweerder het verzoek van eisers om openbaarmaking van informatie op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) afgewezen.
Bij besluit van 25 maart 2020 (het primaire besluit 2) heeft verweerder het verzoek van eisers om openbaarmaking van informatie op grond van de Wob afgewezen.
Bij besluit van 31 maart 2020 (het bestreden besluit 1) heeft verweerder het bezwaar van eisers tegen primair besluit 1 ongegrond verklaard.
Bij besluit van 7 september 2020 (het bestreden besluit 2) heeft verweerder het bezwaar van eisers tegen primair besluit 2 ongegrond verklaard.
Eisers hebben tegen bestreden besluit 1 beroep ingesteld (ROT 20/2722) en zij hebben tevens tegen bestreden besluit 2 beroep ingesteld (ROT 20/5494).
Verweerder heeft verweerschriften ingediend.
De rechtbank heeft aanleiding gezien om de zaken gevoegd te behandelen.
Het onderzoek ter zitting heeft plaatsgevonden op 7 januari 2021. Eiser is verschenen, bijgestaan door zijn gemachtigde. Verweerder heeft zich laten vertegenwoordigen door zijn gemachtigden.
Overwegingen
1.1.
Eisers hebben verweerder op 27 november 2019 verzocht om de Message Tracking Logs van alle emailservers ten aanzien van de volgende tijdstippen te verstrekken:
- 30 oktober 2014: van 14.00 uur tot 15.00 uur;
- 28 december 2014: van 23.00 uur tot 0.00 uur;
- 30 december 2014: van 09.00 uur tot 10.00 uur;
- 2 januari 2015: van 14.00 uur tot 15.00 uur;
- 31 augustus 2015: van 10.30 uur tot 12.00 uur;
- 12 juni 2016: van 12.00 uur tot 13.00 uur;
- 14 juni 2016: van 15.00 uur tot 16.00 uur.
Vervolgens heeft verweerder op 16 december 2019 het primaire besluit 1 genomen.
1.2.
Eisers hebben verweerder op 24 januari 2020 verzocht om de navolgende informatie te verstrekken.
- Vanuit de mailbox klantenservice@drechtsteden.nl :
de ingekomen e-mail van [naam persoon A] van 30 oktober 2014 om 14.18 uur en alle doorgestuurde e-mails van dit bericht vanuit de verzonden items;
de ingekomen e-mail van [naam persoon A] ( [naam e-mailadres] ) van
28 december 2014 om 23.30 uur en alle doorgestuurde e-mails van dit bericht vanuit de verzonden items;
de ingekomen e-mail van [naam persoon A] ( [naam e-mailadres] ) van
31 augustus 2015 om 10.51 uur en alle doorgestuurde e-mails van dit bericht vanuit de verzonden items;
de ingekomen e-mail van [naam persoon A] ( [naam e-mailadres] ) van 12 juni 2016 om 12.23 uur en alle doorgestuurde e-mails van dit bericht vanuit de verzonden items.
- Vanuit de mailbox van de heer [naam persoon B] :
de ingekomen (vanuit de klantenservice doorgestuurde) e-mail van [naam persoon A] van 31 oktober 2014 en alle communicatie die naar aanleiding van dit bericht per e-mail heeft plaatsgevonden;
de ingekomen (vanuit de klantenservice doorgestuurde) e-mail van [naam persoon A] van 30 december 2014 (rond 09.26 uur) en alle communicatie die naar aanleiding van dit bericht per e-mail heeft plaatsgevonden;
de ingekomen (vanuit de klantenservice doorgestuurde) e-mail van [naam persoon A] van 2 januari 2015 (rond 14.37 uur) en alle communicatie die naar aanleiding van dit bericht per e-mail heeft plaatsgevonden;
de ingekomen (vanuit de klantenservice doorgestuurde) e-mail van [naam persoon A] van 31 augustus 2015 (rond 11.36 uur) en alle communicatie die naar aanleiding van dit bericht per e-mail heeft plaatsgevonden.
- Vanuit de mailbox van de heer [naam persoon C] :
de ingekomen (en vanuit de klantenservice doorgestuurde) e-mail van [naam persoon A] van 14 juni 2016 (rond 15.29 uur) en alle communicatie die naar aanleiding van dit bericht per e-mail heeft plaatsgevonden.
- Vanuit de mailbox van de heer [naam persoon D] :
alle communicatie die over meneer en mevrouw [achternaam] heeft plaatsgevonden;
- Vanuit de mailbox van de heer [naam persoon E] :
alle communicatie die over meneer en mevrouw [achternaam] heeft plaatsgevonden.
- Vanuit het notitiesysteem, zoals dat gehanteerd wordt door de gemeente Dordrecht en Sociale Dienst Drechtsteden (SDD):
alle notities over de e-mails van [achternaam] in de periode 2014-2017, inclusief eventueel bijgevoegde bijlagen.
Vervolgens heeft verweerder op 25 maart 2020 het primaire besluit 2 genomen.
2.1.
Bij het bestreden besluit 1 heeft verweerder het bezwaar ongegrond verklaard en het primaire besluit 1 gehandhaafd. Daartoe heeft verweerder overwogen dat de gevraagde Message Tracking Logs niet beschikbaar zijn. Gelet hierop kan er geen informatie worden overgelegd die is neergelegd in een document als bedoeld in artikel 3, eerste lid, van de Wob. De bezwaren van eisers kunnen niet tot een andersluidend besluit leiden.
2.2.
Bij het bestreden besluit 2 heeft verweerder overwogen dat de gevraagde notities inmiddels zijn verstrekt en dat het bezwaar dus enkel nog op de e-mails ziet. Verweerder heeft het bezwaar hiertegen ongegrond verklaard en het primaire besluit 2 onder toevoeging van motivering gehandhaafd. Daartoe heeft verweerder overwogen dat de gevraagde e-mails niet meer beschikbaar zijn. De vraag of de e-mails wel bewaard hadden moeten worden en of er is gehandeld in strijd met de Archiefwet door de e-mails te verwijderen, is volgens verweerder geen vraag die in het kader van de Wob een rol speelt. Gelet op het voorgaande stelt verweerder zich op het standpunt dat hij voldoende heeft aangetoond dat de gevraagde e-mails niet meer onder hem berusten en dat door eisers niet aannemelijk is gemaakt dat dit wel het geval is.
3. Eisers betogen ten aanzien van de bestreden besluiten het volgende. Verweerder heeft onvoldoende inzicht gegeven in de wijze waarop is gezocht naar de gevraagde informatie. Verder is het aannemelijk dat de gevraagde informatie wel degelijk onder verweerder berust. Het is immers vreemd dat de belangrijke e-mails weg zijn, terwijl een aantal niet relevante e-mails bewaard is gebleven. Daarnaast zou de gevraagde informatie op grond van de Archiefwet en de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 (de Selectielijst) nog beschikbaar moeten zijn. Indien de informatie niet meer beschikbaar is, heeft verweerder deze in strijd met de Archiefwet en de Selectielijst verwijderd. In dat geval verzoeken eisers de rechtbank om te oordelen dat verweerder onrechtmatig heeft gehandeld, zodat in een eventuele nadere procedure een passende schadevergoeding kan worden vastgesteld. De enige mogelijkheid die eisers dan nog zien om de e-mails terug te halen is door de Exchange Administrator.
4. Op grond van artikel 3, eerste lid, van de Wob kan een ieder een verzoek om informatie, neergelegd in documenten over een bestuurlijke aangelegenheid, richten tot een bestuursorgaan of een onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan werkzame instelling, dienst of bedrijf.
5. Uit de uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (de Afdeling) van 16 november 2011 (ECLI:NL:RVS:2011:BU4568) volgt dat inzichtelijk moet worden gemaakt op welke wijze het bestuursorgaan naar de verzochte documenten heeft gezocht.
Daarnaast volgt uit vaste rechtspraak van de Afdeling (bijvoorbeeld de uitspraak van 11 juli 2018, ECLI:NL:RVS:2018:2308) dat wanneer een bestuursorgaan stelt dat na onderzoek is gebleken dat een bepaald document niet of niet meer onder hem berust en een dergelijke mededeling niet ongeloofwaardig voorkomt, het in beginsel aan degene is die om informatie verzoekt om aannemelijk te maken dat, in tegenstelling tot de uitkomsten van het onderzoek door het bestuursorgaan, het document in kwestie toch onder het bestuursorgaan berust.
Verder volgt uit vaste rechtspraak van de Afdeling (zie onder meer de uitspraak van 20 mei 2015, ECLI:NL:RVS:2015:1586) dat, voor zover openbaarmaking wordt verzocht van documenten die niet bij het bestuursorgaan berusten, maar wel bij het bestuursorgaan hadden behoren te berusten, van dit bestuursorgaan mag worden verwacht dat het al het redelijkerwijs mogelijke doet om deze documenten alsnog te achterhalen.
6. De rechtbank oordeelt als volgt.
6.1.
Verweerder heeft in bestreden besluit 1 uiteengezet dat de vraag of de door eisers gevraagde Message Tracking Logs beschikbaar zijn, is voorgelegd aan zijn afdeling ICT Infra en Technisch Beheer. Het hoofd van deze afdeling heeft daarop verklaard dat de mailomgeving (MS Exchange) geen archiefsysteem is en dat de mailwisselingen daarom niet worden gelogd. In zijn verweerschrift van 20 augustus 2020 heeft verweerder nader toegelicht dat hij naar aanleiding van het Wob-verzoek een onderzoek is gestart naar de aanwezigheid van de gevraagde Message Tracking Logs. Verweerder werkt volledig digitaal. Documenten en e-mails die relevant zijn voor de zaak worden opgeslagen in het systeem GWS-suite. Daarnaast wordt er nog gewerkt met het notitiesysteem Reporter. Zo lang een medewerker in dienst is beslist hij of zij zelf of e-mails dermate relevant zijn voor de zaak dat die moeten worden gearchiveerd in GWS-suite. Gebeurt dat niet, dan is het aan de individuele medewerker om periodiek zijn mailbox op te schonen en e-mails te verwijderen. Als een medewerker uit dienst gaat wordt zijn mailbox verwijderd. Deze kan dan middels een back-up worden teruggehaald tot maximaal één jaar na verwijdering. Ter zitting heeft verweerder desgevraagd bevestigd dat hij in voornoemde systemen heeft gezocht naar de gevraagde informatie.
6.2.
Verweerder heeft in het bestreden besluit 2 toegelicht dat naar aanleiding van het Wob-verzoek een onderzoek is gestart naar de aanwezigheid van de gevraagde e-mails. Hetgeen in het bestreden besluit 1 en in het verweerschrift van 20 augustus 2020 is vermeld over de zoekslag heeft verweerder eveneens aan bestreden besluit 2 ten grondslag gelegd. Daarnaast heeft verweerder in het bestreden besluit 2 uiteengezet dat de heer [naam persoon C] bij hem niet bekend is. Waarschijnlijk wordt mevrouw [naam persoon F] bedoeld en zij is in december 2018 uit dienst gegaan, dus haar mailbox kan niet meer worden geraadpleegd. Om te achterhalen of de gevraagde e-mails nog beschikbaar zijn, heeft verweerder verder gevraagd aan de heer [naam persoon E] , mevrouw [naam persoon B] , de heer [naam persoon G] ( klantenservice@drechtsteden.nl ) en de heer [naam persoon D] of de betreffende e-mails nog in hun mailbox stonden. Mevrouw [naam persoon B] heeft daarop diverse e-mails aangeleverd maar geen van deze e-mails had betrekking op het Wob-verzoek. De heren [naam persoon E] , [naam persoon G] en [naam persoon D] hebben per e-mail bevestigd dat de gevraagde e-mails niet meer beschikbaar zijn in hun mailboxen. Zowel verweerders verzoek als de reacties daarop van voornoemde medewerkers zijn door verweerder aan het dossier toegevoegd. De gevraagde e-mails staan dus niet in GWS-suite, in Reporter of in de mailboxen van de individuele medewerkers, aldus verweerder. In zijn verweerschrift van 15 december 2020 heeft verweerder ten slotte toegelicht dat de e-mails die in de box ‘verwijderde items’ van de Exchange Administrator staan (die is belast met de back-up en storage van e-mailgegevens) definitief worden verwijderd na zestig dagen. Die termijn is bedoeld om de mogelijkheid te hebben om
e-mails terug te halen als de verwijdering daarvan per vergissing heeft plaatsgevonden. Dit betekent voor de gevraagde e-mails dat het niet meer mogelijk is om deze terug te halen. Uit gericht onderzoek naar de betreffende e-mails bleek dat deze inderdaad niet meer opgespoord konden worden.
6.3.
In tegenstelling tot hetgeen eisers betogen, is de rechtbank gelet op het onder 6.1. en 6.2. overwogene van oordeel dat verweerder voldoende inzichtelijk heeft gemaakt op welke wijze hij heeft gezocht naar de gevraagde informatie. De door eisers in dit verband aangehaalde uitspraak van de rechtbank Midden-Nederland van 9 juni 2020 (ECLI:NL:RBMNE:2020:2118) ziet op een andere situatie, nu het in voornoemde zaak niet gaat om de vraag of verweerders zoekslag voldoende inzichtelijk was, maar om de vraag of door verweerder op een juiste wijze was gezocht.
6.4.
De rechtbank is verder van oordeel dat de stelling van verweerder dat de gevraagde informatie niet langer beschikbaar is, niet ongeloofwaardig voorkomt. Verweerder heeft immers voldoende toegelicht dat het ter beoordeling aan individuele medewerkers is of e-mails al dan niet relevant zijn voor de zaak en gearchiveerd dienen te worden. Indien de e-mails niet worden gearchiveerd worden deze (periodiek) verwijderd. Verweerder heeft in dit verband in zijn verweerschrift van 15 december 2020 nog opgemerkt dat de betreffende medewerker daarbij uiteraard gehouden is aan de geldende wet- en regelgeving op het gebied van archiveren. In de praktijk is er echter geen functionaris werkzaam bij verweerder die beoordeelt of berichten in individuele mailboxen wel of niet terecht zijn opgeslagen in het zaaksysteem. Wat er van deze werkwijze verder ook zij, vast staat dat verweerder volledig digitaal werkt en dat zoekslagen in het digitale archiefsysteem (GWS Suite), het digitale notitiesysteem (Reporter), het digitale back-up en storagesysteem voor e-mails (Exchange Administrator) en de mailboxen van individuele medewerkers niet de gevraagde informatie hebben opgeleverd. Gelet op de werkwijze van verweerder en de wijze waarop zijn digitale systeem is ingericht, zoals volgt uit hetgeen is overwogen onder 6.1. en 6.2., betekent dit dat de gevraagde informatie niet langer beschikbaar is. Dat de gevraagde informatie er volgens eisers nog zou moeten zijn op grond van de Archiefwet en de Selectielijst, en dat eisers het vreemd vinden dat belangrijke e-mails weg zijn terwijl een aantal niet relevante e-mails bewaard zijn gebleven, zoals zij stellen, is gelet op hetgeen hiervoor is overwogen onvoldoende om aannemelijk te achten dat de gevraagde informatie toch onder verweerder berust.
6.5.
Ongeacht of de gevraagde informatie nog bij verweerder had moeten berusten op grond van de Archiefwet en de Selectielijst, zoals eisers betogen, heeft verweerder naar het oordeel van de rechtbank reeds al het redelijkerwijs mogelijke gedaan om de gevraagde informatie alsnog te achterhalen. Voor zover door eisers in dat kader ter zitting nog is toegelicht dat verweerder ook bij henzelf had kunnen navragen of zij over de gevraagde informatie beschikken, overweegt de rechtbank dat verweerder daarmee niet had kunnen voldoen aan het Wob-verzoek. Het gaat eisers er immers om dat vast komt te staan dat verweerder de betreffende e-mails daadwerkelijk heeft ontvangen en welke route deze e-mails vervolgens binnen verweerders digitale systeem hebben afgelegd. Nu de gevraagde informatie aldus niet meer verstrekt kan worden en deze procedure daar geen verandering in kan brengen, kan in het midden blijven of door verweerder in strijd met de Archiefwet (en dus onrechtmatig) is gehandeld door het verwijderen van de gevraagde informatie (zie de uitspraak van de Afdeling van 3 juni 2020, ECLI:NL:RVS:2020:1342).
7. De beroepen zijn ongegrond.
8. Voor een proceskostenveroordeling bestaat geen aanleiding.
Beslissing
De rechtbank verklaart de beroepen ongegrond.
Deze uitspraak is gedaan door mr. E. IJspeerd, rechter, in aanwezigheid van A. Wisse, griffier. De uitspraak is in het openbaar gedaan op 1 februari 2021.
De griffier is buiten staat De rechter is verhinderd te tekenen
Een afschrift van deze uitspraak is verzonden aan partijen op:
Rechtsmiddel
Tegen deze uitspraak kan binnen zes weken na de dag van verzending daarvan hoger beroep worden ingesteld bij de Afdeling bestuursrechtspraak bij de Raad van State.