Uitspraak
201807916/1/A3.
Datum uitspraak: 22 mei 2019
AFDELING
BESTUURSRECHTSPRAAK
Uitspraak op het hoger beroep van:
[appellant], wonend te [woonplaats],
tegen de uitspraak van de rechtbank Noord-Holland van 20 augustus 2018 in zaak nr. 17/3644 in het geding tussen:
[appellant]
en
het college van bestuur van de Universiteit van Amsterdam.
Procesverloop
Bij besluit van 23 maart 2017 heeft het college het verzoek van [appellant] om openbaarmaking van stukken afgewezen.
Bij besluit van 3 juli 2017 heeft het college het door [appellant] daartegen gemaakte bezwaar ongegrond verklaard.
Bij uitspraak van 20 augustus 2018 heeft de rechtbank het door [appellant] daartegen ingestelde beroep gegrond verklaard, het besluit van 3 juli 2017 vernietigd voor zover het college heeft geweigerd het functieprofiel openbaar te maken, het primaire besluit herroepen voor zover het deze weigering betreft, het college opgedragen om het functieprofiel binnen zes weken na de verzending van deze uitspraak openbaar te maken door toezending van het voormelde document aan [appellant] en bepaald dat deze uitspraak in zoverre in de plaats treedt van het vernietigde bestreden besluit. Deze uitspraak is aangehecht.
Tegen deze uitspraak heeft [appellant] hoger beroep ingesteld.
Het college heeft een schriftelijke uiteenzetting gegeven.
[appellant] heeft de Afdeling geen toestemming verleend als bedoeld in artikel 8:29, vijfde lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb).
De Afdeling heeft de zaak ter zitting behandeld op 24 april 2019, waar [appellant], en het college, vertegenwoordigd door mr. J.M.C. Krol, zijn verschenen.
Overwegingen
Inleiding
1. Op 25 januari 2017 heeft [appellant] met een beroep op de Wet openbaarheid van bestuur (hierna: Wob) verzocht hem alle beschikbare informatie te verstrekken over het beroepsmatig functioneren en de eventuele uitdiensttreding van de persoon die tussen 1 en 30 september 2010 werkzaam was als secretaris van het College van Beroep voor de Examens van de Universiteit van Amsterdam. Gebleken is dat in die periode slechts één ambtenaar in die hoedanigheid werkzaam is geweest en het verzoek derhalve betrekking heeft op het personeelsdossier van die ambtenaar.
Besluitvorming
2. Het college heeft de weigering om het personeelsdossier openbaar te maken bij het besluit van 3 juli 2017 gehandhaafd. Daaraan heeft het ten grondslag gelegd dat het belang zoals bedoeld in artikel 10, tweede lid, aanhef en onder e, van de Wob zich tegen openbaarmaking verzet. Tevens heeft het college onder toepassing van artikel 7, eerste lid, aanhef en onder c en d, van de Wob aan [appellant] een opsomming verstrekt van de zich in het personeelsdossier bevindende documenten zonder een nadere duiding van de inhoud daarvan.
Aangevallen uitspraak
3. Naar het oordeel van de rechtbank heeft het college de openbaarmaking van de verzochte documenten kunnen en mogen weigeren met een beroep op het belang van de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer en heeft het deze weigering voldoende gemotiveerd. De rechtbank deelt voorts de opvatting van het college dat anonimisering onvoldoende waarborg biedt voor de in het personeelsdossier opgenomen persoonsgegevens. De rechtbank is van oordeel dat een motivering per document in het onderhavige geval tot herhalingen leidt die geen redelijk doel dienen. Het college heeft derhalve kunnen volstaan met de motivering die is gegeven in het primaire besluit. Het belang van de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van de betrokken ambtenaar weegt ten aanzien van het functieprofiel echter niet op tegen het belang van openbaarmaking, aangezien in dit document geen gegevens worden vermeld die zien op persoonlijk functioneren maar op de functieomschrijving in zijn algemeenheid. Ook zijn geen andere weigeringsgronden voorhanden die aan het openbaar maken van dit document in de weg staan. De rechtbank is dan ook van oordeel dat het college het functieprofiel ten onrechte niet openbaar heeft gemaakt. Gelet op de vernietigingsplicht van het college, komt het de rechtbank voorts niet ongeloofwaardig voor dat het niet over beoordelingsformulieren en gespreksverslagen beschikt. [appellant] heeft niet aannemelijk gemaakt dat die documenten er toch zijn zodat de rechtbank ervan uitgaat dat inzage is gegeven in het gehele personeelsdossier van de betrokken ambtenaar.
Hoger beroep
4. [appellant] betoogt dat de rechtbank ten onrechte heeft overwogen dat het college de weigering het personeelsdossier openbaar te maken voldoende heeft gemotiveerd. Hij voert hiertoe aan dat het college niet per document heeft gemotiveerd welke weigeringsgrond aan openbaarmaking in de weg staat. De rechtbank heeft te weinig oog gehad voor de omstandigheid dat een motivering per document de verzoeker in staat stelt te controleren of het bestuursorgaan per document een zorgvuldige beoordeling heeft gemaakt. Dat een dergelijke motivering in dit geval leidt tot onnodige herhaling volgt hij niet, nu die motivering voor het functieprofiel al niet bleek op te gaan, aldus [appellant].
4.1. Zoals de Afdeling eerder heeft overwogen (uitspraak van 28 april 2010, ECLI:NL:RVS:2010:BM2629) kan, hoewel in beginsel per document of onderdeel daarvan moet worden gemotiveerd dat aan de belangen die zich tegen openbaarmaking verzetten doorslaggevend gewicht toekomt, daarvan onder omstandigheden worden afgezien als dat zou leiden tot herhalingen die geen redelijk doel dienen. De rechtbank heeft terecht overwogen dat een motivering per document in het onderhavige geval tot herhalingen leidt die geen redelijk doel dienen. Hierbij is van belang dat het gaat om documenten uit een personeelsdossier met alle een rechtspositioneel karakter die namen, salarisgegevens en aanstellings- en uitdiensttredingsbesluiten bevatten. Deze gegevens raken de persoonlijke levenssfeer van de betrokken ambtenaar. Gelet op het gedeelde karakter van de documenten en de daarin opgenomen gegevens mocht het college afzien van een motivering per document nu dit zou leiden tot herhalingen die geen redelijk doel dienen. Dat het functieprofiel volgens de rechtbank niet mocht worden geweigerd op grond van artikel 10, tweede lid, aanhef en onder e, van de Wob betekent niet dat het college niet heeft mogen motiveren op de manier als het in het besluit van 3 juli 2017 heeft gedaan.
Het betoog faalt.
5. [appellant] betoogt voorts dat de rechtbank ten onrechte heeft overwogen dat niet aannemelijk is dat de beoordelingsformulieren en gespreksverslagen onder het college berusten. Hij voert hiertoe aan dat in het besluit van 3 juli 2017 wordt verwezen naar die stukken. Het enkele feit dat een bestuursorgaan vanaf een bepaald moment een vernietigingsplicht heeft, wil nog niet zeggen dat de desbetreffende documenten ook daadwerkelijk zijn vernietigd. De rechtbank heeft niet onderzocht wanneer die documenten zijn vernietigd en ten onrechte niet onderkend dat het college daarnaar onderzoek had moeten doen. Een bestuursorgaan mag immers geen documenten vernietigen nadat die documenten met een beroep op de Wob zijn opgevraagd. Of de documenten zijn vernietigd blijft echter onduidelijk, aldus [appellant].
5.1. Vernietiging van stukken na het verstrijken van een op grond van de Archiefwet vastgestelde termijn moet in beginsel rechtmatig worden geacht. Dit is anders indien voor het verstrijken van die termijn een verzoek om die informatie op grond van de Wob is gedaan. Alsdan staat het het bestuursorgaan, zoals de Afdeling eerder in haar uitspraak van 14 december 2005, ECLI:NL:RVS:2005:AU7942 heeft overwogen, niet meer vrij de gevraagde informatie te vernietigen. Indien een dergelijk verzoek wordt gedaan na het verstrijken van de bewaartermijn, ontslaat de mogelijkheid van het in zoverre reeds vernietigd zijn van de gevraagde informatie het bestuursorgaan niet van zijn uit de Wob voortvloeiende verplichting te bezien of deze informatie (nog) voorhanden is.
5.2. Ter zitting heeft het college toegelicht dat, hoewel voor dergelijke documenten op grond van nummer 60.508 van het Basisselectiedocument wetenschappelijk onderwijs na vijf jaar een vernietigingsplicht geldt, de beoordelingsformulieren en gespreksverslagen ten tijde van het verzoek van [appellant] nog onderdeel uitmaakten van het personeelsdossier van de desbetreffende ambtenaar. Ook ten tijde van het nemen van het besluit van 3 juli 2017 waren die documenten nog aanwezig. Ondanks het verzoek van [appellant] zijn de documenten volgens het college tussen juli en oktober 2017 alsnog door een medewerker van de afdeling Archief vernietigd.
5.3. Niet in geschil is dat het verzoek van [appellant] na het verstrijken van de bewaartermijn van vijf jaar voor beoordelingsformulieren en gespreksverslagen is ingediend. Het college heeft echter na binnenkomst van het verzoek geconstateerd dat die documenten desondanks feitelijk nog aanwezig waren in het personeelsdossier van de desbetreffende ambtenaar. Het college had er derhalve na ontvangst van het verzoek voor moeten zorgen dat die beoordelingsgesprekken en gespreksverslagen lopende de procedure over het Wob-verzoek veilig gesteld zouden worden en niet alsnog zouden worden vernietigd. Nu de documenten, zoals het college ter zitting van de Afdeling heeft toegelicht, na het besluit van 3 juli 2017 zijn vernietigd, hetgeen niet ongeloofwaardig voorkomt, kan door de bestuursrechter niet worden beoordeeld of de weigering van het college die documenten openbaar te maken gerechtvaardigd is. Gelet op de handelwijze van het college komt het niet beschikbaar zijn van de beoordelingsgesprekken en functioneringsverslagen voor zijn rekening en risico. Derhalve zal de Afdeling het ervoor houden dat ten aanzien van die documenten de in de artikelen 10 en 11 van de Wob genoemde weigeringsgronden zich niet voordeden. Het besluit van 3 juli 2017 komt in zoverre voor vernietiging in aanmerking. De rechtbank heeft dat ten onrechte niet onderkend.
Het betoog slaagt.
6. Het hoger beroep is gegrond. De aangevallen uitspraak dient te worden vernietigd, voor zover de rechtbank daarbij het besluit van het college van 3 juli 2017 in stand heeft gelaten voor zover dat ziet op de weigering de beoordelingsformulieren en gespreksverslagen openbaar te maken. Doende hetgeen de rechtbank zou behoren te zien zal de Afdeling dat besluit in zoverre vernietigen wegens strijd met artikel 3 van Pro de Wob gelezen in samenhang met artikel 7:12 van Pro de Awb. Nu de beoordelingsformulieren en gespreksverslagen thans niet meer beschikbaar zijn, ziet de Afdeling aanleiding om te bepalen dat het college in zoverre niet opnieuw op het bezwaar hoeft te beslissen. De uitspraak van de rechtbank dient te worden bevestigd voor het overige, voor zover aangevallen.
7. Van proceskosten die voor vergoeding in aanmerking komen, is niet gebleken.
Beslissing
De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State:
I. verklaart het hoger beroep gegrond;
II. vernietigt de uitspraak van de rechtbank Noord-Holland van 20 augustus 2018 in zaak nr. 17/3644, voor zover de rechtbank daarbij het besluit van het college van bestuur van de Universiteit van Amsterdam van 3 juli 2017 in stand heeft gelaten, voor zover dat ziet op de weigering de beoordelingsformulieren en gespreksverslagen openbaar te maken;
III. vernietigt het besluit van het college van bestuur van de Universiteit van Amsterdam van 3 juli 2017, kenmerk 2017-056224, voor zover daarin de weigering om de beoordelingsformulieren en gespreksverslagen openbaar te maken is gehandhaafd;
IV. bepaalt dat het college van bestuur van de Universiteit van Amsterdam wat betreft de beoordelingsformulieren en gespreksverslagen geen nieuw besluit op het bezwaar van [appellant] behoeft te nemen;
V. bevestigt de uitspraak van de rechtbank voor het overige, voor zover aangevallen;
VI. gelast dat het college van bestuur van de Universiteit van Amsterdam aan [appellant] het door hem betaalde griffierecht ten bedrage van € 253,00 (zegge: tweehonderddrieënvijftig euro) voor de behandeling van het hoger beroep vergoedt.
Aldus vastgesteld door mr. E. Helder, lid van de enkelvoudige kamer, in tegenwoordigheid van mr. A.J. Veenboer, griffier.
w.g. Helder w.g. Veenboer
lid van de enkelvoudige kamer griffier
Uitgesproken in het openbaar op 22 mei 2019
730.