ECLI:NL:RBMNE:2021:1354

Uitspraak

beschikking

RECHTBANK MIDDEN-NEDERLAND

Civiel recht

handelskamer

locatie Utrecht

zaaknummer / rekestnummer: C/16/502323 / HA RK 20-122

Beschikking van 24 maart 2021

in de zaak van

[verzoeker],

wonende in [woonplaats] ,

verzoeker, hierna: [verzoeker] ,

advocaat mr. P. Le Heux,

tegen

de stichting

STICHTING NEDERLANDSE WETENSCHAPPELIJK ONDERZOEK INSTITUTEN,

gevestigd in Utrecht,

verweerster, hierna: NWO-I,

advocaten mr. G-J. Zwenne en mr. L. Groeneveld.

1.De procedure

1.1.

[verzoeker] heeft op 13 mei 2020 een verzoekschrift bij de rechtbank ingediend. Het verzoekschrift is gebaseerd op artikel 35 lid 2 van Pro de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (hierna: UAVG). NWO-I heeft op 11 september 2020 een verweerschrift ingediend. [verzoeker] heeft vervolgens nog een reactie op het verweerschrift ingediend. NWO-I heeft daarop ook schriftelijk gereageerd.

1.2.

De rechtbank heeft een mondelinge behandeling bepaald. Die vond plaats op 3 februari 2021 via Skype. Mr. Le Heux is voor [verzoeker] verschenen. NWO-I is vertegenwoordigd door haar advocaten mr. G-J. Zwenne en mr. L. Groenveld en twee van haar medewerkers: de heer [A] en mevrouw [B] .

1.3.

De rechtbank heeft besloten dat de uitspraak vandaag is.

2.Waar gaat deze zaak over?

2.1.

[verzoeker] heeft aanleiding om te veronderstellen dat NWO-I zijn persoonsgegevens verwerkt en deelt met derden, waaronder zijn voormalige werkgever, [voormalige werkgever van verzoeker] .

2.2.

Op 8 maart 2020 heeft [verzoeker] een verzoek op grond van artikel 15 van Pro de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna: AVG) bij NWO-I ingediend. NWO-I heeft op 31 maart 2020 op dat verzoek beslist. Zij heeft in die beslissing kenbaar gemaakt dat zij niet beschikt over persoonsgegevens van [verzoeker] en die ook niet verwerkt. [verzoeker] komt in deze procedure op grond van artikel 35 Uitvoeringswet Pro AVG (hierna: UAVG) op tegen die beslissing.

2.3.

[verzoeker] wil van NWO-I een volledig overzicht van de door haar verwerkte persoonsgegevens, een omschrijving van het doel of de doeleinden van de verwerking, de categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft en de ontvangers of categorieën van ontvangers en de beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens. [verzoeker] wil ook dat NWO-I de afschriften van de onderliggende documenten verstrekt en schriftelijk mededeelt of en aan wie zij de betreffende persoonsgegevens heeft gedeeld. [verzoeker] verzoekt een en ander te bevelen, onder oplegging van een dwangsom. In zijn nadere verweer heeft [verzoeker] aanvullend, en zoals uit de toelichting ter zitting blijkt subsidiair, verzocht te bepalen dat NWO-I specifiek ook de door haar aan de [voormalige werkgever van verzoeker] gezonden persoonsgegevens dient te verstrekken.

2.4.

NWO-I heeft verweer gevoerd tegen het verzoek van [verzoeker] . De rechtbank gaat hierna, waar nodig, in op het verweer van NWO-I.

3.De beoordeling

Omvang recht van inzage volgens artikel 15 AVG Pro

3.1.

Het doel van artikel 15 AVG Pro is om een betrokkene in staat te stellen kennis te nemen van de persoonsgegevens die over hem zijn verzameld en te controleren of die gegevens juist zijn en rechtmatig zijn vastgelegd. In artikel 15 AVG Pro is bepaald:

‘1. De betrokkene heeft het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van hem betreffende persoonsgegevens en, wanneer dat het geval is, om inzage te verkrijgen van die persoonsgegevens en van de volgende informatie:

a)
de verwerkingsdoeleinden;

b)
de betrokken categorieën van persoonsgegevens;

c)
de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt, met name ontvangers in derde landen of internationale organisaties;

[...]

g)
wanneer de persoonsgegevens niet bij de betrokkene worden verzameld, alle beschikbare informatie over de bron van die gegevens;

[...]

3. De verwerkingsverantwoordelijke verstrekt de betrokkene een kopie van de persoonsgegevens die worden verwerkt. Indien de betrokkene om bijkomende kopieën verzoekt, kan de verwerkingsverantwoordelijke op basis van de administratieve kosten een redelijke vergoeding aanrekenen.[...]’

3.2.

Het inzagerecht volgens artikel 15 AVG Pro is beperkt tot persoonsgegevens. De uitleg van het begrip ‘persoonsgegevens’ is dus bepalend voor de reikwijdte van het inzagerecht. Het Hof van Justitie van de Europese Unie heeft overwogen dat het begrip persoonsgegevens zich potentieel uitstrekt tot elk soort informatie, zowel objectieve als subjectieve informatie die de betrokkene betreft. Van dat laatste is sprake als de informatie vanwege haar inhoud, doel of gevolg gelieerd is aan een natuurlijk persoon.^[1]Dit betekent dat als de gegevens medebepalend zijn voor de wijze waarop de betrokken persoon in het maatschappelijk verkeer wordt beoordeeld of behandeld, die gegevens als persoonsgegevens worden aangemerkt. Niet alleen gegevens op basis waarvan een natuurlijk persoon geïdentificeerd kan worden, maar ook feitelijke of waarderende gegevens over eigenschappen, opvattingen of gedragingen van een persoon zijn dus persoonsgegevens. Voor zover dergelijke gegevens geautomatiseerd worden verwerkt of voorkomen in bestanden is het inzagerecht daarop van toepassing.^[2]

Is het verzoek van [verzoeker] voldoende gespecificeerd?

3.3.

De rechtbank is van oordeel dat het recht op inzage van persoonsgegevens als bedoeld in artikel 15 AVG Pro in beginsel niet betekent dat de betrokkene zonder meer een algemeen recht heeft op inzage in of kopieën van de stukken of bestanden als daarin zijn persoonsgegevens voorkomen. De betrokkene dient in de eerste plaats zijn verzoek voldoende te specificeren, met name als de verwerkingsverantwoordelijke een grote hoeveelheid persoonsgegevens verwerkt.^[3]

3.4.

[verzoeker] heeft op 3 maart 2020 aan NWO-I verzocht om een overzicht te verstrekken van alle persoonsgegevens die NWO-I van hem heeft verwerkt. Volgens NWO-I is het verzoek van [verzoeker] te ruim geformuleerd en zou het om die reden moeten worden afgewezen. NWO-I heeft wel haar personeelsbestanden gecontroleerd op persoonsgegevens van [verzoeker] . De personeelsbestanden van NWO-I bevatten geen persoonsgegevens van [verzoeker] .

3.5.

De rechtbank overweegt als volgt. Het verzoek van [verzoeker] is ruim geformuleerd en aanvankelijk niet gespecificeerd. [verzoeker] heeft echter toegelicht dat zijn zoekvraag met name ziet op e-mails van NWO-I aan derden. NWO-I heeft weliswaar gesteld dat zij geen gegevens van [verzoeker] heeft verwerkt in de personeelsbestanden, maar [verzoeker] heeft aanleiding om te veronderstellen dat NWO-I zijn persoonsgegevens heeft verwerkt in e-mails aan derden.

3.6.

Uit rechtspraak^[4]volgt dat degene die stelt dat er méér persoonsgegevens moeten zijn, nadat de verwerkingsverantwoordelijke onderzoek naar die persoonsgegevens heeft gedaan en niet ongeloofwaardig heeft medegedeeld dat er niet meer persoonsgegevens zijn, aannemelijk moet maken dat er wel meer persoonsgegevens zijn. [verzoeker] heeft dat in deze procedure voldoende aannemelijk gemaakt, omdat hij een e-mailwisseling uit maart 2016 tussen medewerkers van CWI (onderdeel van NWO-I) heeft overgelegd waarin [verzoeker] wordt genoemd en zijn persoon in verband wordt gebracht met het al dan niet kunnen slagen van een deelname aan een project van de [voormalige werkgever van verzoeker] .

3.7.

Vanwege de toelichting van [verzoeker] , waaronder het subsidiaire verzoek, zal de rechtbank er daarom van uitgaan dat zijn verzoek is gericht op de e-mails vanuit NWO-I aan derden over het project van/samenwerking met de [voormalige werkgever van verzoeker] . [verzoeker] heeft belang bij dat verzoek, omdat hij moet kunnen nagaan of NWO-I zijn persoonsgegevens in het kader van de hiervoor genoemde correspondentie rechtmatig en juist heeft verwerkt. [verzoeker] heeft aanleiding om te veronderstellen dat dat niet het geval is. [verzoeker] wenst de persoonsgegevens te verwijderen of te corrigeren, als blijkt dat die niet rechtmatig dan wel niet juist zijn verwerkt. Voor zover het verzoek van [verzoeker] verder strekt dan de genoemde e-mailcorrespondentie, is de rechtbank van oordeel dat het niet kan worden toegewezen omdat het onvoldoende gespecificeerd is.

Moet NWO-I een overzicht verstrekken?

3.8.

In welke materiële vorm de gegevens vervolgens moeten worden verstrekt, is afhankelijk van de concrete omstandigheden. Er moet namelijk ook steeds worden bekeken of het mogelijk is om aan het inzageverzoek te voldoen met een andere vorm van verstrekking.^[5]Er bestaat dus geen absoluut recht op inzage in alle stukken. Maar er bestaat in ieder geval een recht op een volledig verwerkingsoverzicht (in begrijpelijke vorm) van alle persoonsgegevens. Dat wil zeggen in een vorm die de betrokkene in staat stelt kennis te nemen van zijn gegevens en te controleren of zij juist zijn en zijn verwerkt in overeenstemming met de AVG.

3.9.

NWO-I heeft [verzoeker] medegedeeld dat zij geen persoonsgegevens verwerkt van [verzoeker] en ook niet beschikt over zijn persoonsgegevens. De rechtbank begrijpt NWO-I zo, dat zij die reactie heeft gebaseerd op het resultaat van haar zoekactie die zich heeft beperkt tot haar personeelsbestanden. De rechtbank heeft hiervoor overwogen dat zij ervan uitgaat dat het verzoek van [verzoeker] zich in ieder geval richt op de e-mails vanuit NWO-I aan derden, over het project van/samenwerking met de [voormalige werkgever van verzoeker] , althans dat [verzoeker] tot zover in zijn verzoek tot inzage in de verwerking van zijn persoonsgegevens kan worden ontvangen.

3.10.

[verzoeker] heeft recht op een volledig verwerkingsoverzicht (in begrijpelijke vorm) van alle persoonsgegevens die NWO-I in dat kader heeft verwerkt. De rechtbank merkt daarbij op dat persoonsgegevens niet alleen NAW-gegevens zijn, maar ook feitelijke en waarderende eigenschappen of gedragingen van een persoon kunnen zijn. Ook e-mails waarin dergelijke persoonsgegevens van [verzoeker] zijn verwerkt, moeten dus worden genoemd in het overzicht.

Moet NWO-I onderliggende stukken verstrekken?

3.11.

Als documenten niet alleen NAW-gegevens bevatten, maar ook feitelijke en waarderende gegevens over eigenschappen of gedragingen van een persoon lenen die gegevens zich niet altijd goed voor opname in een verwerkingsoverzicht. Volgens de Hoge Raad kan de betrokkene dan ook recht hebben op een (eventueel deels zwartgemaakte) kopie van de documenten waarin die gegevens zijn opgenomen, omdat dat de meest effectieve wijze is waarop voldaan kan worden aan de verplichting zo volledig en duidelijk mogelijk informatie te verschaffen aan de hand waarvan de rechtmatigheid en juistheid van de gegevens kan worden gecontroleerd.^[6]

3.12.

De rechtbank merkt op dat het inzagerecht zich niet uitstrekt tot (delen van) interne notities die de persoonlijke gedachten van medewerkers van de verwerkingsverantwoordelijke bevatten en die uitsluitend bedoeld zijn voor intern overleg en beraad.^[7]Ook juridische analyses naar aanleiding van persoonsgegevens kunnen als zodanig niet worden gekwalificeerd als persoonsgegevens.^[8]Daarom is NWO-I niet gehouden om dat soort interne correspondentie met [verzoeker] te delen.

3.13.

NWO-I zal wel de e-mails moeten verstrekken die haar medewerkers aan derden hebben verstuurd. [verzoeker] heeft namelijk voldoende aannemelijk gemaakt dat er e-mails zijn verstuurd waarin feitelijke en waarderende gegevens over zijn eigenschappen of gedragingen zijn verwerkt. Als deze gegevens met derden buiten de organisatie zijn gedeeld, is er geen sprake meer van interne communicatie of een analyse die slechts is bedoeld om intern te delen. [verzoeker] moet kunnen nagaan welke persoonsgegevens NWO-I met derden heeft gedeeld en of die gegevens juist zijn.

3.14.

Om de privacybelangen van de medewerkers van NWO-I en de eventuele geadresseerden te waarborgen, kan NWO-I volstaan met een kopie van de e-mailberichten waarin de namen van de verzenders en ontvangers onleesbaar zijn gemaakt. De namen van de verzendende en ontvangende organisaties moeten wel leesbaar blijven.

Dwangsom

3.15.

Voor zover moet worden begrepen dat [verzoeker] ook bij zijn subsidiaire verzoek heeft bedoeld om oplegging van een dwangsom te verzoeken, zal dit worden afgewezen. De rechtbank ziet geen aanleiding om te veronderstellen dat NWO-I, nu voldoende specifiek is bepaald wat zij aan [verzoeker] dient te verstrekken, niet aan de veroordeling zal voldoen.

Conclusie

3.16.

NWO-I moet aan [verzoeker] een verwerkingsoverzicht verstrekken waarin

– kort gezegd – staat genoemd welke persoonsgegevens van [verzoeker] NWO-I heeft verwerkt, aan welke derden die persoonsgegevens zijn verstrekt en wanneer. Het overzicht moet worden beperkt tot de verwerking van de persoonsgegevens van [verzoeker] in e-mails vanuit NWO-I aan derden over het project van/samenwerking met de [voormalige werkgever van verzoeker] . NWO-I moet ook de onderliggende stukken bij het verwerkingsoverzicht aan [verzoeker] verstrekken, voor zover de e-mails zijn gericht aan derden buiten de organisatie van NWO-I. Het verzoek van [verzoeker] wordt voor het overige afgewezen omdat het onvoldoende gespecificeerd is en omdat het inzagerecht van de onderliggende stukken beperkt is.

3.17.

NWO-I heeft grotendeels ongelijk gekregen, daarom moet zij de proceskosten van [verzoeker] betalen. Die zijn totaal € 1.435,-- en bestaan uit: € 309,-- griffierecht en € 1.126,-- (2 punten x tarief II) salaris gemachtigde. Daarbij wordt ook van belang geacht dat, zoals blijkt uit het verweerschrift van NWO-I, de advocaat van [verzoeker] haar middels telefonisch overleg reeds had geïnformeerd over de specifieke gegevens waar hij op doelde.

4.De beslissing

De rechtbank

4.1.

veroordeelt NWO-I tot het verstrekken van een volledig verwerkingsoverzicht van alle persoonsgegevens van [verzoeker] die NWO-I heeft verwerkt in e-mails vanuit NWO-I aan derden over het project van/samenwerking met de [voormalige werkgever van verzoeker] ;

4.2.

veroordeelt NWO-I tot het verstrekken van de onderliggende stukken horend bij het onder 4.1 genoemde verwerkingsoverzicht en staat daarbij toe dat de namen van de medewerkers van de betrokken organisaties onleesbaar zijn gemaakt;

4.3.

veroordeelt NWO-I in de kosten van deze procedure, aan de zijde van [verzoeker] begroot op € 1.435,-- waarvan € 1.126,-- aan salaris gemachtigde;

4.4.

verklaart deze beslissing uitvoerbaar bij voorraad;

4.5.

wijst het meer of anders verzochte af.

Deze beschikking is gegeven door mr. F.H. Charbon en in het openbaar uitgesproken op 24 maart 2021.^[9]

Verzoek op grond van artikel 15 AVG tot inzage en verstrekking van persoonsgegevens door NWO-I